1.3. Унификация учебной документации общеобразовательного учреждения

Положение о ведении журнала ГБОУ разработано на основе Закона Российской Федерации «Об образовании», Типового положения об образовательном учреждении, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 марта 2001 г. № 196, и Устава ГБОУ².

В соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании» ГБОУ осуществляет текущий контроль посещаемости обучающихся, итоги которого фиксируются в журнале. Журнал является государственным документом и ведение его обязательно для каждого воспитателя. Положение устанавливает правила ведения и заполнения  журнала. Положение рассматривается методическими объединениями, принимается Педагогическим советом и утверждается директором ГБОУ. Положение является локальным нормативным актом, регламентирующим деятельность Образовательного учреждения. Положение принимается на неопределенный срок. После принятия новой редакции Положения предыдущая редакция утрачивает силу¹.

Журнал рассчитан на учебный год. Журналы нумеруются в соответствии с приказом директора о комплектовании групп. Все записи в  журнале должны быть сделаны шариковой ручкой синего цвета, четко, аккуратно, без исправлений. Не разрешается использовать на одной странице разные цвета чернил. Запрещается стирать записи в журнале. Исправления, сделанные в исключительных случаях, оговариваются внизу страницы.

В случаях проведения с учащимися занятий в санаторно-оздоровительных учреждениях, больницах, реабилитационных и иных общеобразовательных учреждениях  воспитатель вкладывает в журнал справку подтверждение².

Отметка о выбытии учащегося делается на соответствующей строке с фамилией выбывшего учащегося и на странице “Сведения об обучающихся группы” в графе “Ф.И.О. учащегося” следующим образом: “Выбыл. Приказ №00 от 00.00.0000г”. При этом на соответствующих страницах  сводной ведомости посещаемости делается запись “Выбыл. Приказ №00 от 00.00.0000г.”. На последующих страницах посещаемости в журнале фамилия выбывшего учащегося не записывается. Указанные данные в журнале заполняются воспитателем ГПД.

Фамилия, имя учащегося, поступившего в ГБОУ в течение учебного года, записывается в конце списка на соответствующих страницах с указанием следующей информации: “Прибыл. Приказ №00 от 00.00.0000г.”, а затем на следующих страницах фамилия и имя прибывшего вписываются строго по алфавиту уже без отметки о прибытии. Аналогично делается запись на странице сводной ведомости посещаемости. Указанные данные в журнале заполняются учителем ГБОУ.

Учитель ГБОУ заполняет в журнале: титульный лист; оглавление (при этом названия кружков  пишутся с заглавной буквы); списки учащихся на всех страницах (фамилии и имена учащегося полностью (в исключительных случаях допускается сокращение имени учащегося), в алфавитном порядке); фамилия, имя, отчество педагога дополнительного образования (полностью) на всех страницах журнала; общие сведения об учащихся с использованием данных из их личных дел; сводную ведомость посещаемости; сведения о количестве пропущенных дней; листок здоровья (совместно с медработником ГБОУ)¹.

Учитель: обязан проводить и контролировать  выполнение обучающимися  2-ых классов домашней работы (самоподготовки), систематически проверять правильность выполнения домашнего задания, ежедневно отмечать отсутствующих.

На левой стороне развернутой страницы журнала воспитатель ставит дату, отмечает отсутствующих на уроке буквой “н”, на правой – записывает тему. Количество часов по каждой теме (разделу) и записи тем  занятий в журнале должны строго соответствовать утвержденному администрацией МОУ годовому календарно-тематическому плану².

При записи числа и месяца на странице “Работа учителя, руководителя кружка” делается следующая запись: “00.00”(число, месяц) или “00.00.00” (число, месяц, год последние две цифры) или “00.00.0000” (число, месяц, год полностью)

Государственные программы должны быть выполнены. Все записи ведутся на русском языке с обязательным указанием не только тем, но и работы по режиму с указанием часов. Тема занятия записывается в соответствии с утвержденным годовым календарно-тематическим планом. Запрещается в графе “Содержание работы” делать запись, не раскрывающую целеполагание занятия, т.е. делать общие записи.

Заместитель директора по учебно-воспитательной работе дает указания учителям ГБОУ о распределении страниц журналов, отведенных на текущий учет  посещаемости учащихся.

Директор ГБОУ и его заместитель по  учебно-воспитательной работе обеспечивают хранение  журналов.

Заместитель директора по учебно-воспитательной работе осуществляет систематический контроль за правильностью ведения  журналов ГБОУ не реже одного раза в  месяц с целью:

а) проверки правильности оформления журнала;

б) выявления соответствия записей в журналах утвержденному календарно-тематическому планированию¹.

