Файловый архив студентов. Файловый архив студентов.
1331 вуз, 5514 предмет.
/ Регистрация
FAQ Обратная связь Вопросы и предложения
Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Уральский Федеральный университет им. Б.Н. Ельцина «УПИ»
Предмет:
[НЕСОРТИРОВАННОЕ]
Файл:
ответы на билеты.docx
Скачиваний:
17
Добавлен:
01.07.2025
Размер:
512 Кб
Скачать
☆
►Содержание►

2.Организация службы доу

Отзывы/вопросы

Начало формы

14. Организация службы документационного обеспечения управления

31.01.2012, 16:01

14.1. Функциональное назначение, цель, задачи, организационная структура и численный состав службы документационного обеспечения управления

В соответствии с ГСДОУ документационное обеспечение управления предприятием (организацией, учреждением) осуществляется специальной службой — службой документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ). Таким образом, функциональное назначение службы ДОУ заключается в реализации деятельности по документационному обеспечению управления предприятием в соответствии с предназначением предприятия и приоритетами его организационного развития.

Служба ДОУ реализует свою деятельность на правах самостоятельного структурного подразделения. Однако в зависимости от особенностей организации и специфики деятельности предприятия по решению руководителя предприятия функции службы ДОУ могут быть возложены на иное структурное подразделение (отдел, группу и т. п., см. далее) или специально уполномоченное должностное лицо (документоведа, помощника руководителя, секретаря и т. п.).

Целью деятельности службы ДОУ является организация эффективного документационного обеспечения управления деятель­ностью предприятия. Соответственно основные задачи службы ДОУ заключаются:

— в организации, внедрении, эксплуатации и совершенствовании интегрированной системы документационного обеспечения управления предприятия;

— в оптимизации форм и методов работы с документами на основе единой информационной политики и современных технологий обработки документированной информации;

— в надлежащем организационно-методическом руководстве по соблюдению установленного порядка работы с документами структурных подразделений и должностных лиц предприятия;

— в действенном контроле за соблюдением установленного порядка работы с документами структурных подразделений и должностных лиц предприятия.

Своевременная, полная и качественная реализация службой ДОУ своей деятельности в значительной степени будет предопределяться соответствием ее организационной структуры и численного состава содержанию и объему возложенных на нее задач по документационному обеспечению управления предприятием. В этой связи целесообразно прежде всего уточнить, что именно представляют собой организационная структура и численный состав службы ДОУ.

Организационная структура службы ДОУ — это совокупность образующих его подразделений (отделов, групп и пр.), в пределах своей компетенции осуществляющих взаимосогласованную деятельность по документационному обеспечению управления предприятием. Таким образом, организационная структура службы ДОУ характеризуется, во-первых, количеством входящих в нее подразделений и, во-вторых, особенностями их взаимодействия в процессе повседневной деятельности.

В свою очередь, численный состав службы ДОУ — это общее количество ее работников. Оно находится в прямой зависимости от количества входящих в службу подразделений. Иными словами, численность работников службы ДОУ — это не что иное, как суммарная численность работников образующих ее подразделений.

Установление оптимальной организационной структуры службы ДОУ производится исходя из содержания возложенных на данное подразделение задач по документационному обеспечению управления предприятием на основе сведений о типовых организационных структурах, представленных в ГСДОУ. Как следует из приложения ГСДОУ, типовая организационная структура службы ДОУ определяется в зависимости от принадлежности предприятия (организации, учреждения) к той или иной функциональной группе и исходя из специфики содержания документационного обеспечения управления соответствующими предприятиями (организациями, учреждениями).

Так, в министерствах и ведомствах РФ и субъектов федерации функции службы ДОУ возлагаются на управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются:

— секретариат [приемная, секретариат министра (руководителя ведомства), секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро];

— инспекция при министре (руководителе ведомства);

— канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.);

— отдел по работе с письменными обращениями;

— отдел совершенствования работы с документами;

— архив.

На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других аналогичных учреждениях функции службы ДОУ возлагаются на отдел ДОУ (канцелярию). В состав отдела ДОУ (канцелярии), как правило, включаются:

— секретариат;

— экспедиция;

— подразделение по учету и регистрации документов (делопроизводство);

— машинописное бюро;

— копировально-множительное бюро;

— подразделение по контролю за исполнением документов;

— подразделение совершенствования работы с документами;

— подразделение по работе с письменными обращениями;

— архив.

Наконец, в негосударственных структурах (ассоциациях, концернах, акционерных обществах, в том числе совместных, кооперативах и т. п.), а также в органах местного самоуправления и общественных организациях функции службы ДОУ возлагаются на общий отдел. В состав общего отдела, как правило, включаются:

— секретариат;

— канцелярия;

— группа контроля за исполнением документов;

— протокольная группа;

— группа совершенствования работы с документами;

— группа по работе с письменными обращениями;

— машинописное бюро;

— копировально-множительное бюро;

— архив.

В условиях малого предприятия (организации, учреждения) с численностью работников до 100 чел. задачи по документационному обеспечению управления целесообразно возложить на специально уполномоченное должностное лицо. Примерная организационная структура службы ДОУ акционерного предприятия представлена на рис. 14.1.

Рис. 14.1. Примерная организационная структура службы ДОУ акционерного предприятия

Что же касается предприятий (организаций, учреждений) с численностью работников свыше 100 чел., то в качестве оптимальной для решения задач документационного обеспечения управления их деятельностью может быть предложена примерная организационная структура службы ДОУ, представленная на рис. 14.2.

Рис. 14.2. Примерная организационная структура службы ДОУ 

предприятия с численностью работников свыше 100 чел.

Установление оптимального численного состава службы ДОУ производится исходя из объема возложенных на данное подразделение задач на основе сведений о нормах времени, установленных для выполнения тех или иных видов работ по документационному обеспечению управления и с учетом квалификационных требований к работникам, которым поручено выполнение соответствующих видов работ. Так, в соответствии с «Нормами времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти» установлены нормы времени на выполнение следующих работ:

— по документационному обеспечению структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти;

— по составлению и ведению номенклатуры дел указанных подразделений;

— по документированию деятельности коллегиальных органов;

— по автоматизации архивного хранения документов;

— отдельных видов работ по документационному обеспечению (в том числе по оформлению, обработке, регистрации, учету, хранению и поиску документов);

— справочно-аналитической работы по документам.

