2.2 Побудова актів правозастосування

До актів правозастосування належать рішення (ухвали) суду, рішення органів державної влади та місцевого самоврядування з конкретних правових питань або спорів, постанови правоохоронних органів щодо визначення прав або виду юридичної відповідальності [4, с.44].

З точки зору юридичної техніки дуже важливо, щоб окремі розділи, групи, пункти, підпункти документи поєднувались у суворій логічній послідовності, щоб кожне положення документа було тісно пов’язане з іншими та не суперечило їм [4, с.110].

Акти правозастосовної діяльності , як правило, створюються за певними зразками, мають усталені вимоги щодо їх укладання та оформлення [5, с.21].

Вимого до акта правозастосування можна кваліфікувати за:

1. правовими;

2. мовними;

3. логічними;

4. технічними ознаками [5, с.21].

Найважливішими правовими ознаками є такі: акт видає повноважний орган чи особа відповідно до їх компетенції; він повинен відповідати чинному законодавству і директивним вказівкам керівних органів; має бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки; має відповідати своєму призначенню і укладатися за певною чи встановленою формою; бути бездоганно відредагованим та оформленим.

Логічні вимоги. Текст офіційного документа повинен бути логічно послідовним, зв’язним, точним, чітким, зрозумілим, інформаційно повним, аргументованим, переконливим.

Закони логіки (закон тотожності, закон суперечності, закон виключення третього, закон достатніх підстав) мають велике значення у побудові текстів правозастосовного акта.

Закон тотожності формулюється так: кожна думка (та її елементи) має залишатися незмінною у процесі одного і того самого міркування. Цей закон забороняє підміну понять у процесі міркування, а також багатозначність у науковій термінології. Цей закон також можна сформулювати з використанням логічної символіки: «А→А» (читається: «Якщо А, тоді А) [7, с.86].

Другий закон часто називають «законом несуперечності». Краще називати його законом заборони суперечності, оскільки саме це становить його сутність. Закон заборони суперечності можна сформулювати так: «Два судження, в одному з яких м щось стверджуємо, а в іншому те саме, в той самий час, у тому самому відношенні заперечуємо, не можуть бути одночасно істотними й одночасно хибними» [7, с.87].

Цей закон має надзвичайно велике значення в практичній життєдіяльності людей. На дії цього закону, наприклад, грунтується юридичний принцип алібі. Якщо доведено, що підозрюваний під час скоєння злочину перебував не на місці злочину, а в іншому, то цим автоматично доводиться, що цей підозрюванний є невинним [7, с.87].

Закон виключення третього можна сформулювати так: із двох суперечливих суджень одне завжди буде істинним, друге хибним, а третього бути не може. Інакше кажучи, якщо людина оцінює певне судження як істотне, то заперечення цього судження буде хибним, і навпаки [7, с.87].

Закон достатньої підстави, який можна сформулювати так: «Будь-яке судження повинно мати достатню підставу, внаслідок якої воно оцінюється як істотне, а не як хибне». Наприклад, щоб оцінити судження «Сьогодні вівторок» як істотне, достатньо вказати на те, що істинним є судження «Вчора був понеділок» [7, с.88].

Помилки, пов’язані з порушенням законів логіки, призводять до непослідовності в процесі міркування, прийняття хибних суджень за істинні, значно перекручують змістове сприйняття будь-якого юридичного тексту [4, с.110].

В юридичних документах усі міркування повинні бути доведені, а висновки – мотивовані. У випадку правильного застосування законів логіки висновки будуть істинними [4, с.111].

В юридичних документах слід уникати плеоназмів ( від грец. pleonasmos – надмірність, перебільшення) – багатослів’я; близькі за змістом слова, які є логічно зайвими. Плеоназм характеризується надмірністю мовних засобів і є таким поєднанням слів, коли одне з них вміщує у своєму значенні всю потрібну для повідомлення інформацію, а інше є логічно зайвим (злочин був учинений о дев’ятнадцятій годині вечора) [4, с.111].

Не можна припускатися тавтології (від грец. tauto – те саме й logos – слово, вчення) – вид логічної помилки у визначенні поняття; логічно неспроможне визначення, в якому тлумачення є простим повторенням іншими словами того, що мислиться у визначеному [4, с.111].

Наявність плеоназмів і тавтології свідчить про недостатню логічну та мовну драматичність людини, що є наслідком недбалого ставлення до добору слів. У науковому й офіційно-діловому стилях плеоназми і тавтологія неприпустимі [4, с.112].

Технічні вимоги. Для укладення будь – якого правозастосовного документа існує відповідний формат паперу. Загально визнаний формат А4, текст якого друкується через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 – через один інтервал [5, с.21].

Для друкування текстів правозастосовчих документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементи" тексту документа або його реквізитів тощо [6].

При оформлені документів на двох і більше аркушах сторінки, частини, починаючи з другої, мають бути пронумеровані [5, с.21].

