2.4 Формирование и печать сводных документов

Для создания сводной таблицы, выделяем диапазон ячеек А8:К17 (Пример)

Выберем команду меню: Данные – Сводная таблица после чего появиться первое диалоговое окно Мастера сводных таблиц и диаграмм. В окне мастера определяем источник данных, для чего в рассматриваемом примере устанавливаем переключатель – В списке или данных Microsoft Excel. Другой переключить, Вид создаваемого отчета, по умолчании будет установлен в положение Сводная таблица. Щелкаем по кнопке Далее.

В

Рисунок 29

следующем окне мастера, будет предложено выделить диапазон ячеек, содержащий исходные данные. Щелкаем Далее.

В новом диалоге мастера вам нужно определить место размещения сводной таблицы. По умолчанию предлагается поместить таблицу на новый лист. Согласимся с этим и щелкам по кнопке макет.

Оформить макет сводной т аблицы можно двумя способами: с помощью панели инструментов Сводные таблицы непосредственно на рабочем листе или в диалоговом окне Мастера сводных таблиц и диаграмм.

Макет сводной таблицы содержит 4 области: Страница, строка, столбец, данные.

П

Рисунок 30

орядок следования полей в областях Страница, Строка, Столбец определяет иерархию группирования данных и формируемых итогов.

Перетаскиваем с помощью мыши кнопки с названиями столбцов (полей данных) из правой части диалогового окна в нужные области.

Макет сводной таблицы, создаваемой на основе данных нашего примера.

Щелкаем на кнопке ОК, чтобы вернуться к третьему диалоговому окну Мастера сводных таблиц и диаграмм, а затем щелкните на кнопке Готово, чтобы вернуться к рабочему листу, где уже создана сводная таблица в соответствии с заданными макетом, местом расположения и структурой.

Сводная таблица позволяет увидеть суммы в каждой категории отпущенных товаров по всем продавцам за каждый день.

3.Работа с субд Access.

3.1Создание объектов базы данных

Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003).

Развития вычислительной техники осуществлялось по двум основным направлениям:

• применение вычислительной техники для выполнения численных расчетов;

• использование средств вычислительной техники в информационных системах.

База данных – это интегрированная совокупность структурированных и взаимосвязанных данных, организованная по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы описания, хранения и обработки данных. Обычно база данных создается для предметной области.

Предметная область – это часть реального мира, подлежащая изучению с целью создания базы данных для автоматизации процесса управления.

Наборы принципов, которые определяют организацию логической структуры хранения данных в базе, называются моделями данных.

Существуют 4 основные модели данных – списки (плоские таблицы), реляционные базы данных, иерархические и сетевые структуры.

В течение многих лет преимущественно использовались плоские таблицы (плоские БД) типа списков в Excel. В настоящее время наибольшее распространение при разработке БД получили реляционные модели данных. Реляционная модель данных является совокупностью простейших двумерных таблиц – отношений (англ. relation), т.е. простейшая двумерная таблица определяется как отношение (множество однотипных записей объединенных одной темой).

От термина relation (отношение) происходит название реляционная модель данных. В реляционных БД используется несколько двумерных таблиц, в которых строки называются записями, а столбцы полями, между записями которых устанавливаются связи. Этот способ организации данных позволяет данные (записи) в одной таблице связывать с данными (записями) в других таблицах через уникальные идентификаторы (ключи) или ключевые поля.