Что касается квалификационных требований, предъявляемых к работникам службы ДОУ, то они содержатся в «Квалификационном справочнике должностей служащих». В справочнике представлены квалификационные требования к работникам службы ДОУ из числа руководителей структурных подразделений службы, а также ее специалистов и технических исполнителей.

Для определения примерного численного состава службы ДОУ прежде всего необходимо составить перечень видов работ, выполняемых в течение календарного года каждым из ее структурных подразделений. Затем следует рассчитать объем выполняемых работ (по каждому виду и в целом, а также по категориям в зависимости от квалификации работников). На основании суммарного объема выполняемых работ по документационному обеспечению управления, исходя из годовой нормы рабочего времени одного работника и принимая во внимание затраты времени, не предусмотренные нормами (носящими разовый характер), можно определить численность работников службы ДОУ (общую и по категориям работников в зависимости от их квалификации).

Для более глубокого и ясного понимания порядка определения оптимального численного состава службы ДОУ воспользуемся сведениями, представленными в Приложении № 2 к «Нормам времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». В соответствии с данным документом расчет нормативной численности работников производится по формуле

Чн = Тоб / Фп,

где Чн — нормативная численность работников, чел.; Тоб — общие затраты времени на работы по документационному обеспечению, ч; Фп — планируемый годовой фонд рабочего времени в расчете на одного работника, ч.

В свою очередь, значение Тоб определяется по формуле

Тоб = Тн + Тнн,

где Тн — затраты времени на работы по документационному обеспечению, рассчитываемые на основании норм, ч; Тнн — затраты времени, не предусмотренные нормами (определяемые экспертно-оценочным способом), ч.

Для расчета примерной численности специалистов I и II категорий группы обработки документов в составе отдела делопроизводства службы ДОУ воспользуемся условными справочными данными, представленными в табл. 14.1.

Таблица 14.1

Условные справочные данные для расчета примерной численности работников службы ДОУ

№ п/п

 

Вид работ по документационному обеспечению

 

Категория работника

 

Значение нормы, ч

 

Количество операций за год

 

Объем, ч

 

1

 

Обработка входящих документов

 

Спец. II кат.

 

0,65

 

10 000

 

6500

 

2

 

Обработка входящих факсов

 

Спец. II кат.

 

0,15

 

1000

 

150

 

3

 

Обработка входящих телеграмм

 

Спец. II кат.

 

0,11

 

500

 

55

 

4

 

Обработка входящих телефонограмм

 

Спец. II кат.

 

0,20

 

500

 

100

 

5

 

Обработка исходящих документов

 

Спец. II кат.

 

0,80

 

10 000

 

8000

 

6

 

Обработка исходящих факсов

 

Спец. II кат.

 

0,03

 

1000

 

30

 

7

 

Обработка исходящих телефонограмм

 

Спец. II кат.

 

0,18

 

500

 

90

 

8

 

Учет документов

 

Спец. I кат.

 

0,54

 

25 000

 

13 500

 

9

 

Справочно-информационное обслуживание

 

Спец. I кат.

 

0,11

 

2500

 

275

 

10

 

Выдача справок по запросам

 

Спец. I кат.

 

0,08

 

2500

 

200

 

Итого

 

28 900

В том числе по категориям: 14 925+13 975

На основании справочных данных годовой объем работ со­ставил: для специалистов II категории — 14 925 часов, для специалистов I категории — 13 975 часов (всего 28 900 часов). Пред­положим также, что объем ненормируемых видов работ для специалистов II категории составил (условно) 100 часов. Тогда, исходя из значения планируемого годового фонда рабочего времени (в расчете на одного работника) в 2000 часов, определим примерную численность работников (специалистов I и II категорий) в составе группы обработки документов отдела делопроизводства службы ДОУ:

а) специалистов I категории:

Тоб = Тн + Тнн = 13 975 + 0 = 13 975 (ч);

Чн = Тоб/ Фп = 13 975 : 2000 = 7 (чел.).

б) специалистов II категории:

Тоб = Тн + Тнн = 14 925 + 100 = 15 025 (ч);

Чн = То6 / Фп = 15 025 : 2000 = 7,5 (чел.).

Таким образом, для надлежащего укомплектования группы обработки документов отдела делопроизводства службы ДОУ в предстоящем календарном году потребуется семь специалистов I категории и восемь специалистов II категории, в том числе один (0,5) — на условиях совмещения или неполной занятости (например, с продолжительностью рабочего дня, равной четырем часам).

Аналогичным образом производится расчет численности работников по всем остальным структурным подразделениям службы ДОУ. На основании расчетов формируются сводные данные о численном составе службы ДОУ. Сведения о примерном численном составе работников службы ДОУ предприятия с численностью работников свыше 100 чел. представлены в табл. 14.2.

Таблица 14.2

Сведения о примерном численном составе работников службы ДОУ предприятия с численностью работников свыше 100 чел.

№ п/п

 

Структурное подразделение

 

Категория работников

 

Всего, чел.

 

Руководящий состав

 

Специалисты

 

Технические исполнители

 

1

 

Группа рассмотрения письменных обращений

 

2*, **

 

2

 

1

 

5

 

2

 

Группа контроля исполнения

 

1

 

2

 

1

 

4

 

3

 

Экспедиционная группа

 

1

 

—

 

3

 

4

 

4

 

Группа обработки документов

 

1

 

2

 

2

 

5

 

5

 

Группа обеспечения протокольных мероприятий.

 

1

 

2

 

1

 

4

 

6

 

Группа организационно-методического обеспечения

 

1

 

1

 

2

 

4

 

7

 

Группа оперативного хранения

 

1

 

—

 

2

 

3

 

8

 

Группа архивного хранения

 

1

 

—

 

2

 

3

 

9

 

Группа подготовки проектов

 

1

 

1

 

3

 

5

 

10

 

Группа тиражирования

 

1

 

—

 

2

 

3

 

Итого

 

11

 

10

 

19

 

40

 

* В том числе руководитель службы ДОУ — 1 чел.

