3.2 Системный подход к организации

Теория систем впервые была применена в точных науках и технике. Применение теории систем в управлении в конце 50 г.г. явилось важнейшим вкладом в школы науки управления. Выделяются два подхода к познанию действительности – предметный, или поэлементный, и системный. Первый из них рассматривает предмет взятый «сам по себе», второй – системный подход, является способ реализации вопросов о единстве, взаимосвязанности, целостности явлений. Системный подход позволяет лучше понять сложные, многозначные, многомерные явления действительности.

Системный подход - это способ мышления по отношению к организации и управлению. Чтобы создать, как системный подход помогает руководителю лучше понять организацию и более эффективно достичь целей, необходимо определить сначала, что такое система.

Под системой понимают целое, состоящее из объектов, взаимосвязь и взаимодействие которых порождает новые (системные) качества, не присущие объектам по отдельности, ни их арифметической сумме.

Все организации являются системами. Поскольку люди являются, в общем смысле, компонентами организаций (социальные компоненты), наряду с техникой, которые вместе используются для выполнения работы, они называются социо-техническими системами. Объекты, входящие в систему, называются элементами системы или подсистемами. Примером системы может служить предприятие. Наличие взаимосвязей и взаимодействий между цехами основного производства, производственными подразделениями, аппаратом управления позволяет получить свойство, отсутствующее у названных частей в отдельности и составляет подсистемы предприятия.

Понятие подсистемы это важное понятие в управлении. Социальные и технические составляющие организации считаются подсистемами. Посредством деления организации на отделы, группы, службы руководство намеренно создает подсистемы внутри организации различных уровней управления

Системы делятся на две большие группы: открытые и закрытые системы. Эта классификация основывается на общем количестве взаимного обмена, который система осуществляет с миром, окружающим её. Обмен с окружающей средой крайне важен для всех систем, потому что таким образом системы получают энергию и поддерживают своё существование. Они потребляют энергию извне и используют её для производства своей продукции. Эта продукция затем служит вкладом в другие системы.

Существует несколько типов систем:

Закрытые системы - это те системы, обмен информацией в которых с внешней средой мал или его вообще нет. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, её действия относительно независимы от среды, окружающей систему.

Открытые системы - наиболее широко распространённые системы в нашем мире. Это системы, свободно обменивающиеся информацией со своей и внешней средой. Часто обсуждаются граничные условия открытых систем. Они важны, потому что они определяют количество и качество

У открытых систем существуют отношения с другими системами и окружающей средой. Все производственные системы являются открытыми.

Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является само обеспечивающейся, она зависит от энергии, информации, материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить своё функционирование.

Руководители в основном занимаются системами открытыми, потому что все организации являются открытыми системами. Подходы, развиваемые ранними школами в управлении, не могли удовлетворить всем ситуациям, поскольку в них предполагалось, по крайней мере неявно, что организации являются закрытыми системами. Они активно не рассматривали среду в качестве важной переменной в управлении.

Системы, созданные людьми, называются искусственными. Искусственные системы целенаправленны, сознательно построены, рациональны, могут изменяться так, что их ценность будет увеличиваться. Их можно классифицировать на три вида: машинные, человек-машина, или социально-экономические системы.

Искусственные системы могут быть реальными и абстрактными.

Реальные системы управления - это те, которые имеют полный набор системных элементов: у них есть цели и задачи, назначение, структура, в них протекают какие-то реальные процессы, а значит, могут быть выделены материальные, энергетические, информационные потоки, имеют определённый выход. К реальным относятся не только организационные подразделения (отдел, группа).

Абстрактные системы, которые состоят из отдельных системных элементов. Например, система целей и задач, система функций и подразделения, взятые в отдельности.

Простые и сложные системы. Простота и сложность всегда относительны. Существует много систем более или менее сложных. Наиболее простые системы характеризуются следующим: набор выходов и входов простых систем невелик и является стабильным по количеству. Их действия или процессы заранее предопределены. Структура их однозначна, подсистемы или элементы могут иметь только определённые, заранее заданные связи или отношения. Состояние простых систем в каждый момент известно или может быть известно.

Следствием названных характеристик является возможность формального (математического) описания всех процессов, протекающих в простых системах, большая определённость их состояния в каждый момент. К простым системам могут быть отнесены различные виды оборудования и технических изделий, а так же большинство систем, создаваемых на их основе.

Практически все открытые и закрытые системы являются сложными по своей структуре. Крупные составляющие сложных систем, таких как организация, человек или машина, зачастую сами являются системами. Эти части называются подсистемами. Понятие подсистемы - это важное понятие в управлении. Посредством подразделения организации на отделы, руководством намеренно создаются подсистемы внутри организации. Системы, такие как отделы, управления и различные уровни управления, - каждый из этих элементов играет важную роль в организации в целом. Социальные и технические составляющие организации считаются подсистемами.

Подсистемы могут, в свою очередь, состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они взаимозависимы, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом.

На рисунке 3.2 представлено упрощенно изображение организации как открытой системы.

ВХОД

ПРЕОБРАЗОВАНИЕ

• Информация

• Капитал

• Труд

• ресурсы

• Продукция\услуги;

• Прибыль;

• Социальная ответственность

• Удовлетворенность работников

ВЫХОД

Обработка и преобразование входов

(зависит от эффективности управления)

Рисунок 3.2 Организация как открытая система.

На входе организация получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и материалы. Эти компоненты называются входами. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или услуги. Эта продукция или услуги являются выходами организации, которые она выносит в окружающую среду. Если организация управления эффективна, то в ходе процесса преобразования образуется добавочная стоимость входов. В результате появляются многие возможные дополнительные выходы, такие как прибыль, увеличение доли выхода, увеличение объема продаж (в бизнесе), реализация социальной ответственности, удовлетворение работников, рост организации и т.п.

Понимание того, что организации представляют собой сложные открытые системы, состоящие из некоторых взаимосвязанных подсистем, помогает объяснить, почему каждая из школ в управлении оказалась практически приемлемой лишь в ограниченных пределах. Каждая школа стремилась сосредоточить внимание на какой-то одной подсистеме организации. Бихевиористкая школа в основном занималась социальной подсистемой. Школы научного управления и науки управления - главным образом, техническими подсистемами. Следовательно они зачастую не могли правильно определить все основные компоненты организации. Ни одна из школ не задумывалась над воздействием среды на организацию. Более поздние исследования показывают, что это очень важный аспект работы организации. Сейчас широко распространена точка зрения, что, внешние силы могут быть основными детерминантами успеха организации, которые предопределяют какое из средств арсенала управления может оказаться подходящим и, вероятнее всего, успешным.