4. Прийняття та обробка вхідних документів.

Рух документів, тобто проходження і порядок виконання документів, складається з таких основних етапів документообігу:

• приймання вхідних документів;

• попередній розгляд документів;

• реєстрація документів;

• розгляд документів керівництвом;

• виконання документів.

1. Приймання вхідних документів.

Кореспонденцію і телеграми приймають централізовано – у загальному відділі (канцелярії, спеціально призначеним працівником або секретарем). У разі надходження документів у неробочий час їх приймає черговий працівник. Інші працівники установи, незалежно від їх службового положення, не мають права приймати кореспонденцію безпосередньо від представників інших установ без реєстрації.

Незалежно від адресата кореспонденцію в установі передають секретареві. За необхідності він ставить особистий підпис і дату отримання документа в журналі про приймання документації. Якщо на конверті є напис «Терміново», «Вручити негайно», секретар зазначає час отримання документа.

До розкриття кореспонденції перевіряють правильність надсилання її на адресу, вказану на конверті. Неправильно надіслану кореспонденцію скеровують за призначенням.

У загальному відділі ( канцелярії чи секретар) розкривають всі конверти за винятком тих, які мають напис «Особисто» ( їх передають у запечатаному вигляді). Якщо в конверті з таким написом є службовий лист, то після прочитання його реєструють. На всіх вхідних документах проставляється реєстраційний штамп, що фіксує факт і час отримання документа. Штамп проставляють на межі нижнього та правого поля першого аркуша документа. Якщо ж конверти не розкривають, то штамп проставляють на лицьовому боці конверта. Реєстраційний штамп не проставляється на документах-додатках, газетах, журналах, проектах та інших матеріалах.

Під час розкриття конвертів перевіряють відповідність номерів на документах і конвертах. Якщо виявлено відсутність документа, додатків до нього або пошкодження, невідповідність номера документа номеру на конверті, складають акт у двох примірниках, один з яких надсилають відправнику, а другий передають до загального відділу ( в канцелярію).

Розкриваючи кореспонденцію, конверти необхідно зберігати у таких випадках:

• якщо дата поштового штемпеля необхідна як свідчення дати відправлення або отримання документа;

• якщо дата документа або дата його реєстрації з погляду особливостей роботи установи суттєво відрізняється від дати отримання документа;

• якщо на документі взагалі відсутня дата;

• якщо адресу відправника можна встановити тільки за допомогою конверта.

Доцільність збереження конверта, як правило, під час розкриття конверт встановлена бути не може. Її встановлюють під час попереднього розгляду або реєстрації документів. Тому доцільно знищувати конверти після реєстрації. Якщо в процесі реєстрації виявлено одну із вказаних ситуацій, конверт приєднують до документа і разом з ним вкладають у справу.

Документи, які складаються з двох і більше аркушів, скріплюють. Додатки складають в порядку їх номерів і скріплюють з документом.

У процесі первинного опрацювання деяку частину документів можна виділити і скерувати безпосередньо в структурні підрозділи.