** Начальник административного отдела может исполнять по совместительству обязанности заместителя руководителя службы ДОУ.

 

Для определения оптимального численного состава службы ДОУ помимо перечисленных документов могут также применяться:

— отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных структурных подразделениях предприятий (организаций, учреждений);

— укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ.

Основные функции структурных подразделений службы ДОУ

Административный отдел службы, как следует из названия, прежде всего исполняет функцию повседневного управления (администрирования) деятельностью службы. Кроме того, подразделения отдела — группа рассмотрения письменных обращений и группа контроля исполнения — исполняют контрольную функцию. При этом группа рассмотрения письменных обращений осуществляет контроль за надлежащей организацией рассмотрения поступающих в адрес предприятия письменных запросов, жалоб, заявлений и предложений, а группа контроля исполнения документов — контроль за надлежащим исполнением документов предприятия, образующихся в процессе ведения внешней и внутренней служебно-деловой переписки.

Отдел обеспечения объединяет в своем составе группы обеспечения протокольных мероприятий и группы организационно-методического обеспечения, исполняет обеспечивающую функцию. Отдел осуществляет организационно-информационное обеспечение протокольных мероприятий с участием должностных лиц предприятия (в том числе переговоров, заседаний, совещаний, конференций и т. п.), а также организационно-методическое обеспечение деятельности структурных подразделений предприятия (с учетом специфики документирования их деятельности).

Отдел делопроизводства, как следует из названия, исполняет в процессе своей деятельности делопроизводственную функцию, т. е. весь комплекс вопросов, связанных с движением документов предприятия. Экспедиционно-курьерская группа осуществляет доставку входящих документов с мест отправления (например, из почтового отделения) на предприятие и доставку исходящих документов в места назначения (помимо почтовых отделений это могут быть и непосредственные получатели документов). В свою очередь, группа обработки документов осуществляет их прием, регистрацию, учет, выдачу и подготовку к отправке за пределы предприятия (последнее касается исходящих документов, в том числе подлежащих возврату в адрес отправителя).

Отдел хранения включает группы оперативного и архивного хранения документов и исполняет функцию хранения. При этом в первой группе осуществляется оперативное хранение (до момента передачи документов на постоянное хранение в архив предприятия), а во второй, по сути представляющей собой архив предприятия,— постоянное хранение (до момента передачи документов в государ­ственный архив).

Основной функцией отдела технического исполнения документов является подготовка проектов и, если требуется, дополнительных экземпляров подписанных (утвержденных) документов. В состав отдела входят две группы — подготовки проектов документов и тиражирования документов.

14.2. Формирование службы ДОУ

Рассмотрим далее общий порядок формирования службы ДОУ предприятия (организации, учреждения). Этот порядок предусматривает:

— изучение нормативно-правовых актов и организационнораспорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления;

— подготовку служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ;

— разработку проекта организационной структуры службы ДОУ;

— разработку проекта численного состава службы ДОУ;

— разработку проекта штатного расписания службы ДОУ;

— разработку проекта положения о службе ДОУ;

— разработку проекта инструкции по документационному обеспечению управления;

— разработку проектов инструкций по отдельным видам (направлениям) деятельности;

— разработку проектов должностных инструкций работников службы ДОУ из руководящего состава;

— разработку норм выполнения работ по документационному обеспечений управления;

— разработку схемы взаимодействия службы ДОУ с другими структурными подразделениями предприятия, а также с другими предприятиями (организациями, учреждениями);

— разработку проекта приказа о формировании службы ДОУ (о внесении изменений в штатное расписание предприятия) и о назначении руководящего состава службы ДОУ: руководителя службы и, если это предусмотрено штатным расписанием службы, его заместителя (заместителей).

Как правило, в отсутствие на предприятии службы ДОУ (а также иных структурных подразделений или должностных лиц, выполняющих функции службы ДОУ) ее формирование возлагается на руководителя кадрового органа предприятия (службы персонала, отдела кадров и т. п.). Подготовка и реализация необходимых управленческих решений и действий организуются руководителем кадрового органа посредством делегирования необходимых полномочий (например, по подготовке проектов документов, рекрутингу персонала и т. п.) своим подчиненным и во взаимодействии с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (например, с юридической службой или юрисконсультом, начальником отдела труда, бухгалтерией и т. п.).

В зависимости от специфики управленческой ситуации и пре­доставленных полномочий руководитель кадрового органа дей­ствует на основании соответствующего распоряжения руководителя предприятия или в инициативном порядке (последнее относится только к подготовке служебной записки с соответствующим обоснованием; все последующие действия, как правило, определяются в резолюции руководителя предприятия на записке-обосновании).

Изучение нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления является обязательным на подготовительном этапе формирования службы ДОУ, придающим юридически обоснованный характер всей последующей работе. Отметим в этой связи, что к основным нормативно-правовым актам и организационно-распорядительным документам, регламентирующим документационное обеспечение управления, относятся:

— Государственная система документационного обеспечения управления;

— государственные стандарты (в частности, ГОСТ Р 6.30—2003, ГОСТ 51141—98);

— типовые инструкции по документационному обеспечению управления (в частности, «Типовая инструкция по делопроизвод­ству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная постановлением Росархива от 27.11.2000 г. № 68);

— инструкции, правила, разъяснения, рекомендации и иные организационно-распорядительные документы по отдельным вопросам и направлениям ДОУ, издаваемые в пределах своей компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых обязательны для исполнения на предприятии;

— классификаторы управленческой документации (в частно­сти, ОКУД ОК 011-93);

— типовые перечни документов, образующихся в управленче­ской деятельности предприятий (организаций, учреждений), с указанием сроков их хранения (в частности, перечень, утвержденный Госкомстатом РФ 6 октября 2000 г.);

— типовые формы документации (в частности, формы документации по учету труда и заработной платы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1).

— организационно-методические и нормативно-методические документы и материалы (в частности, «Методические рекомендации по унификации текстов управленческих документов» ДР-191-98, подготовленные Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела);

— документы по организации труда работников (в частности, «Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы» СанПин 2.2.2./2.4.1340-03);

— документы, устанавливающие квалификационные требования к работникам (в частности, «Квалификационный справочник должностей служащих», утвержденный постановлением Минтруда и социального развития РФ от 21.08.1998 г. № 37).