Колір паперу – білий, хоча останнім часом спостерігається тенденції використовувати різні кольори [5, с.22].

Важливе значення при складанні правозастововчого акта і набуття ним юридичної сили мають реквізити [5, с.22].

Реквізит (лат. requisitum – обов’язкове) – сукупність обов’язкових даних, без яких документ не може бути основою для врахування і не має юридичної сили. Це обов’язкові дані, встановлені законом чи положенням для ділових документів. Відсутність хоч би одного із реквізитів позбавляє можливості отримувача можливості використання документа за призначенням [12, с.341].

Порядок оформлення службових документів визначено Державним стандартом 4163-2003 «Вимоги до оформлення документів» виданого Державним комітетом України з питань технічного регулювання та споживчої політики та Постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. N 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади». У ньому викладено правила оформлення кожного реквізиту документа.

Державний стандарт 4163-2003 діє з 1 вересня 2003 року і застосовується до оформлення документів у всіх структурах держави. В ньому 32 реквізити:

1. зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим;

2. зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

3. зображення нагород;

4. код організації;

5. код форми документа;

6. назва організації вищого рівня;

7. назва організації;

8. назва структурного підрозділу організації;

9. довідкові дані про організацію;

10. назва виду документа;

11. дата документа;

12. реєстраційний індекс документа;

13. посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14. місце складення або видання документа;

15. гриф обмеження доступу до документа;

16. адресат;

17. гриф затвердження документа;

18. резолюція;

19. заголовок до тексту документа;

20. відмітка про контроль;

21. текст документа;

22. відмітка про наявність додатків;

23. підпис;

24. гриф погодження документа;

25. візи документа;

26. відбиток печатки;

27. відмітка про засвідчення копії;

28. прізвище виконавця і номер його телефону;

29. відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30. відмітка про наявність документа в електронній формі;

31. відмітка про надійдення документа до організації;

32. запис про державну реєстрацію [8].

Окремі з вищезазначених реквізитів є обов'язковими для кожного правозастосовчого акта, незалежно від його виду. До них належать:

1. Державний Герб України

2. назва організації, установи, підриємства (ініціатора документа);

3. індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, телефону, факсу, рахунку в банку;

4. назва виду документа;

5. дата;

6. заголовок до тексту;

7. адресат;

8. індекс;

9. текст;

10. підпис;

11. печатка [9].

Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. N 2137-XII "Про Державний герб України", Герба Автономної Республіки Крим - відповідно до нормативно-правових актів Верховної Ради Автономної Республіки Крим [10].

Зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування установи, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів [10].

Найменування установи - автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування установи вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа. Найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, а у разі відсутності офіційно визначеного скорочення - повністю. На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ вищого рівня [10].

На бланку установи, яка одночасно підпорядкована місцевій державній адміністрації і міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщується тільки найменування держадміністрації[10].

Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу установи зазначається тоді, коли вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування установи[10].

Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД).

Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться.

Наприклад: 02.03.2011.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2011 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в установі.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в установі, наприклад: 845/01-10, де 845 - порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою.

У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатись також інший індекс, що застосовується в установі) та порядковий номер, наприклад: 02-15/258, де 02-15 - індекс справи за номенклатурою, 258 - порядковий номер.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02-11/208 - для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів - 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім - 77 міліметрів.

Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях (статутах) про установу, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі (розпорядженні) про розподіл обов'язків між керівником та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються керівником установи або за його дорученням - заступником керівника. У міністерствах право підпису листів інформаційного характеру та інших документів, що надсилаються до органів державної влади та які не пов'язані із здійсненням міністрами політичних функцій, може надаватися керівникам самостійних структурних підрозділів.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються керівником установи або його заступниками згідно з розподілом повноважень або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад:

Міністр фінансів

підпис

ініціали (ініціал імені), прізвище

або

Міністр

підпис

ініціали (ініціал імені), прізвище

У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня керівник підписує всі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи - автора, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

Директор	підпис	ініціали (ініціал імені), прізвище
Головний бухгалтер	підпис	ініціали (ініціал імені), прізвище

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Міністр юстиції	Міністр фінансів
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище відбиток гербової печатки	підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище відбиток гербової печатки

У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В. о." здійснюється у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).

На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою установи.

Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

Лінгвістичні вимоги. Обов’язковим складовим, де викладається зміст документа, є текст. Під час написання тексту укладач повинен дотримуватися таких вимог [5, с.22].

По-перше, документ має бути позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

По-друге, наявність уставлених мовних зворотів, певна стандартизація початку та закінчення правозастосовного документа.

По-третє, лексика здебільшого нентральна, вживається в нентральномуи значення [5, с.22].

По-четверте, у текстах вживаються словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу. Наприклад: рішення надсилається, управління проводить конкурс, міністерство попереджає. Текст документа повинен чітко і переконливо відбивати причину й мету написання, розкривати суть справи.

По-п’яте, найхарактерніші речення - прості поширені [5, с.22].