2. Попередній розгляд документів.

Уся кореспонденція, що надходить в установу, крім листів з написом «особисто», підлягає обов’язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється керівником канцелярії або іншою відповідальною за це особою згідно з розподілом обов’язків між працівниками.

Метою попереднього розгляду документів є виділення тих, що потребують обов’язкового розгляду керівниками або виконавцями відповідно до їх функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передають структурним підрозділам або безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів слід здійснювати у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядають і передають за призначенням негайно. Після попереднього розгляду документи, які підлягають реєстрації, реєструють і передають на розгляд керівнику установи або керівникам структурних підрозділів. Результати розгляду документів керівником відображаються в резолюціях. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції.

Попередній розгляд документів, що надходять з Верховної Ради, Адміністрації Президента і Кабінету Міністрів України, інших вищих органів державної влади здійснює у державних установах начальник загального відділу (канцелярії) або інший працівник цього відділу.

Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами проходження документів.

На розгляд керівника установи та його заступників передають закони України, акти та кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи з принципових питань діяльності установи, які потребують вирішення керівництвом. Інші документи передають в структурні підрозділи і виконавцям.

Документи, адресовані посадовим особам, крім керівника установи, як правило, скеровують безпосередньо їм. Однак, якщо особа, якій адресовано документ, є керівником великого структурного підрозділу, то документ може бути скерований безпосередньо одному з працівників підрозділу.

Для забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівниками установи і структурних підрозділів розробляє графіки доставки кореспонденції керівникам і структурним підрозділам.

3. Реєстрація документів.

Реєстрація документів – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу та запис у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрацію документів проводять з метою забезпечення її обліку, контролю за виконанням і оперативного використання наявної в документах інформації. Реєстрації підлягають документи всіх форм засвідчення. Реєстрація надає документам офіційності, юридичної чинності, позначає початок виконання документів в установі. Наприклад, індекс документа 10 – 7/43:

10 – код або індекс структурного підрозділу;

7 – номер справи, в якій буде зберігатися документ після виконання;

43 – порядковий реєстраційний номер документа.

Крім цифрових позначень, індекси можуть мати і літерні. Наприклад, до індексів наказів з особового складу допускається додавати літеру «к» (кадри) або «вк» (відділ кадрів).

Реєстрацію документів, як правило, здійснюють централізовано – у загальному відділі (канцелярії).

Децентралізовану реєстрацію документів застосовують в установах з обсягом понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз’єднаними структурними підрозділами та у випадках, зумовлених специфікою діяльності установи.

Місце реєстрації документів визначають в інструкції з діловодства. Основні правила реєстрації документів:

1. Кожен документ реєструють в певній установі лише один раз: вхідні документи – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; внутрішні та вихідні документи – у день підписання або затвердження; у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший його повторно реєструють.

2. Документи реєструють в межах груп залежно від назви, автора, змісту. Окремо реєструють:

- закони України, акти та кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів;

- накази установи з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про накладання стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань;

- рішення колегії установи;

- акти ревізій господарсько-фінансової діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання.

3. Під час реєстрації документам надають умовне позначення – реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструють, та індексу за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами.

4. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, обліково-статистичні, планові, звітні, бухгалтерські тощо) як ті, що створено для використання в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

5. Реєстрації підлягають традиційні машинописні (рукописні) документи та документи, створені за допомогою ПК.

До інструкції з діловодства додають затверджений перелік документів оперативного характеру, які не підлягають реєстрації діловодною службою:

• листи, що підійшли в копії;

• телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки;

• повідомлення про засідання, наради, збори і їх порядок денний;

• графіки, наряди, заявки, рознарядки;

• зведення та інформації, надіслані до відома;

• навчальні плани, програми (копії);

• рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій;

• прейскуранти (копії);

• норми витрати матеріалів;

• поздоровчі листи і запрошення;

• друковані видання;

• наукові звіти за темами;

• місячні, квартальні, піврічні звіти;

• форми статистичної звітності.

На документах оперативного характеру, які не підлягають реєстрації, Порядковий номер не проставляють. Реєстрація документів проводиться з 1 січня по 31 грудня включно.

Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи, накази.

Під час реєстрації вхідних документів на їх першій сторінці у правому нижньому кутку ставлять штамп, який містить індекс кореспондента, підрозділу та порядковий номер надходження документа за картотекою певної групи кореспондентів. Також вказують дату надходження документа.

Для зручності реєстрації і пошуку документів структурним підрозділам і групам кореспондентів присвоюють індекси.

Вихідну документацію реєструють у загальному відділі (канцелярії) та структурних підрозділах. При реєстрації листа-відповіді його вихідним номером є вихідний номер листа-запиту. Якщо вихідний документ є ініціативним, то його реєструють на картку, яку зберігають в картотеці ініціативної кореспонденції, а його номер складають з індексу кореспондента, індексу структурного підрозділу, порядкового номера за картотекою ініціативної кореспонденції, написаних через тире, та номер справи, в якій зберігають копію документа, написаного через дріб. Наприклад, 321-08-546/10.

Принципи індексації і побудови карток такі ж, як і для вхідної кореспонденції. Вихідні телефонограми, факси мають порядкову нумерацію в межах року. Їх реєструють в окремих облікових форма в тому ж порядку, що й всю іншу кореспонденцію.

У загальному відділі реєструють такі внутрішні документи: накази з основної діяльності, накази з особового складу, накази із оперативних питань, накази із особового складу підпорядкованих організацій, розпорядження. Інші види внутрішніх документів реєструють в структурних підрозділах.

Для реєстрації документів застосовують карткову (Додаток 2) і журнальну форми (Додаток 3).

Журнальну форму реєстрації документів можна використовувати в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік. Недолік журнальної форми реєстрації документів – неможливість створення довідкового апарату.

При картковій формі реєстрації всіх документів застосовують єдину реєстраційно-контрольну картку, придатну для опрацювання ПК. Рєстраційно-контрольні картки виготовляють в необхідній кількості примірників. Кількість примірників визначають за кількістю картотек, які ведуть в установі. Вибір виду і визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам установи.

В установах, де довідкові картотеки ведуть в структурних підрозділах, реєстраційно-контрольні картки складають у двох примірниках (для канцелярії і структурного підрозділу, якому картку передають разом з документом). У разі взяття документа на контроль виготовляють три примірники картки.

Рєстраційно-контрольні картки групують в довідкові картотеки, які створюють на кожен календарний рік.

Довідкову картотеку складають з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Першу частину картотеки використовують для пошуків документа в процесі його виконання за виконавцем, кореспондентами або термінами виконання. Другу частину картотеки використовують для пошуків виконаних документів з певного питання. Для полегшення пошуку можна використовувати різнокольорові картки для внутрішніх, вхідних та вихідних документів, а також розташовувати їх у картотеці у хронологічній послідовності.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних ПК. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки або шляхом прямого введення з документа встановленого складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа; заголовок або короткий зміст; резолюція; відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання. У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі – центральний банк реєстраційних даних.

Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи і місця їх знаходження.