Изучение указанных документов должно осуществляться в контексте соответствующих положений локальных актов предприятия, в том числе:

1) устава предприятия (положения о предприятии);

2) правил внутреннего трудового распорядка предприятия;

3) положения о персонале предприятия;

4) штатного расписания предприятия.

Следующим этапом работы является подготовка служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ и ее представление на рассмотрение руководителю предприятия. Напомним, что под служебной запиской следует понимать краткое официальное письмо, используемое в процессе обмена докумен­тированной информацией во внутренней переписке предприятия. Функ­циональное назначение документа заключается:

— в объективном информировании руководителя предприятия о состоянии освещаемого в служебной записке вопроса;

— в представлении обоснований формирования службы ДОУ, а также предложений о порядке ее формирования в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов и организационнораспорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления и с учетом соответствующих положений локальных актов предприятия.

Примерный текст служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ представлен в Приложении 11.

Подготовка проекта штатного расписания службы ДОУ, т. е. документа, определяющего количественный и качественный состав работников предприятия (в целом и по структурным подразделениям) на календарный год. Функциональное назначение документа состоит:

— в установлении предельной численности работников (по предприятию и по структурным подразделениям) на календарный год;

— в документировании указанных сведений в установленной форме.

Разработка проекта положения о службе ДОУ, как это пред­усмотрено ГСДОУ, должна производиться на основе примерного положения с учетом особенностей организации и специфики деятельности предприятия. Положение о службе ДОУ представляет собой документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции данного структурного подразделения. Функциональное назначение документа заключается в общей организационно-правовой регламентации повседневной деятельности службы ДОУ. Вариант текста примерного положения о службе ДОУ представлен в Приложении 12.

Разработка проекта инструкции по документационному обеспечению управления обычно осуществляется на основе «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» с учетом соответствующих положений других нормативно-правовых и организационно-распорядительных документов по вопросам ДОУ, издаваемых в пределах своей компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых обязательны для исполнения предприятием. При разработке документа принимаются во внимание особенности организации и специфика деятельности предприятия.

Инструкция по ДОУ — это документ, регламентирующий порядок осуществления деятельности по документационному обеспечению управления, а также порядок применения (исполнения) в процессе указанной деятельности структурными подразделениями и должностными лицами предприятия соответствующих положений законодательных и нормативно-правовых актов. Ее функциональное назначение заключается:

— в установлении единого порядка обращения с документами предприятия в процессе повседневной деятельности;

— в установлении единого порядка документирования управленческой деятельности предприятия.

Ниже приведена рекомендуемая структура инструкции по документационному обеспечению управления.

Раздел 1. Общие положения.

Раздел 2. Общие требования к подготовке и представлению проектов документов.

Раздел 3. Особенности подготовки содержания отдельных видов документов.

Раздел 4. Особенности оформления документов.

Раздел 5. Организация документооборота предприятия.

Раздел 6. Поисковая система по документам.

Раздел 7. Контроль за исполнением документов.

Раздел 8. Организация оперативного хранения документов.

Раздел 9. Подготовка документов к передаче в архив.

Раздел 10. Заключительные положения.

Разработка проектов инструкций по отдельным видам (направлениям) деятельности службы ДОУ производится на основе нормативно-правовых и организационно-распорядительных документов, регламентирующих соответствующие виды (направления) деятельности и издаваемых в пределах своей компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых обязательны для исполнения предприятием. Как и в случае с инструкцией по ДОУ при разработке инструкции по виду (направлению) деятельности службы ДОУ принимаются во внимание особенности организации и специфика деятельности предприятия.

Инструкция по виду (направлению) деятельности службы ДОУ представляет собой документ, регламентирующий порядок осуществления такой деятельности структурными подразделениями и должностными лицами службы ДОУ. Функциональное назначение инструкции заключается в установлении согласованного порядка действий структурных подразделений и должностных лиц службы ДОУ в процессе осуществления определенного вида (направления) деятельности.

Работка проектов должностных инструкций работников службы ДОУ из числа руководителей производится на основании «Квалификационного справочника должностей служащих». Должностная инструкция — это документ, регламентирующий деятельность конкретного работника (категории работников) и устанавливающий порядок применения им (ими) в процессе указанной деятельности соответствующих положений законодательных, нормативно-правовых актов.

Функциональное назначение должностной инструкции заключается:

— в рациональном разграничении служебно-деловых полномочий работников;

— в установлении приблизительно равномерной служебноделовой загрузки работников;

— в распределении работ в зависимости от сложности их выполнения и квалификации работников, на которых они возлагаются.

На этапе формирования службы ДОУ производится подготовка проектов должностных инструкций на работников из числа руководителей службы — начальника службы ДОУ и, если это предусмотрено проектом штатного расписания, его заместителей. Указанные должностные инструкции рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия (или его заместителем по управлению).

По завершении формирования службы ДОУ ее начальником организуется разработка проектов должностных инструкций других ее работников (начальников структурных подразделений, специалистов и технических исполнителей). Проекты этих инструкций рассматриваются и утверждаются начальником службы ДОУ. Примерные тексты должностных инструкций работников службы ДОУ представлены в Приложении 13.

Разработка норм времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления производится на основе существующих нормативов и норм, а также фактических затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. Под нормой времени следует понимать документ, определяющий необходимые затраты времени на выполнение определенного объема работы работником соответствующей квалификации.

Функциональное назначение норм времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления заключается:

— в определении планируемой трудоемкости работ по документационному обеспечению управления;

— в определении требуемой численности работников службы ДОУ.

Фактические затраты рабочего времени определяются методом так называемого технического нормирования на основе результатов измерений в течение рабочего дня стандартной продолжительности (восемь часов). Норма времени на выполнение единицы нормируемого вида работ по ДОУ рассчитывается по нормативу оперативного времени (определяемому на основании действующих нормативов времени на выполнение соответствующих видов работ или на основании результатов измерений) по формуле

Нвр= Н´К,

где Нвр — значение нормы времени, ч; Н — значение норматива оперативного времени, ч; К—коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, на отдых и личные потребности работника (в соответствии с «Межотра­слевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденными постановлением Минтруда РФ от 25.11.1994 г. № 72, коэффициент К равен 1,1).