Заполняет страницу “Замечания по ведению  журнала”.

Журнал заполняется учителем ГБОУ в день проведения занятия. Категорически запрещается допускать учащихся к работе с журналом.

Учитель  несет ответственность за состояние журнала своей группы, анализирует посещаемость  обучающихся. Учитель  в конце текущего учебного года  сдает журнал заместителю директора по учебно-воспитательной работе и делает на странице “Замечания по ведению журнала” запись следующего содержания: “журнал группы продленного дня  сдал (дата, подпись, расшифровка подписи воспитателя)”. Заместитель директора по воспитательной работе, проверив  журнал и при отсутствии замечаний делает на странице “Замечания по ведению  журнала” запись следующего содержания: “ журнал группы продленного дня принял (дата, подпись, расшифровка подписи заместителя директора по учебно-воспитательной работе)”².

После проверки журнала заместитель директора производит запись: «Журнал проверен и принят для сдачи в архив.  Дата. Подпись зам. директора». Журнал хранится в архиве Образовательного учреждения 5 лет. Сформированные дела хранятся не менее 25 лет.

В современных Образовательных учреждениях есть также электронные журналы и дневники, которые также требуют особые правила заполнения и ведения.

Электронный классный журнал – это комплекс программных средств, включающий базу данных, созданную в автоматизированной информационно-аналитической системе, как средства доступа и работы с ней для ведения учета текущей успеваемости учащихся и контроля их посещаемости. 

Электронный журнал учителем используется для решения следующих задач: автоматизация учета и контроля процесса успеваемости и посещаемости учащихся; планирование, фиксирование и контроль этапов и уровня фактического усвоения учебных программ; оперативный доступ классного руководителя к оценкам учащихся класса за весь период ведения журнала, по всем предметам, в любое время; повышение объективность выставления промежуточных и итоговых отметок.

«SMS-дневник» и «Электронный дневник» – дополнительные сервисы единого информационно-педагогического пространства Образовательного учреждения, которое создано на основе этого комплекса программных средств

«Электронный дневник» – это сервис, который помогает родителям принимать активное и более качественное участие в воспитании и образовательном процессе своих детей, а также обеспечивает более четкий и высококачественный обмен информацией с учителями, классным руководителем и администрацией Образовательного учреждения. Родители получают возможность сверять правильность записи домашнего задания и контролировать его выполнение, а также анализировать и планировать вместе с учащимся его текущую успеваемость.

Возможности «Электронного дневника» учащегося:

• первая вкладка «Дневник» полностью дублирует бумажный вариант дневника школьника и включает в себя перечень занятий по дням недели, сведения о домашнем задании, а также результаты отметочной деятельности;

• на второй вкладке «Оценки» отображаются отметки учащегося за все учебные периоды. Отображение отметок возможно как в упрощенном, так и в расширенном виде, который позволяет отобразить отметки учащегося с учетом дат уроков. В столбце итогов рядом с итоговой отметкой отображается рейтинг учащегося в классе по каждому предмету;

• третья вкладка «Сообщения» предназначена для возможности прочитать запись в электронном дневнике учащегося, которую может оставить классный руководитель, учитель или заведующая ГБОУ.

Родителям и учащимся, желающим воспользоваться данным сервисом, классными руководителями выдается уникальный пароль. Логином является фамилия учащегося написанная на русском языке. Введя логин и пароль, родители и учащиеся получают доступ к электронному дневнику¹.

При составлении расписания учебных занятий ГБОУ должно руководствоваться следующим:

1 .Расписание должно быть стабильным, составляться на весь семестр, не содержать учебных занятий, не предусмотренных учебным планом.

Факультативные занятия по физической культуре могут включаться в расписание учебных занятий сверх установленного норматива часов. Для проведения других факультативных занятий составляется отдельное расписание.

2. Расписание должно предусматривать непрерывность учебного процесса в течение учебного дня, равномерное распределение учебной работы учащихся / аудиторной и самостоятельной/ в течение недели. Предметы учебного плана следует распределять в пределах рабочего дня и по дням недели так, чтобы обеспечивалась педагогически правильная загруженность учащихся: целесообразное чередование видов занятий и предметов в зависимости от трудности их усвоения, гигиенические нормативы. Не допускать включение в расписание более двух учебных часов в день теоретических занятии по одному и тому же предмету. В расписании необходимо указывать полное, а не сокращенное название предмета¹.

