4. Контроль за виконанням документів.

Контроль за виконанням документів – заходи для забезпечення своєчасного та якісного виконання документів. Категорії документів, що підлягають контролю, встановлюють відповідно до чинних нормативних актів з урахуванням специфіки діяльності конкретної установи і закріплюють в переліку.

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

• взяття документів на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

• перевірка своєчасного доведення документів до виконавців;

• попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

• облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;

• інформування керівника про хід та підсумки виконання документів;

• повідомлення про хід та підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

• зняття документів з контролю;

• формування картотеки виконаних документів.

Обов’язково контролюється виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України.

За виконання документа відповідають особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці. Якщо документ виконують кілька працівників, відповідальним за організацію виконання є працівник, який в резолюції зазначений першим. Але відповідають за своєчасне і правильне виконання завдання однаковою мірою всі вказані в резолюції виконавці. Безпосередній контроль за виконанням документів покладають на канцелярію або спеціально створену контрольну службу. У структурних підрозділах контроль за виконанням документів здійснює секретар або працівник, відповідальний за діловодство.

Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-конторльних картках (РКК) (Додаток 4). Під час взяття документа на контроль на лівому березі його першого аркуша проставляють штамп «Контроль» або літеру «К», після чого документ передають виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставлять до контрольної картотеки. РКК документів, що перебувають на контролі, групують в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями або за групами документів (постанови, розпорядження, накази тощо). Відомості про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час перевірок структурного підрозділу-виконавця, вносять в РКК у графу «Контрольні відмітки». При цьому попередні записи не закреслюють.

В установі з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік періодично складають і надсилають до структурних підрозділів-виконавців переліки документів, не виконаних у встановлені терміни. Після заповнення відповідних граф переліки повертають до контрольної служби. В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням може проводитися за допомогою ПК. При комп’ютеризованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюють за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання, змістом.

Документ вважають виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішено і кореспонденту надіслано відповідь по суті. Після виконання документ знімають з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка його поставила на контроль. При цьому і на документі, і на РКК роблять помітку про зняття з контролю.