Нормы времени на виды работ по документационному обеспечению управления разрабатываются под руководством начальника службы ДОУ, после чего рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия. Пересмотр норм времени производится при изменении технологии работ по ДОУ, а также в том случае, если по тем или иным объективным причинам на протяжении трех и более месяцев имеет место постоянное превышение (перерасход) ранее установленных норм времени по соответствующим видам работ.

Разработка схемы взаимодействия службы ДОУ с другими структурными подразделениями предприятия, а также с другими предприятиями (организациями, учреждениями) производится на основании организационной структуры предприятия, схемы документооборота предприятия и перечня предприятий, организаций и учреждений, с которыми данное предприятие осуществляет обмен документированной информацией в процессе своей деятельности. Разработка проекта документа организуется начальником службы ДОУ, а рассмотрение и утверждение проекта — как правило, заместителем руководителя предприятия по управлению.

Под схемой взаимодействия подразумевается документ, на котором с помощью условных графических изображений зафиксированы организационно-информационные связи службы ДОУ со структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а также с другими предприятиями, организациями и учреждениями, осуществляющими с данным предприятием обмен документированной информацией. Как следует из ГСДОУ, служба ДОУ при осуществлении своей деятельности в пределах предприятия взаимодействует:

— со всеми структурными подразделениями предприятия — по вопросам организационно-методического руководства документационным обеспечением управления, а также в процессе ведения внутренней переписки по вопросам повседневной деятельности;

— с юридической службой предприятия — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

— с кадровой службой — по вопросам подбора, обучения и ротации персонала службы ДОУ;

— со службой труда и заработной платы — по вопросам разработки и внедрения мероприятий, связанных с оптимизацией организации труда и мотивации персонала службы ДОУ;

— со службой административно-хозяйственного и материально-технического обеспечения — по вопросам обеспечения административно-хозяйственного и материально-технического обеспечения деятельности службы ДОУ;

— с вычислительным центром — по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники, оперативной обработки документированной информации;

— с бухгалтерией — по вопросам обеспечения сохранности, учета бланков документов строгой отчетности.

Пример оформления схемы взаимодействия службы ДОУ представлен на рис. 14.3.

 

УТВЕРЖДАЮ

Зам. директора по управлению

Подпись    И. О. Фамилия

Дата

 

Схема взаимодействия службы ДОУ ООО «Сервис-экстра» со структурными подразделениями и должностными лицами предприятия

Начальник службы ДОУ     Подпись       И. О. Фамилия

Дата

Рис. 14.3. Пример оформления схемы взаимодействия службы ДОУ

За пределами предприятия служба ДОУ, как правило, взаимодействует:

— со службой ДОУ вышестоящего органа управления, по отношению к которому данное предприятие занимает подчиненное (подведомственное) положение — по вопросам организации документационного обеспечения управления в соответствии с законодательством, нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами;

— с научно-исследовательскими организациями и учреждениями — по вопросам совершенствования стиля и методов работы с документами;

— с предприятиями, организациями и учреждениями, осуществляющими с данным предприятием обмен документированной информацией — в процессе ведения внешней переписки;

— с организациями, предприятиями и учреждениями, предоставляющими услуги по обеспечению обмена документированной информацией (всех видов связи, используемых предприятием);

— с отдельными гражданами (физическими лицами) — при поступлении от этих лиц письменных обращений (запросов, жалоб, предложений и заявлений).

Разработка проектов приказов о формировании службы ДОУ (о внесении изменений в штатное расписание предприятия и о назначении руководящего состава службы ДОУ) производится на основании проекта изменений в штатном расписании и представления (представлений) к назначению на должность. Напомним, что приказ — это документированное управленческое решение руководителя предприятия, регламентирующее действия структурных подразделений и должностных лиц по двум и более вопросам повсе­дневной деятельности.

Функциональное назначение приказа заключается в придании юридической силы решениям руководителя предприятия, принимаемым им в пределах своей служебно-деловой компетенции, по вопросам организации деятельности предприятия. Примерные тексты приказов о внесении изменений в штатное расписание и о назначении начальника службы ДОУ представлены на рис. 14.4 и 14.5.

 

Эмблема (логотип)

ОАО «Лидер»

 

ПРИКАЗ

«30» декабря 2005 г.                             № 312

 

г. Пущино Московской обл.

 

о создании службы документационного обеспечения управлении

 

В соответствии с Программой организационного развития предприятия на 2004 год

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать на предприятии с 1 января 2006 года на базе группы делопроизводства службу документационного обеспечения (службу ДОУ). Утвердить штатное расписание службы ДОУ на 2006 год (приложение 1 к настоящему приказу).

2. Установить на 2006 год следующую организационную структуру службы ДОУ: административная группа; группа делопроизводства; группа технической подготовки документов; группа хранения документов; группа обеспечения.

Установить штатную численность службы ДОУ на 2006 год в количестве 27 чел.

3. Утвердить Положение о службе ДОУ (приложение 2 к настоящему приказу).

4. Утвердить схему организационно-информационного взаимодействия службы ДОУ с должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (приложение 3 к настоящему приказу).

5. Признать утратившим силу приказ генерального директора предприятия от 8 ноября 2002 года № 211 о создании группы делопроизводства.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора предприятия по управлению О. Е. Арефьеву.

 

Генеральный директор       Подпись    П. А. Добрынин

 

Согласовано:

начальник службы персонала  Подпись    Р. Ю. Янковская

 

Рис. 14.4. Пример приказа о внесении изменений в штатное расписание предприятия в связи с формированием службы ДОУ

 

Эмблема (логотип)

Регламентация деятельности службы доу

Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления

Служба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:

  • положения о структурном подразделении;

  • должностных инструкций;

  • инструкции по делопроизводству.

Общие требования к разработке и оформлению данных видов документов подробно описаны в части 2.1 "Система организационно-распорядительной документации".

