1.Документы, не имеющие связь с внешним миром.
Данную категорию документов специалисты-доку-ментоводы обычно называют внутригосударственными (внутриведомственными) документами. Данная категория документов служат организации работы внутри коллек-тива, сношениям между ведомствами и министерствами в рамках государства. Часть из этих документов создают почву для внешних связей. Сюда относятся документы подписанные Президентом Республики о назначении конкретного лица Чрезвычайным и Полномочным Послом, или же указы о присуждении дипломатических рангов (Чрезвычайный и Полномочный Посол, Чрезвычайный и Полномочный Посланник )1, об учреждении посольства и т.д., ряд документов МИД, направленные на выполнение задач, вытекающих из Закона Азербайджанской Республики «О дипломатической службе» (ротация сотрудников, установление заработной платы и др).
Естественно, и эти документы требуют соответ-ствующую класссификацию. Это мохно производить в нижеследующей форме:
- Организационные
- Указы, распоряжения
- Информационные
- Административные
- Кадровые
- Финансовые
2.Международные документы.
Заявления, договора, конвенции и соглашения и др.в дипломатической практике называют международ-ными. Или же их принято называть международными договорами, независимо от того каким вопросом между государствами они посвяшаются. В основном международные документы бывают двусторонними или же многосторонними.
3.Дипломатические документы.
Документы данной группы также разделяются на:
1.Внуриведомственные-(отчеты посольства, доку-
менты внутренного порядка)
2.Дипломатические- (ноты, меморандумы,памятные
записки)
3.Международно-правовые акты .
Кроме того, документы могут быть классифицированы по ряду другим показателяи.:
4.По источнику информации
-Первичные(подлинные)
-Вторичные (копии)
-Смешанные
.
5.По статусу документа.
-Официальные
-Полуофициальные
-Неофициальные
В дипломатической сфере деятельности неофици-альных документов нет. Вообще, к слову документ такой ярлык вовсе не подходит. Когда речь идет о неофициальностей, то подразумевается документооборот между подразделениями одной той же организации, между центром и периферией. В этом плане отчеты(годовые, кварталные), различного рода сообщения посольств в адрес МИД считать надо нефициальными.
6.По способу отражения информации
Письменные
Иконографические
Фонетические
7.По способу движения документов между
субьектами
Входящие
Исходящие
8. По этапам составления документа
Подлинник- единственный экземпляр официального
документа
Копия-(В дипломатической практике к документам в подлиннике прилагаются переведенная на язык дипломатических сношений копия документа. Международные договора подписываются по прин-ципу альтерната в подлиннике. Экземпляр для каждой стороны содержит текст на языке государства .В рамках международных и региональных организаций подлинник документа сдается на хранение в депозитарий с последующей рассылкой в государства-члены. В обычных условиях широко практикуются ксерокопии документов.) Во-многих случаях дипломатические представительства вручают МИД государства пребывания текст (телеграммы главы государства по случаю национального праздника, а через некоторое время и оригинал ) Верительная грамота о назначении послом выдается также в двух экземплярах:
-Подлинник- для вручения только главе
государства,
-Копия- для вручения в МИД государства пребывания
Что касается утери, выхода из сторя документа по различным причинам(нап: пожар, наводнение) выдается дубликат. В дипломатической переписке свои правила и нормы хранеия документов. Согласно Венской конвенции «О дипломатических сношениях» 1961 года(статьи 2 «Архивы и докумнты представительства неприкосновенны в любое время и независимо от их места нахождения »