9. Коммуникации в организации

Понятие коммуникации как процесса и как явления. Виды коммуникаций: горизонтальная и вертикальная; устная и письменная. Типы коммуникаций в организации.

Коммуникация как процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми.

Коммуникация как явление – это взаимодействие между людьми, предполагающее обмен информацией и передачу сведений между отдельными людьми и группами.

Цель коммуникации заключается в достижении от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

Элементы коммуникационного процесса:

Отправитель – это лицо, которое собирает или отбирает информацию и передает ее.

Сообщение – сущность информации, передающейся устно или закодированной с помощью символов.

Канал – средство передачи информации.

Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает.

Основная цель процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

Этапы коммуникационного процесса:

1. Этап посылки и кодирования.

2. Этап передачи.

3. Этап получения.

4. Этап обратной связи

Принята следующая типология коммуникаций:

1) между организацией и внешней средой;

2) между подразделениями;

3) внутри подразделения по уровням производства и управления;

4) межличностные;

5) неформальные.

Виды коммуникаций:

1. Горизонтальная и вертикальная.

Коммуникативный поток может перемещаться:

1) в вертикальном направлении:

- нисходящие (коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню);

- восходящие (восходящая информация в организациях перемещается от более низкого к более высокому уровню);

2) в горизонтальном направлении (когда общение происходит между членами одной группы или рабочей группы одного уровня, между руководителями или исполнительным персоналом одного уровня).

2. Устная и письменная.

В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и невербальная коммуникации. Беседа или передача сообщений по телефону являются самыми распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.

Письменные виды коммуникаций – это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

10. Структура коммуникационного процесса

Модель коммуникационного процесса, характеристика его основных элементов, преграды на пути коммуникаций и их причины. Ступени противоречий в коммуникационном процессе.

Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми.

Элементы коммуникационного процесса:

Отправитель – это лицо, которое собирает или отбирает информацию и передает ее.

Сообщение – сущность информации, передающейся устно или закодированной с помощью символов.

Канал – средство передачи информации.

Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает.

Основная цель процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

Этапы коммуникационного процесса:

1. Этап посылки и кодирования.

2. Этап передачи.

3. Этап получения.

4. Этап обратной связи

Преграды на пути коммуникации – это то, что называется барьерами на пути коммуникации. Они обусловлены восприятием информации, интерпретацией получаемой информации, уровнем и разнообразием суждений. Исходя из этого, люди имеют обыкновение воспринимать порой только часть информации, искажать ее или получать искаженной. Преградами могут быть также установки, позитивные или негативные ощущения, эмоциональные состояния людей, которые могу смещать восприятие и влиять на поведение.

Коммуникации в организации или в группе выполняют следующие функции:

- информативная функция – передача сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений;

- мотивационная функция побуждает сотрудников к лучшему исполнению задач, используя убеждение, внушение, просьбы, приказы и т.д.;

- контрольная функция – отслеживание поведения сотрудников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;

- экспрессивная функция способствует эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и позволяет удовлетворять социальные потребности.

Таким образом, коммуникации отражают не только процесс передачи и получения информации, но и также ее восприятие, понимание и усвоение.

В процессе коммуникации в организационных системах могут возникать противоречия. В связи с этим в теории организации и управления выделяются следующие ступени противоречий.

Различие. Данная ступень самая спокойная по степени напряженности. При этом руководитель и подчиненные, как правило, достигают взаимопонимания в целях, основных средствах и методах выполнения задания. Однако возможен различный подход к отдельным сторонам реализации поставленной цели (задачи) со стороны руководителя и подчиненных.

Поляризация. Данная ступень противоречий в коммуникациях выявляется тогда, когда между руководителем и исполнителями наблюдается взаимопонимание в целях (задачах), но различны подходы к средствам и методам их реализации. При этом подчиненные предлагают не отдельные новшества, а целый комплекс новых средств и методов. В целом это не мешает достигать поставленной руководителем цели заданным им путем. В условиях поляризации у руководителя и подчиненного отрицательные эмоции носят кратковременный характер и не накапливаются.

Столкновение. Это вид ступени противоречий, при котором наблюдается сильное нервное напряжение в отношениях между руководителем и подчиненными при выполнении заданий. В условиях столкновения только часть цели получает поддержку. Руководитель и подчиненные формируют для себя частные цели, задачи и предлагают различные способы их реализации. Столкновение положительно проявляет себя в проектных и опытных организациях, где важно не авторство, а конкретный результат (новый товар, услуга, информация или знания).

Антагонизм. Данная ступень противоречий характеризуется сравнительно сильным нервным напряжением в отношениях между руководителем и подчиненными при выполнении заданий. Антагонизм отличается принципиально разным подходом руководителя и подчиненного ко всем элементам задания: по-разному понимаются общие и частные цели, средства и методы их реализации. Антагонизм в основном возникает при попытке решения новых задач специалистами, имеющими примерно одинаковый уровень профессиональной подготовки.