Нормативная база для разработки положения о службе документационного обеспечения управления и должностных инструкций ее сотрудников весьма ограничена. В соответствии с этим в процессе создания положения о службе ДОУ можно воспользоваться Государственной системой документационного обеспечения управления (несмотря на то что данный документ в значительной степени устарел), а именно: разделом 5 "Служба документационного обеспечения управления" и приложением 12 "Примерное положение о службе документационного обеспечения управления". Текст Государственной системы документационного обеспечения управления содержится на сайте консалтинговой группы "Термика" в разделе "Нормативные документы по делопроизводству", а также в информационном продукте "Помощник документоведа и архивиста" – уникальной информационной системе, содержащей нормативно-методическую базу делопроизводства и архивного дела.

В дополнительной информации указаны ссылки, с помощью которых можно ознакомиться с примером положения о службе документационного обеспечения управления.

Основным нормативным документом для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в котором содержатся квалификационные характеристики должностей.

Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела:

В разделе "Должностные обязанности" установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих. Эти функции переносятся во второй раздел должностной инструкции с таким же названием "Должностные обязанности".

В разделе "Должен знать" содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей. Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения".

В разделе "Требования к квалификации" определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации "Об образовании". Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения".

При разработке должных инструкций необходимо учитывать, что поскольку квалификационные характеристики, указанные в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, распространяются на работников организаций, предприятий, учреждений и организаций независимо от их отраслевой принадлежности и ведомственной подчиненности, в них представлены наиболее характерные для каждой должности работы. Поэтому при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников. 1

Для должностей сотрудников службы ДОУ в Справочнике приводятся следующие квалификационные характеристики.

Таблица 1

Квалификационные характеристики должностей сотрудников службы документационного обеспечения управления 2

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование должности

Квалификационная характеристика должности

руководители

заведующий архивом

должностные обязанности:

  • возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации;

  • обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов;

  • руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов;

  • оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов;

  • инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив;

  • контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством;

  • обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения;

  • руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;

  • осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

  • организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;

  • составляет установленную отчетность;

  • принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;

  • Единую государственную систему делопроизводства;

  • порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;

  • структуру предприятия, учреждения, организации;

  • основы организации производства, труда и управления;

  • законодательство о труде;

  • правила внутреннего трудового распорядка;

  • правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

  • среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

заведующий канцелярией

должностные обязанности:

  • организует работу канцелярии;

  • обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;

  • осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;

  • организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства (в том числе приказов и распоряжений руководства), по формированию дел и их сдаче на хранение;

  • разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение;

  • принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда;

  • осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;

  • обеспечивает печатание и размножение служебных документов;

  • участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку;

  • руководит работниками канцелярии.

должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

  • Единую государственную систему делопроизводства;

  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

  • структуру предприятия, учреждения, организации;

  • организацию делопроизводства;

  • схемы документооборота;

  • порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

  • сроки и порядок сдачи дел в архив;

  • системы организации контроля за исполнением документов;

  • оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

  • основы экономики, организации производства, труда и управления;

  • законодательство о труде;

  • правила внутреннего трудового распорядка;

  • правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

  • среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

заведующий копировально-множительным бюро

должностные обязанности:

  • обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ, в том числе микрофильмирование технической документации для всех структурных подразделений предприятия, учреждения, организации;

  • организует прием технической и служебной документации для копирования, размножения, учет поступления материалов от подразделений;

  • определяет расход материалов и выдачу готовой продукции заказчикам;

  • составляет графики выполнения копировальных и множительных работ;

  • распределяет работу между исполнителями в соответствии с их специальностью и квалификацией и инструктирует работников;

  • определяет потребность бюро в оборудовании, материалах и обеспечивает составление заявок на их получение;

  • осуществляет контроль за сроками и качеством выполнения копировальных и множительных работ, а также комплектностью сдаваемого заказчикам материала;

  • принимает участие в разработке инструкций, правил и других нормативных документов по технике выполнения копировальных и множительных работ;

  • принимает меры по совершенствованию организации труда работников бюро, внедрению передовых приемов и методов работы с целью снижения затрат, расхода материалов, улучшения использования оборудования и повышения производительности труда;

  • обеспечивает сохранность принятой в работу документации;

  • контролирует состояние рабочих мест, оборудования и его своевременный ремонт, соблюдение правил эксплуатации оборудования и охраны труда при выполнении копировальных и множительных работ;

  • изучает причины, вызывающие брак при выполнении копировальных и множительных работ, и принимает меры по их предупреждению.

должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся выполнения копировальных и множительных работ;

  • методы и средства выполнения копировальных и множительных работ;

  • конструкцию, принципы работы, правила монтажа и эксплуатации копировального и множительного оборудования;

  • виды материалов, используемых при копировальных и множительных работах, их свойства и технические характеристики;

  • стандарты, инструкции и другие руководящие документы по оформлению технической документации;

  • нормы и расценки на выполнение копировальных и множительных работ;

  • передовой отечественный и зарубежный опыт выполнения копировальных и множительных работ;

  • основы организации труда;

  • законодательство о труде;

  • правила внутреннего трудового распорядка;

  • правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

  • среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

заведующая машинописным бюро

должностные обязанности:

  • осуществляет руководство работой машинописного бюро;

  • принимает материал для печатания, распределяет его между машинистками, ведет учет выработки, сдает выполненную работу;

  • обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения машинописных работ, сохранность принимаемых документов и фонограмм;

  • обеспечивает машинисток необходимыми для работы техническими средствами и материалами;

  • следит за состоянием пишущих машинок, диктофонов и принимает меры по устранению их неисправностей;

  • в свободное от перечисленных обязанностей время выполняет машинописные работы.

должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства;

  • основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

  • машинопись;

  • порядок учета машинописных работ;

  • правила орфографии и пунктуации;

  • порядок расположения материала при печатании различных документов;

  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

  • правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов;

  • основы организации труда;

  • законодательство о труде;

  • правила внутреннего трудового распорядка;

  • правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

  • среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

заведующая экспедицией

должностные обязанности:

  • осуществляет руководство работой экспедиции;

  • организует работу по приему, обработке, отправлению по назначению поступающих грузов, документов и корреспонденции, обеспечению их сохранности и своевременной доставки адресатам;

  • составляет инструкции по сопровождению грузов и документов, проходящих через экспедицию;

  • участвует в проверке сохранности упаковки (тары) и наличия вложений в соответствии с сопроводительными документами, в необходимых случаях – в составлении актов на обнаруженную недостачу или порчу;

  • принимает меры по обеспечению работников экспедиции средствами механизации труда, инвентарем, специальным оборудованием, следит за их правильной эксплуатацией и технически исправным состоянием;

  • осуществляет контроль за наличием необходимых видов транспорта, организацией правильной транспортировки, проведением погрузочно-разгрузочных работ, размещением и укладкой грузов, документов и корреспонденции, правильностью оформления приемо-сдаточной документации;

  • организует работу по ведению учета, составлению установленной отчетности, подготовке справок о соблюдении сроков доставки;

  • обеспечивает необходимый режим хранения и сохранность грузов, документов и корреспонденции при их транспортировке.

должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

  • структуру предприятия, учреждения, организации;

  • приемы и методы обработки корреспонденции;

  • организацию делопроизводства;

  • организацию погрузочно-разгрузочных работ;

  • порядок приема и сдачи грузов; адреса основных поставщиков грузов, их складов;

  • формы документов на прием и отправку грузов и правила их оформления;

  • порядок составления требований на транспорт, особенности транспортировки, складирования и хранения экспедируемых материалов;

  • порядок регистрации отправителей и получателей грузов, документов и корреспонденции, организацию контроля за их доставкой;

  • установленную отчетность;

  • средства механизации труда;

  • специальное оборудование и инвентарь;

  • основы экономики, организации труда и управления;

  • законодательство о труде;

  • правила внутреннего трудового распорядка;

  • правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

  • начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и стаж работы в должности экспедитора не менее 1 года.

специалисты

документовед

должностные обязанности:

  • разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);

  • принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства;

  • подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления;

  • разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации;

  • организует внедрение систем ведения документации;

  • принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков;

  • участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;

  • принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных;

  • изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения;

  • принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

должен знать:

  • законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

  • порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;

  • методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

  • порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

  • организацию архивного дела;

  • нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования;

  • методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

  • основы эргономики, социальной психологии, социологии;

  • документообразование;

  • отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

  • основы экономики, организации труда и управления;

  • законодательство о труде;

  • правила внутреннего трудового распорядка;

  • правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

  • документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.

  • документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.

  • документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

инспектор по контролю за исполнением поручений

должностные обязанности:

  • осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя предприятия;

  • проверяет соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются;

  • заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением;

  • ведет оперативный учет прохождения документов;

  • определяет причины несвоевременного выполнения поручений;

  • информирует руководителя предприятия о состоянии их исполнения;

  • принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства на предприятии, разработке мероприятий по рационализации документооборота.

должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные материалы по организации делопроизводства на предприятии;

  • формы и методы контроля исполнения документов;

  • структуру предприятия и его подразделений;

  • стандарты унифицированной системы делопроизводства, организационно-распорядительную документацию;

  • основы трудового законодательства;

  • основы экономики, организации труда и управления;

  • средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

  • правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

  • среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

1 | 2 | 3

Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ЗАО "ТЕРМИКА". За получением разрешения следует обращаться по e-mail: support@termika.ru.

Квалификационные характеристики должностей сотрудников службы документационного обеспечения управления 2

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование должности

Квалификационная характеристика должности

технические исполнители

архивариус

должностные обязанности:

  • осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии;

  • организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;

  • принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;

  • участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив;

  • в соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

  • подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

  • ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

  • участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;

  • следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;

  • контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;

  • выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;

  • принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

должен знать:

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

  • порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;

  • Единую государственную систему делопроизводства;

  • порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

  • порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

  • порядок ведения учета и составления отчетности;

  • структуру предприятия;

  • основы организации труда;

  • правила эксплуатации технических средств;

  • основы трудового законодательства;

  • правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

  • начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

делопроизводитель

должностные обязанности:

  • принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения;

  • в соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных;

  • ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;

  • отправляет исполненную документацию по адресатам;

  • ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;

  • ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

  • подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив;

  • обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

должен знать:

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

  • основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

  • структуру предприятия и его подразделений;

  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

  • порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

  • основы организации труда;

  • правила эксплуатации вычислительной техники;

  • основы законодательства о труде;

  • правила внутреннего трудового распорядка;

  • правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

  • начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

машинистка

должностные обязанности:

  • выполняет машинописные работы (включая подготовку матриц для получения копий материала) с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на пишущих машинах различных систем;

  • воспроизводит на пишущей машине записи, сделанные на магнитных носителях (с применением диктофонов, магнитофонов), или печатает под диктовку;

  • следит за состоянием пишущей машины, обеспечивает сохранность и правильный уход за ней.

должен знать:

  • машинопись;

  • правила орфографии и пунктуации;

  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

  • порядок расположения материала при печатании различных документов;

  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

  • правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;

  • основы организации труда;

  • основы законодательства о труде;

  • правила внутреннего трудового распорядка;

  • правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

  • машинистка I категории: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, печатание со скоростью свыше 200 ударов в минуту;

  • машинистка II категории: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, печатание со скоростью до 200 ударов в минуту.