Учебные занятия, как правило, должны начинаться в одни и те же часы каждой группы.

При работе учебного заведения в несколько учебных смен перерывы между сменами устанавливать не менее 40 минут. При организации учебного процесса необходимо эффективно использовать возможности кабинетной системы².

Расписание учебных занятий должно быть написано четко на плотной бумаге, без помарок и подчисток и заключено в рамку. Расписание учебных занятий должно быть аккуратно оформлено тушью, чернилами или напечатано, и не должно содержать исправлений и подчисток. Расписание должно быть подписано заместителем заведующей по учебной работе, утверждается заведующей и вывешивается не позднее чем за неделю до начала занятий³.

Замена учебных занятий, предусмотренных действующим расписанием, в случае болезни (командировки, отпуска и т.п.) преподавателей должна регистрироваться в специальном журнале, принятом в учебном заведении, с указанием всех необходимых сведений о произведенной замене с обязательным указанием её причины и руководителя, разрешившего замену. Учащиеся, оставленные на повторное обучение на данном курсе, могут освобождаться администрацией Образовательного учреждения от посещения занятий по отдельным предметам, сданных на положительные оценки. Другие вопросы, связанные с организацией контроля учебной работы учащихся решаются учебным заведением⁴.

В Образовательных учреждениях, где имеется не менее трех работников, ведется книга приказов по основной деятельности, книга приказов по кадрам и книга приказов по движению учащихся.

В книге приказов по основной деятельности оформляются: указания и распоряжения по вопросам учебно-воспитательного процесса, распределение между учителями нагрузки, классного руководства, о закреплении учебных кабинетов. Приказами образовательного учреждения оформляются решения педагогического совета о переводе учащегося в следующий класс.

В книге приказов по движению учащихся оформляются приказы о приеме учащихся в Образовательное учреждение, выбытии учащихся из Образовательного учреждения, по решениям педагогического совета об окончании учащимися ГБОУ. При этом списки учащихся по классам, переводимых в следующий класс или выпускаемых из Образовательного учреждения и т. п., фиксируются в протоколах педсовета и утверждается приказом по Образовательному учреждению¹.

Книга приказов по кадрам содержит приказы о личном составе работников, прием и увольнение, представление отпусков, объявлений поощрения, мер воздействия к нарушителям. С каждым приказом работник должен быть ознакомлен под роспись.

Книги приказов должны быть постранично пронумерованы, прошнурованы, скреплены подписью директора и печатью Образовательного учреждения².

В Образовательном учреждении ведется алфавитная книга записи учащихся (ПХ). В книгу записываются все учащиеся ГБОУ. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Учащиеся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащегося в книге является одновременно номером его личного дела¹.

Выбывшими следует считать учащихся, прекративших посещение Образовательного учреждения вследствие перемены места жительства, перешедших в другую школу или иное учебное заведение, исключенных из Образовательного учреждения, а также окончивших его. Временное прекращение учебных занятий (например, по болезни) в алфавитной книге не отмечается.

Выбытие учащегося и окончание им Образовательного учреждения оформляются приказом заведующей с указанием причины выбытия; одновременно в графе 11 алфавитной книги заносятся номер и дата приказа, а в графе 13 точно указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из Образовательного учреждения учащийся, уход которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвр.» записывается в графе «Дата поступления в Образовательное учреждение»².

При использовании всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.

Исправления в книге скрепляются подписью заведующей ГБОУ. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью Заведующей и печатью Образовательного учреждения.

Личное дело учащегося ведется в каждой школе, в том числе и в ГБОУ «Учалинская специальная (коррекционная) начальная школа – детский сад для обучающихся, воспитанников с ограниченными возможностями здоровья» (далее Школа) и на каждого учащегося с момента поступления в школу и до ее окончания (выбытия).

В личное дело учащегося заносятся: общие сведения об учащемся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальный лист, похвальная грамота).

В личное дело учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма № 26 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров.

Личные дела учащихся в I - III классах ведутся классными руководителями. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К/5 - означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).

При выбытии учащегося из школы личное дело выдается на основании письменного заявления родителям или лицам, их заменяющим, с отметкой об этом в алфавитной книге; по окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года¹.

Таким образом, в образовательных учреждениях есть свои типовые документы, которые требуют тщательного заполнения и ведения. Эти документы касаются не только документооборота школы, но и учеников, учителей, которые имеют свои инструкции по заполнению особых документов. При этом учебные документы постоянно расширятся с внедрением инновационных технологий и АРМ.