Лекция 9 Группа процессов исполнения (Продолжение)

• Процесс обеспечения качества

• Управление коммуникациями проекта

• Планирование коммуникаций

• Запрос информации у продавцов

• Отбор продавцов

Процесс обеспечения качества

• Это процесс, необходимый для систематической проверки качества выполнения проекта.

К методам контроля качества можно отнести: диаграмму Парето, диаграмму причин и следствий, контрольные карты, гистограммы, диаграммы разброса.

Диаграмма Парето

Диаграмма Парето – это разновидность столбчатой диаграммы, применяемой для наглядного отображения рассматриваемых факторов в порядке уменьшения их значимости.

Диаграмма Парето является наглядным изображением информации, чтобы из многочисленных факторов, оказывающих влияние, выбрать те факторы, которые например с точки зрения затрат имеют наибольшее значение. Очень часто незначительные причины обуславливают наибольшее влияние. Таким образом, выяснив причины появления немногочисленных существенно важных дефектов, можно устранить почти все потери, сосредоточив усилия на ликвидации именно этих причин и отложив пока рассмотрение причин, приводящих к остальным многочисленным несущественным дефектам.

Поиск решения проблем начинают

с их разделения по отдельным факторам (проблемы, относящиеся к финансовым;  проблемы, относящиеся к браку; проблемы, относящиеся к работе оборудования или исполнителей и т.д.), сбора и анализа данных отдельно по группам проблем.  Чтобы выяснить, какие из этих факторов являются основными, строят диаграмму Парето и приводят анализ диаграммы.

Контрольный листок регистрации данных

Типы дефектов	Группы данных	Итого
Трещины Царапины Пятна Деформация Разрыв Раковины Прочие	/////  ///// /////  /////  /////  /////  /////  /////  /////  /////  // /////  / /////  /////  /////  /////  /////  /////  …. /////  ////	10 42 6 104 4 20 14
Итого		200

Причинно-следственная диаграмма (Диаграмма Исикава)

Служит для графического изображения взаимосвязи показателя качества продукции со всеми возможными причинами.

Причинно-следственная диаграмма или диаграмма Исикавы является графическим изображением, которое в сжатой форме и логической последовательности распределяет причины.

Основная цель диаграммы – выявить влияние причин на всех уровнях технологического процесса. Главным достоинством ее, является то, что она дает наглядное представление не  только о тех факторах, которые влияют на изучаемый объект, но и о причинно-следственных связях этих факторов (что особенно важно).

Эту диаграмму из-за ее формы часто называют «рыбьей костью» или «рыбьим скелетом». Схема представляет собой графическое упорядочение факторов, влияющих на объект анализа.

Схема Исикавы

При вычерчивании схемы Исикавы следует выбрать один показатель качества или одно из следствий, которые необходимо проконтролировать, и поместить его справа в конце горизонтальной линии. Основные группы причин распределяются тогда как рыбий скелет, отдельные причины стрелками указывают на основную причину (подводят большие первичные стрелки, обозначающие главные факторы, влияющие на объект анализа).

Далее к каждой первичной стрелке необходимо подвести стрелки второго порядка, к которым, в свою очередь подводят стрелки третьего порядка и т. д. до тех пор, пока на диаграмму не будут нанесены все стрелки, обозначающие факторы, оказывающие заметное влияние на объект анализа в конкретной ситуации. Каждая из стрелок, нанесенная на схему, должна представлять собой  в зависимости от ее положения либо причину, либо следствие: предыдущая стрелка по отношению к последующей всегда выступает как причина, а последующая как следствие. В каждую границу факторов включаются конкретные причины, которые можно проконтролировать и принять мероприятия по их устранению. 

Управление коммуникациями проекта

• Управление коммуникациями проекта – это область знаний, включающая в себя процессы, необходимые для своевременного формирования, сбора, распространения, хранения, получения и использования информации проекта.

Процессы управления коммуникациями проекта включают в себя следующие элементы

-Планирование коммуникаций;

-Распространение информации;

- Отчетность по исполнению;

-Управление участниками проекта.

Планирование коммуникаций

Для управления информацией создается коммуникационный план При составлении коммуникационного плана проводится анализ требований к коммуникациям, результатом которого является сводка информационных потребностей участников проекта.

