Розділ іі. Організація роботи з документами. Загальні правила документообігу. Документопотоки. Приймання та обробка вхідних документів.

1. Теоретичні основи організації роби з документами.

Реальність сьогоднішнього ринку така, що керівникам підприємств і менеджерам середньої ланки приходиться стикатися з колосальним об’ємом інформації і оперативно обробляти її. Нажаль часто керівництво роблячи акцент на отриманні інформації від інших організацій, не затрудняють себе організацією її розприділення. Але користь від правильного належного інформаційного обміну всередині підприємства набагато перевищує затрачені на це ресурси.

Інформаційний обмін являється необхідним динамічним компонентом кожної соціальної організації. В любій компанії загальний стан організаційного клімату залежить від інформаційного обміну між керівництвом, підрозділами і працівниками. Інформаційний обмін існує в системі складних сіток комунікацій і взаємозв’язків і є посередником відношення між працівниками в рамках соціально-психологічного настрою компанії. Власне інформаційний обмін сприяє:

• упорядкуванню цілей, принципів дій, задач, стратегій і тактики роботи компанії;

• виникнення структурної системи компанії;

• створення підстави для виникнення і розвитку багатосуб’єктних складних дій;

• формуванню трьох основних механізмів удосконалювання діяльності – інтеграції, координації і концентрації дій.

Успіх компанії на ринку можливий, якщо її діяльність представляє собою стійке, поетапно розкручуючи рух до чітко визначеної мети. Такий рух реальний тільки за умови створення упорядкованої системи координації і механізмів конструктивного, нормативного регульованої взаємодії.

У своєму розвитку будь-яка компанія проходить ряд рівнів організованості – від станів і відносин деструктивного, неупорядкованого характеру спільних дій до складного, багатофункціональної, погодженої діяльності. Динаміка взаємодії припускає досить стійкий обмін значними результатами і засобами, що забезпечують досягнення взаємовигідних результатів. Цей процес в середині компанії здійснюється потоком інформаційного обміну. Перекручування, блокування інформаційних потоків, порушення паритетності обміну негайно позначається на організаційному кліматі і приводить до падіння ефективності діяльності компанії.

Для успішного керування інформаційними потоками необхідно функції інформаційного обміну.

Управління будь-яким об’єктом (галуззю, підприємством, підрозділом тощо) – це процес отримання, опрацювання і передачі інформації. Під інформацією розуміють відомості про навколишній світ і про процеси, які відбуваються в ньому, та їх сприйняття людиною або спеціальними приладами. З точки зору змісту або сфери діяльності, якій використовується інформація, її умовно поділяють на управлінську, наукову, технічну, медичну тощо.

Управлінська інформація – це інформація, якою послуговуються заклади, організації, підприємства з метою управління відповідними об’єктами. Управлінська інформація повинна бути повною, оперативною, достовірною. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути необхідним для прийняття управлінських рішень. Брак інформації призводить до прийняття хибних рішень або знижує їх обґрунтованість, надлишок інформації, наслідком інформації, наслідком якого є збільшення обсягу повідомлення без підвищення його інформативності, пов’язаний з додатковими витратами праці і часу робітників – управлінців. Інформація повинна бути оперативною, тобто такою, щоб за час її передачі й опрацювання стан об’єкта, до якого вона відноситься, не змінився. Достовірність інформації визначається ступенем відповідності її змісту об’єктивного стану речей та явищ. Зростання масштабів виробництва, науково-технічний прогрес, збільшення кількості господарчих одиниць і зв’язків між ними, вироблених товарів та швидкість змін економічної, технічної і соціальної ситуації приводять до зростання обсягів інформації, необхідної для ефективного управління об’єктами промисловості.

Більшість інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обов’язків елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можливо тільки за попередньої її фіксації.

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних сферах людської діяльності. Вони є об’єктом дослідження різноманітних наукових дисциплін, тому поняття “документ” багатозначне і залежить від того, де і для чого він використовується.

З латинської docиmentum означає взірець, посвідчення, доказ. Енциклопедичний словник трактує документ як:

1. письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

2. офіційне посвідчення особи (паспорт тощо);

3. достовірне історичне письмове джерело;

4. матеріальний об’єкт, в якому міститься та чи інша інформація (наприклад, інформаційна картка).

Деякі автори тлумачать документ як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Отже, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку і використання їх, називається документалістикою.

Під діловодством (справочинством) розуміють діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання і опрацювання статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації; інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збирання відомостей (письмово) і виданням вказівок тощо.

В умовах ринкової економіки значно зросла роль інформації. Тому невипадково вважають інформацію стратегічним ресурсом суспільства в цілому.

Інформація – інформування, повідомлення про будь-які факти, явища тощо, роз'яснення чого-небудь. А взагалі інформація – це сукупність різноманітних знань, сигналів, відомостей про фактичні та інші процеси і явища. що їх певна система сприймає від навколишнього середовища (вхідна інформація), видає в навколишнє середовище (вихідна інформація) або зберігає її в собі (внутрішня інформація), і використовується для визначення цілей.

Отже, інформація – це сукупність фактів, які поєднуються, зіставляються, порівнюються, узагальнюються, класифікуються або групуються таким чином, щоб полегшити прийняття рішення. Наприклад, інформацію про доходи й втрати підприємства дає змогу проаналізувати його діяльність за певний період і зробити висновки про необхідність прийняття тих чи інших рішень.

Відсутність необхідної інформації, використання неточних або неактуальних даних можуть призвести до серйозних економічних прорахунків. Тому метою використання інформації є зменшення невизначеності в процесі виробництва та прийняття управлінських рішень.

Для того, щоб підвищити оперативність і поліпшити якість управління, а також постійно вдосконалювати методи управління потрібно своєчасно забезпечувати менеджерів різних рівнів необхідною інформацією, яка давала б змову оцінити зовнішнє і внутрішнє середовища.

Інформація, що використовується для планування й оперативного управління, має свої особливості. Інформація для планування, відбиваючи загальну тенденцію розвитку, охоплює досить великі проміжки часу й має більш загальні характеристики порівняно з інформацією для оперативного управління, яка поділяється за функціональними завданнями, є ретроспективною (оцінює попередню діяльність і досягнуті результати), а також більш деталізованою.