секретарь-машинистка

должностные обязанности:

  • выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений;

  • получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;

  • организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание;

  • осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;

  • обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

  • передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);

  • печатает по указанию руководителя различные материалы;

  • ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

  • следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

  • принимает документы на подпись руководителю;

  • организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

  • формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

  • подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

должен знать:

  • положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;

  • структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

  • машинопись;

  • правила орфографии и пунктуации;

  • порядок расположения материала при печатании различных документов;

  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

  • правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;

  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;

  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

  • основы организации труда;

  • основы законодательства о труде;

  • правила внутреннего трудового распорядка;

  • правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

  • начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

секретарь незрячего специалиста

должностные обязанности:

  • читает вслух незрячему специалисту или записывает для него на магнитофон различную информацию;

  • печатает информацию рельефно-точечным шрифтом Брайля, переписывает от руки или печатает на пишущей машине диктуемый незрячим работником текст;

  • под его руководством чертит схемы, таблицы, изготовляет макеты, пособия элементарной сложности, переносит информацию на машинные носители и обратно, систематизирует литературу, нормативно-справочную картотеку в личной библиотеке;

  • делает обзор периодических изданий;

  • просматривает служебную почту, адресованную незрячему специалисту, и знакомит его с ее содержанием;

  • заполняет по его указанию служебную и иную документацию;

  • в процессе занятий, проводимых незрячим специалистом, чертит на доске или демонстрирует иным способом по его указанию схемы, таблицы, использует технические средства обучения;

  • информирует о проводимых на предприятии мероприятиях, в которых участие незрячего специалиста необходимо или желательно, знакомит его с приказами, распоряжениями, объявлениями;

  • сопровождает в служебных командировках;

  • выполняет иные технические функции по обеспечению и обслуживанию работы незрячего специалиста.

должен знать:

  • положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;

  • рельефно-точечный шрифт Брайля;

  • машинопись (в том числе брайлевскую);

  • правила орфографии и пунктуации;

  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

  • правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;

  • правила пользования персональными ЭВМ и другими электронными устройствами, используемыми незрячими специалистами;

  • основы организации труда;

  • основы законодательства о труде;

  • правила внутреннего трудового распорядка;

  • правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

  • среднее профессиональное образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

секретарь руководителя

должностные обязанности:

  • осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

  • принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

  • ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

  • принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;

  • подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

  • следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

  • организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

  • по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

  • выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

  • осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

  • ведет контрольно-регистрационную картотеку;

  • обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;

  • печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных;

  • организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

  • формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

  • копирует документы на персональном ксероксе.

должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

  • структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

  • организацию делопроизводства;

  • методы оформления и обработки документов;

  • архивное дело;

  • машинопись;

  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;

  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

  • основы этики и эстетики;

  • правила делового общения;

  • основы организации труда и управления;

  • правила эксплуатации вычислительной техники;

  • основы административного права и законодательства о труде;

  • правила внутреннего трудового распорядка;

  • правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

  • высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

секретарь-стенографистка

должностные обязанности:

  • выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений;

  • получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;

  • организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание;

  • осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;

  • обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

  • стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машине или вводом информации в банк данных;

  • передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);

  • выполняет различные операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

  • осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

  • ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

  • принимает документы на подпись руководителю;

  • организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

  • формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

  • подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

должен знать:

  • положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;

  • структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

  • стенографию;

  • машинопись;

  • правила орфографии и пунктуации;

  • порядок расположения материала при печатании различных документов;

  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

  • правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств;

  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;

  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

  • основы организации труда;

  • основы законодательства о труде;

  • правила внутреннего трудового распорядка;

  • правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

  • начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

стенографистка

должностные обязанности:

  • ведет стенографическую запись докладов, лекций, выступлений (на конференциях, собраниях, семинарах и др.), протоколов заседаний и совещаний (сообщений, предложений и решений);

  • стенографирует под диктовку руководителей и специалистов предприятия, тексты деловых писем, приказов, заключений, инструкций, докладных записок и других служебных документов, передаваемых по телефону сведений, а также записывает речь с магнитных носителей (с применением диктофонов и магнитофонов);

  • расшифровывает стенографические записи, печатает их на пишущей машине либо диктует машинистке или вводит информацию в банк данных.

должен знать:

  • стенографию;

  • правила орфографии и пунктуации;

  • порядок расположения материала при печатании различных документов;

  • правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов и магнитофонов;

  • основы организации труда;

  • правила эксплуатации вычислительной техники;

  • основы законодательства о труде;

  • правила внутреннего трудового распорядка;

  • правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

  • стенографистка I категории: среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, предусматривающей стенографирование со скоростью не менее 110 слов в минуту, без предъявления требований к стажу работы;

  • стенографистка II категории: среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, предусматривающей стенографирование со скоростью не менее 85 - 90 слов в минуту, без предъявления требований к стажу работы.

экспедитор

должностные обязанности:

  • принимает и обрабатывает входящую и исходящую корреспонденцию (индексирует, сортирует, ведет запись в реестровых книгах и описях), проверяет правильность ее оформления;

  • вскрывает конверты (пакеты), проверяет наличие вложений и направляет корреспонденцию адресатам;

  • в случае отсутствия или порчи вложений сообщает об этом заведующему канцелярией;

  • законвертовывает, адресует и маркирует отправляемую корреспонденцию;

  • обеспечивает сохранность документов, проходящих через экспедицию;

  • следит за техническим состоянием оборудования и машин, находящихся в эксплуатации, своевременно сообщает об их неисправности.

должен знать:

  • основы организации делопроизводства на предприятии;

  • приемы и методы обработки корреспонденции;

  • адреса постоянных корреспондентов;

  • правила работы на машинах, обрабатывающих корреспонденцию;

  • структуру предприятия и его подразделений;

  • основы организации труда;

  • основы законодательства о труде;

  • правила внутреннего трудового распорядка;

  • правила и нормы охраны труда.

требования к квалификации:

  • начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование, или основное общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Добавить к должности наименование "старший" можно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителей. Указание в наименовании "ведущий" устанавливается в том случае, когда на работника возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из направлений деятельности организации или обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей. 3

Дополнительная информация:

  • пример оформления положения о службе документационного обеспечения управления;

  • пример оформления должностной инструкции;

  • организационно-правовые документы;

  • положение о структурном подразделении;

  • должностная инструкция;

  • служба документационного обеспечения управления;

  • структура и численный состав службы документационного обеспечения управления;

  • инструкция по делопроизводству.

_____ 1 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 г. № 37. – Общие положения. 2 Там же. – Раздел 1. 3 Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.

1 | 2 | 3

Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ЗАО "ТЕРМИКА". За получением разрешения следует обращаться по e-mail: support@termika.ru.

Должностные инструкции службы ДОУ

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
Помощь Обратная связь Вопросы и предложения Пользовательское соглашение Политика конфиденциальности