Коммуникационный план

В коммуникационном плане описан подход к обмену информацией и организации сотрудничества в рамках проекта. В плане идентифицированы целевые аудитории проекта, передаваемая информация и методы ее распространения. Он призван помочь в организации эффективного и координированного обмена сведениями.

Целевые аудитории

• Команда проекта объединяет заинтересованных лиц и всех сотрудников, вовлеченных в работу по проекту.

• Заинтересованные лица организации – заинтересованные лица из руководства корпорации.

• Внутренняя группа организации – все работники корпорации.

• Поставщики — представители поставщиков для контактов по вопросам проекта.

Информация о проекте

• Вся информация о данном проекте разделена на шесть категорий:

• Резолюции – документы, заявки на изменения, запросы в бюджет, описания результатов проекта, требующие одобрения заинтересованных лиц.

• Отчет о состоянии проекта для заинтересованных лиц – общие описания пройденных этапов, крупные достижения, текущие сведения о выполнении расписания и бюджета, проблемы и осуществившиеся риски.

• Подробный отчет о состоянии – завершенные и выполняемые группы работ, достижения команды, нерешенные проблемы, обмен опытом.

• Справочник по проекту – все документы проекта, а также документы, включенные в список промежуточных результатов.

• Сотрудничество – заявки на изменения, проблемы, риски, обмен опытом.

• Открытая информация – общие обзоры и отчеты.

Способы передачи информации

• Электронная почта — предпочтительный метод передачи информации, требующей выполнения каких-либо действий.

• Голосовая почта — вспомогательный метод передачи информации.

• Совещания постараться свести к минимуму.

• Web-сайт SharePoint — вся справочная информация проекта.

При выборе метода коммуникации следует учитывать:

• отчеты о состоянии проекта для различных аудиторий содержат различную информацию;

• совещания могут иметь различный формат – от общего стартового совещания до ежедневных «планерок» с небольшими группами участников;

• селекторные совещания удобны при удаленном размещении участников, но имеют множество недостатков;

• рассылка документов предпочтительна, если предполагается ответное действие получателя;

• создание общедоступных хранилищ – удобный способ организации информации, которая нужна некоторым участникам время от времени;

• бюллетени и списки рассылки подходят для информации, которую нужно довести до большого количества людей.

План управления коммуникациями может содержать:

• требования к коммуникациям со стороны участников проекта;

• сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и уровень детализации;

• имя сотрудника, ответственного за передачу информации;

• имя сотрудника или группы – получателей данной информации;

• методы и технологии, используемые для передачи информации;

• частота коммуникации;

• схема передачи по инстанциям, определяющая сроки и порядок передачи на вышестоящие уровни проблем, которые не могут быть решены персоналом на низшем уровне;

• метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по мере развития проекта;

• глоссарий общепринятой терминологии.

Распространение информации

• Этапами коммуникации являются:

• передача информации;

• получение информации;

• понимание сути;

• достижение согласия;

• действие.

Коммуникации

При коммуникации отправитель отвечает за ясность и полноту информации и за обеспечение ее понимания получателем. Получатель отвечает за правильное получение всей информации и за ее правильное понимание. Чтобы достичь понимания следует придерживаться правил изложения информации:

• говорите на языке, понятном аудитории;

• будьте точны;

• будьте кратки;

• акцентируйте положительные моменты.

Коммуникации принимают различ6ные формы, например, сообщение может быть:

• письменное и устное;

• внутреннее и внешнее;

• официальное и неофициальное;

• вертикальное и горизонтальное.

Конкретными результатами анализа накопленных знаний могут являться:

• обновление базы накопленных знаний;

• вход для системы управления знаниями;

• обновление правил, процедур и процессов, принятых в компании;

• приобретение дополнительных навыков ведения бизнеса;

• общее улучшение продуктов или услуг;

• обновление плана управления рисками.

Выходами процесса распространения информации являются обновленные активы организационного процесса:

Документация о накопленных знаниях;

• Документация проекта;

• Отчеты по проекту;

• Презентации проекта;

• Обратная связь с участниками проекта;

• Уведомление участников проекта.

Запрос информации у продавцов

• Это процесс, необходимый для получения информации, расценок или предложений.

Отбор продавцов

• Это процесс, необходимый для изучения предложений, выбора из потенциальных продавцов и заключения письменного контракта с продавцом.