13.3.9. Создание оглавления

Многие документы Word, к примеру учебные и научные работы, многостраничные служебные документы и т. д., должны содержать оглавление. При большом объеме оно помогает быстро перейти к нужному разделу. Как создать оглавление?

Можно очень просто, как многие и поступают. Написать ту же курсовую работу, затем «пробежаться» по ней и вынести на отдельную страничку названия всех разделов и номера страниц. А разделов может быть порядком. Что делать, если затем номера страниц изменились? Тогда придется заново все просматривать. Времени перед сдачей работы как всегда мало (хороший студент делает курсовую за день до сдачи), поэтому лучше потратить 5 минут на создание оглавления, и тогда всю рутинную работу возьмет на себя Word. Как вы уже догадались, здесь мы поговорим об автоматическом создании оглавления.

Для этого нужно заголовки разделов и подразделов выделить соответствующими стилями. Заголовки разделов первого уровня (например, ВВЕДЕНИЕ, ЗАКЛЮЧЕНИЕ, названия глав) выделяем стилем Заголовок 1. Заголовки подразделов – стилем Заголовок 2 и т. д.

После этого переходим на страничку, где должно быть оглавление, и выполняем команду Вставка, Ссылки, Оглавление и указатели. В появившемся окне (рис. 124) нужно перейти на вкладку Оглавление. На этой вкладке нужно определить только количество уровней оглавления. Подсчитать его легко. Например, если в документе имеются только разделы и подразделы, то будет всего два уровня. Если в ваших подразделах есть более мелкие части, то это уже три уровня, и т. д.

Рис. 124. Оглавление и указатели.

После того как вы нажмете ОК, в текущую позицию курсора будет вставлено оглавление (рис. 125).

Рис. 125. Созданное оглавление.

Из списка Форматы вы можете выбрать формат самого оглавления. Поэкспериментируйте, и ваша курсовая работа станет более изысканной. Сразу предупреждаю: слишком педантичные экзаменаторы могут этого не оценить. Поэтому если в случае с рефератом можно экспериментировать, то с дипломной работой лучше не стоит.

Если в документе произошли серьезные изменения и вы видите, что оглавление пора обновить, поскольку оно не соответствует действительности, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите команду Обновить поле. Как видите, в создании оглавления ничего сложного нет.

13.4. Сохранение документов

13.4.1. Сохранение документа в формате ms Word

Для сохранения документа нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S (или выполните команду меню Файл, Сохранить или нажмите кнопку с изображением дискетки на стандартной панели инструментов – как вам больше нравится). Если вы ни разу еще не сохраняли документ, то откроется окно Сохранение документа, позволяющее задать имя файла (рис. 126). По умолчанию имя будет задано по первой строчке вашего документа, что очень удобно, но вы можете изменить его по своему усмотрению. На диске файл будет сохранен с расширением. doc. Рис. 126. Сохранение документа.

Если вы хотите сохранить файл под другим именем, тогда выберите команду меню Файл, Сохранить как. Откроется уже знакомое окно Сохранение документа, в котором нужно ввести новое имя файла. Обратите внимание: старый файл удален не будет, т. е. операция Сохранить как – это операция копирования, а не переименования. Предположим, что мы работаем с файлом Документl.doc. Если мы выполним команду Сохранить как и введем имя Документ3.с1ос, то на диске у нас будет два файла – Документ!.doc и Документ3.с1ос. Операция Сохранить как обычно используется, если нужно внести изменения в копию, а не в оригинал документа. Вы открываете оригинальный документ, сохраняете под другим именем и работаете с копией.

Сразу же после создания документа (неважно – в программах ли Word, Excel или в обычном Блокноте) нужно его сохранить! Иначе вы можете забыть это сделать, а там или свет нежданно вырубят, или Word зависнет. В результате работали-работали, и придется все начинать сначала. К тому же Word гарантирует восстановление в случае сбоя (самого Word, а не отказа жесткого диска!) только сохраненных документов, а новые (несохраненные) документы могут и восстановиться, и нет – как повезет. Поэтому, как только создали документ, в первую очередь набиваем название текста, а потом нажимаем Ctrl+S. Почему это целесообразно: по умолчанию Word в качестве имени файла при сохранении использует первую строку документа. И вам не придется вводить дважды название документа. Например, вы создали новый документ, ввели его название – «Отчет», и при нажатии Ctrl+S Word предложит вам сохранить этот документ под именем Отчетное. Таким образом, имя файла можно не вводить.

Не лишним будет настроить автоматическое сохранение. А то всякое может случиться. Для этого выберите команду Сервис, Параметры, в окне настроек перейдите на вкладку Сохранение. Далее проследите, чтобы был включен параметр автосохранениекаждые и укажите интервал 1 минута.