14. Загальні вимоги до мовних засобів ділових паперів

Об 'єктивність.

Особистий момент у документах зведений до мінімуму. Від першої особи викладають прохання (рідше пропозицію), висловлене в заяві, інформацію, подану в автобіографії, доповідній чи пояснювальній записці, розпорядчих документах, рекомендаційному листі, напр.:

Прошу звільнити мене від занять...;

Доводжу (доводимо) до Вашого відома...

Я не з явився на заняття...

Наказую... Пропоную...

Об'єктивність документів пов'язана з використанням безособових конструкцій -односкладних безособових речень, присудок в яких виражений формою інфінітива дієслів, безособовими дієсловами та предикативними формами дієслів на -но, -то, предикативними прислівниками, напр.: Запропоновано внести на розгляд питання про ...

Об'єктивності надає документам текст, викладений від третьої особи, напр.: Комісія ухвалила...; Університет гарантує...

Стандартність.

Стандартність документів на рівні мовних засобів передбачає використання готових, перевірених практикою словесних формул, які легко сприймаються і точно описують ситуацію, яка неодноразово повторюється. Стандартизація мови документів дає змогу скоротити кількість зайвої інформації, швидко та ефективно її опрацювати. Стандартизовані мовні звороти виступають як сигнал певного типу інформації, напр.: У порядку надання технічної допомоги... (лист-прохання). Стандартизація мови ділових паперів відбувається здебільшого на синтаксичному та лексичному рівнях. Стандартні речення - це тип речень загального зразка, з чітко визначеним порядком розміщення його складових частин, членів речення і словесного наповнення конкретної синтаксичної моделі, напр.: Заслухавши та обговоривши...; Комісія прийшла до висновку; Рішення остаточне і оскарженню не підлягає.

Основними лексичними засобами стандартизації мови ділових паперів є канцеляризми, або кліше.

Канцеляризм - це слово або стійке словосполучення, граматична форма чи конструкція, які визначають специфіку адміністративно-канцелярського підстилю офіційно-ділового стилю літературної мови. Відзначаються сухістю, беземощйністю, словотвірною одноманітністю, напр.:

Заява. Доповідна записка. Витяг з протоколу. Довести до відома... Цей факт засвідчує...

Уживання мовних штампів у невідповідному контексті вважають порушенням мовної норми, напр.: Нам треба зустрітися з метою обговорення питання... замість Нам треба зустрітися, щоб обговорити...; або Я прибув на мітинг замість Я прийшов (приїхав) на мітинг.

Логічна послідовність.

Усі частини документа логічно пов'язані. Це виявляється в межах речення чи тексту документа, які будуються з чітким дотриманням послідовності викладу матеріалу, вмотивованим порядком розташування змістових частин тексту (вступ, основна частина, висновки) та поділом його на абзаци, пункти, підпункти.

Мовними засобами реалізації виступають слова, які вказують на причинно-наслідкові зв'язки (тому що; оскільки; через те, що; внаслідок того, що), підкреслюють наступність, черговість подій або явищ (спочатку, водночас, одночасно, потім, насамкінець), виражають протиставлення (не ... а), позначають результативність виконання дій (отже, таким чином, в результаті).

Ясність викладу, точність опису.

Документ має бути зрозумілим, не викликати двозначності. Це досягається тоді, коли працівник глибоко проникає в суть справи і вміє дібрати слова і вислови, які дають змогу точно описати події чи явища об'єктивної дійсності, правильно користується термінами, уникає вузько вживаних професіоналізмів.

Особливої точності та ясності потребують формулювання наказів, прохань, розпоряджень.

Свобода від суперечностей.

У документі не може бути смислової суперечності, коли аргументи суперечать один одному. Одночасно форма вираження не має суперечити змісту висловлювання, наприклад, прохання, що висловлене у формі наказу: Дозвольте (прошу дозволити) повернутися до виконання своїх обо 'язків!

Переконливість.

Забезпечується обґрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі цифрової інформації та фактів.

Переконливим діловий папір робить також вмінням розмістити матеріал - усе важливе слід подавати в документі, а інше оформляти у вигляді додатків.

Лаконічність,

Лаконічним вважають документ, в якому немає багатослівної аргументації, зайвих слів та повторень. Лаконічності можна досягти вживанням простих речень, загальноприйнятих скорочень, умовних позначень, а також стандартних зворотів мови.