Лекция 10 Группа процессов мониторинга и управления

1. Понятие о группе процессов мониторинга и управления.

2. Мониторинг и управление работами проекта.

3. Общее управление изменениями.

4. Подтверждение содержания.

5. Управление содержанием.

6. Управление расписанием.

7. Управление стоимостью.

8. Процесс контроля качества.

9. Управление командой проекта.

Понятие о группе процессов мониторинга и управления

• Группа процессов мониторинга и управления состоит из процессов, выполняемых для правильного исполнения проекта, так чтобы возможные проблемы были обнаружены вовремя и, в случае необходимости, могли быть предприняты корректирующие действия для управления исполнением проекта. Команда проекта должна определить, какие из процессов нужны для конкретного проекта команды.

• Главное достоинство этой группы процессов в том, что ход исполнения проекта регулярно контролируется и оценивается, что позволяет выявить отклонения от плана управления проектом. В группу процессов мониторинга и управления входят также управление изменениями и рекомендации относительно предупреждающих действий в связи с возможными проблемами.

Группа процессов мониторинга и управления

В группу процессов мониторинга и управления, например, входят:

• Мониторинг соответствия текущих операций проекта плану управления проектом и базовому плану исполнения проекта

• Влияние на факторы, которые нарушают общее управление, для того чтобы внедрялись только одобренные изменения.

Постоянный мониторинг дает команде проекта представление о состоянии проекта и выделяет участки, которым нужно дополнительное внимание. Группа процессов мониторинга и управления не только наблюдает и управляет работами, производимыми в течение группы процессов, но также наблюдает и управляет всеми действиями по проекту

Мониторинг и управление работами проекта

Мониторинг проекта - регулярно выполняемая оценка состояния проекта, учитывающая различные виды деятельности в рамках проекта.

Целью мониторинга является предоставление руководству компании оперативной интегрированной информации о реализации проекта, достаточной для принятия ключевых решений по проекту.

Автоматизированная система управления проектами, должна обеспечить:

-Хранение всей необходимой информации по проекту;

-Сбор необходимой информации непосредственно по мере ее появления в ходе проекта;

-Представление этой информации, как в интегральной, так и в детальной форме в соответствии с запросами пользователей. Отображение соответствия плана и фактических событий проекта.

Статус проекта

• характеризует состояние хода проекта и позволяет обнаруживать попадание проекта в зону риска для оперативного вмешательства в ход проекта.

Аудит проекта

• - проверка соответствия формализованной организационной деятельности по реализации проекта принятым стандартам управления проектами. Аудит производится в определенные моменты выполнения проекта с целью контроля качества управления и подготовки рекомендаций по улучшению качества управления в проекте.

Аудит проекта проводится для контроля исполнения корпоративных процедур управления проектом и правильности оформления документов проекта. Предметом аудита проекта не являются технические решения и содержание технической документации проекта (аудит технических решений и технической документации является предметом процессов, реализованных в других подсистемах системы управления качеством компании).

Экспертиза проекта

• - детальный анализ определенных областей деятельности в рамках проекта и составления общей картины проекта в целях повышения качества выполнения, как данного проекта, так и проектов компании в целом.

Экспертизу осуществляют наиболее квалифицированные и опытные специалисты в области управления проектами. К проведению экспертизы могут привлекаться специалисты в смежных областях, а также весь персонал проекта, в том числе, занятый в успешных областях проекта.

Для проведения экспертизы используется следующая информация:

• Формализованные данные, полученные в результате процедур аудита и мониторинга проекта.

• Сведения, получаемые путем консультаций и собеседований и относящиеся к неформализованным (или слабо формализованным) областям управления проектом (компетентность персонала, межличностные отношения и т.д.).

• По результатам экспертизы готовится Заключение, содержащее анализ причин, а также рекомендации по организационным решениям и мероприятиям для преодоления неблагоприятного развития данного проекта либо, в случае успешного развития проекта - для систематизации и тиражирования положительного опыта.

Мониторинг и управление работами проекта

• Это процесс, необходимый для сбора, измерения и распространения информации об исполнении проекта и оценки измерений и тенденций для влияния на улучшение процессов. Этот процесс включает в себя мониторинг рисков, что позволяет обеспечить выявление рисков на ранних стадиях, после чего составляется отчет об их состоянии и приводятся в исполнение соответствующие планы реагирования на риски. Мониторинг включает в себя отчеты о текущем состоянии, оценку прогресса и прогнозирование. Отчеты об исполнении предоставляют информацию об исполнении проекта по таким показателям, как содержание, расписание, стоимость, ресурсы, качество и риски.

Входы	Инструменты и методы	Выходы
1. План управления проектом	1. Методология управления проектами	1. Рекомендованные корректирующие действия
2. Информация об исполнении работ	2. Информационная система управления проектами	2. Рекомендованные предупреждающие действия
3. Отклоненные запросы на изменения	3. Управление освоенным объемом	3. Прогнозы
	4. Экспертная оценка	4. Рекомендованые исправления дефектов
		5. Запрошенные изменения

Общее управление изменениями

• Это процесс, необходимый для управления факторами, создающими изменения, чтобы эти изменения были благотворными. Он необходим также для отслеживания внесения изменений и для управления одобренными изменениями, в том числе временем их обработки. Этот процесс выполняется в течение всего проекта, от инициации до закрытия проекта.

Подтверждение содержания.

Это процесс, необходимый для формализации приемки завершенных результатов поставки проекта.

Входы	Инструменты и методы	Выходы
1. Описание содержания проекта	1. Инспекция	1. Принятые результаты поставки
2. Словарь ИСР		2. Запрошенные изменения
3. План управления содержанием поекта		3. Рекомендованные коректирующие действия
4. Результаты поставки

Управление содержанием

Входы	Инструменты и методы	Выходы
1. Описание содержания проекта	1. Система управления изменениями	1. Описание содержания проекта (обновления)
2. Иерархическая структура работ	2. Анализ отклонений	2. Иерархическая структура работ (обновления)
3. Словарь ИСР	3. Корректировка планов	3. Словарь ИСР (обновления)
4. План управления содержанием проекта	4. Система управления конфигурацией	4. Базовый план по содержанию (обновления)
5. Отчеты об исполнении		5. Запрошенные изменения
6. Одобренные запросы на изменения		6. Рекомендованные корректирующие действия
7. Информация об исполнении работ		7. Активы организационного процесса (обновления)
		8. План управления проектом (обновления)

Управление расписанием

Входы	Инструменты и методы	Выходы
1. План управления расписанием	1. Отчетность о прогрессе проекта	1. Данные для модели расписания (обновления)
2. Базовый план расписания	2. Система управления изменениями расписания	2. Базовый план расписания (обновления)
3. Отчеты об исполнении	3. Измерение эффективности	3. Измерение эффективности
4. Одобренные запросы на изменение	4. Программное обеспечение для управления проектами	4. Запрошенные изменения
	5. Анализ отклонений	5. Рекомендованные корректирующие действия
	6. Сравнительные диаграммы расписания	6. Активы организационного процесса (обновления)
		7. Список операций (обновления)
		8. Параметры операции (обновления)
		9. План управления проектом (обновления)

Управление стоимостью

Входы	Инструменты и методы	Выходы
1. Базовый план по стоимости	1. Система управления изменением стоимости	1. Стоимостная оценка (обновления)
2. Требования к финансированию проекта	2. Анализ измерения эффективности	2. Базовый план по стоимости (обновления)
3. Отчеты об исполнении	3. Прогнозирование	3. Измерения эффективности
4. Информация об исполнении работ	4. Анализ эффективности исполения проекта	4. Прогнозируемое завершение
5. Одобренные запросы на изменения	5. Программное обеспечение для управления проектами	5. Запрошенные изменения
6. План управления проектом	6. Управление отклонениями	6. Рекомендованные корректирующие действия
		7. Активы организационного процесса (обновления)
		8. План управления проектом (обновления)

Управление стоимостью

Входы	Инструменты и методы	Выходы
1. Базовый план по стоимости	1. Система управления изменением стоимости	1. Стоимостная оценка (обновления)
2. Требования к финансированию проекта	2. Анализ измерения эффективности	2. Базовый план по стоимости (обновления)
3. Отчеты об исполнении	3. Прогнозирование	3. Измерения эффективности
4. Информация об исполнении работ	4. Анализ эффективности исполения проекта	4. Прогнозируемое завершение
5. Одобренные запросы на изменения	5. Программное обеспечение для управления проектами	5. Запрошенные изменения
6. План управления проектом	6. Управление отклонениями	6. Рекомендованные корректирующие действия
		7. Активы организационного процесса (обновления)
		8. План управления проектом (обновления)

Процесс контроля качества

• Это процесс, необходимый для мониторинга определенных результатов проекта с целью определения их соответствия принятым стандартам качества и выработки путей устранения причин неудовлетворительного исполнения.

Основные положения системы обеспечения качества управления проектами.

Система обеспечения качества управления проектами необходима для того, чтобы выполнение каждого проекта гарантировано приводило к удовлетворению потребностей (цели, требования и ожидания) всех заинтересованных сторон (участников проекта), и в первую очередь заказчика.

Основными процессами обеспечения качества управления проектами являются:

• Планирование качества проекта - определение конкретного перечня стандартов качества, которым необходимо следовать при проведении работ по проекту, и мероприятий, необходимых для обеспечения требований этих стандартов.

• Выполнение запланированных мероприятий - реализация в процессе выполнения проекта запланированных мероприятий по обеспечению качества проекта.

• Контроль качества выполнения проекта - спланированный и систематизированный контроль реализации проекта и выполнения запланированных мероприятий по обеспечению качества, осуществляемый в различных формах (аудит, мониторинг, экспертиза).

Управление командой проекта

• Формирование команды проекта.  Команда проекта как социальная группа обладает определенными характеристиками. При формировании и организации работы команды менеджер должен учитывать эти характеристики.

•   Команда проекта характеризуется прежде всего достаточной степенью сплоченности - высокой мерой тяготения друг к другу. Опасным следствием сплоченности является групповое единомыслие - тенденция подавления мнений, не согласующихся с групповым

Формирование команды проекта

• Команда проекта как социальная группа обладает определенными характеристиками. При формировании и организации работы команды менеджер должен учитывать эти характеристики.

•   Команда проекта характеризуется прежде всего достаточной степенью сплоченности - высокой мерой тяготения друг к другу. Опасным следствием сплоченности является групповое единомыслие - тенденция подавления мнений, не согласующихся с групповым

При отборе команды проекта помимо профессиональных требований необходимо учитывать следующие качества:

• умение работать в группе;

•   самостоятельность, предприимчивость;

•   желание брать ответственность за принимаемые решения;

•  умение принимать рискованные решения, работать в условиях неопределенности;

•   коммуникабельность, стрессоустойчивость;

•   низкий уровень конфликтности;

•   соответствие ценностных установок целям и ценностям проекта.

Планирование работы команды.

Планирование деятельности команды должно начинаться еще на стадии прединвестиционных исследований, на этапе определения возможного руководителя проекта. После определения структуры команды и избрания менеджера проекта его задачей является тщательное планирование работы всех функциональных подразделений команды для эффективного использования и распределения ресурсов, выделенных на проект.

• Первым этапом этой работы является кадровое планирование - определение необходимого количественного и качественного состава команды и персонала проекта. Дальнейший процесс требует активного участия всех членов команды в составлении планов работы. Основой составления плана работы команды является план разработки и реализации проекта.

Лекция 11

Группа процессов мониторинга и управления

(продолжение)

Группа процессов завершения

1. Отчетность по исполнению

2. Управление участниками проекта

3. Наблюдение и управление рисками

4. Администрирование контрактов

5. Группа процессов завершения

6. Закрытие проекта

7. Завершение контрактов

1. Отчетность по исполнению

Это процесс, необходимый для сбора и распространения информации об исполнении. Эта информация включает в себя отчеты о текущем состоянии, оценку прогресса, а также прогнозирование.

Отчетность по исполнению

Входы	Инструменты и методы	Выходы
1. Информация об исполнении работ	1. Инструменты представления информации	1. Отчет об исполнении
2. Измерение эффективности	2. Сбор и сведение воедино информации о выполнении работ	2. Прогнозы
3. Прогнозируемое завершение	3. совещание по оценке текущего состояния	3. Запрошенные изменения
4. Результаты контроля качества	4. Системы регистрации затрат времени	4. Рекомендованые корректирующие действия
5. План управления проектом	5. Системы отчетности по стоимости	5. Активы организационного процесса (обновления)
- Базовый план исполнения
6. Одобренные запросы на изменения
7. Результаты поставки

Отчетность по исполнению предусматривает сбор всех данных базового плана и предоставление участникам проекта информации о выполнении работ. Отчетность по исполнению обычно должна содержать информацию о содержании, сроках, стоимости и качестве. Во многих проектах требуется также предоставление информации о рисках и поставках.

Информация об исполнении работ, относящаяся к состоянию готовности результатов поставки и достигнутых результатов, собирается в процессе выполнения проекта и поступает в качестве входа для процесса отчетности по исполнению.

Базовый план исполнения представляет собой одобренный план работ проекта, с которым сравнивается текущее исполнение проекта, и на основании которого определяются отклонения при анализе управления.

Одобренные запросы на изменения представляют собой запрошенные изменения на расширение или на сокращение содержания проекта, на изменение оценки стоимости или пересмотр оценок длительности операций, одобренных и подготовленных к исполнению командой проекта.

Для подготовки материалов о выполнении проекта для презентации можно использовать пакеты программного обеспечения (например, программы для создания отчетов в виде таблиц, программы для анализа крупноформатных электронных таблиц, программы для создания презентаций) или графические пакеты.

Информация для прогнозов и отчетов об эффективности, состоянии и прогрессе проекта может собираться из разных источников (например, из картотек, электронных баз данных, программного обеспечения для управления проектами) и с помощью систем, предоставляющих доступ к технической документации (например, чертежи, проектные спецификации и планы испытаний).

Совещания по оценке текущего состояния - это плановые регулярные события, имеющие целью обмен информацией по проекту. В большинстве проектов совещания по оценке текущего состояния проводятся с разной частотой и на разных уровнях. Например: команда управления проектом проводит такие собрания еженедельно в своем кругу и ежемесячно с участием представителей заказчика.

В отчетах об исполнении представляется в упорядоченном и суммированном виде собранная информация и анализ по результатам сравнения с базовым планом исполнения. В отчетах должна содержаться информация о состоянии и прогрессе проекта со степенью детализации, требуемой для данного участника проекта, согласно плану управления коммуникациями. В таблице 50 показаны примерные данные освоенного объема.