2.2. Влияние автоматизированных технологий на развитие унификации документов

Сегодня многие руководители уже поняли необходимость внедрения современных автоматизированных технологий в сфере управления и практически еженедельно появляется информация, что та или иная система автоматизации делопроизводства внедрена ещё в одной компании, фирме, организации, холдинге, корпорации. Параллельно поступает всё больше информации, что пользователи недовольны результатами внедрения, программа не решила всех проблем, пользоваться ей неудобно, функциональность ограничена и т.п. Как показывает практика, зачастую это результат недостаточно тщательного подхода к выбору системы автоматизации, упущения в составлении технического задания на систему. Все эти проблемы не обошли стороной и ГБОУ.

Одна из основных проблем на начальном этапе – необходимость координированных усилий двух служб — службы делопроизводства и IT-службы:

1. Координация работы IT и делопроизводственной службы (службы управления информационно-документационными ресурсами).

2. Недостаточная квалификация персонала. Рекомендация – привлечение внешней консалтинговой службы или повышение квалификации сотрудников (этот вариант применило ГБОУ).

3. Цель внедрения автоматизированной системы ДОУ – повышение эффективности ДОУ, а как следствие – повышение качества работы управленческого аппарата в целом.

4. Оптимизация бумажного делопроизводства, постановка рациональной системы ДОУ – как обязательное условие перехода к электронному документообороту¹.

При переносе в автоматизированную систему неоптимизированной технологии работы с документами несовершенство технологии, ранее не заметное, становится очевидным. Последующая оптимизация уже требует и перенастройки ПО.

Проанализировать все стадии документирования и работы с документами. Какая информация нужна, в каких документах она будет поступать или создаваться. Разработка альбома унифицированных форм документов. Проработка необходимого набора сведений, вносимых в регистрационную карточку (входящие, исходящие, внутренние документы, для разных видов документов, на стадии регистрации, в ходе работы с документами). Определяется, для каких целей вносится каждый показатель. В соответствии с планируемым использованием разрабатываются выходные формы¹.

Установление схем согласования документов. Проработка порядка контроля исполнения документов. Текущий контроль. Материальное и моральное стимулирование по результатам итогового контроля. Продумывание и фиксация порядка работы с документами.

Если на начальном этапе внедрение автоматизированной системы ДОУ затрагивает только саму службу ДОУ, установка комплексной системы автоматизации охватывает весь управленческий персонал, требует внедрения новых навыков и принципов работы с документами, обязательного обучения пользователей.

Проработка вопросов интеграции системы ДОУ с другими, имеющимися и планируемыми к внедрению программами. Интеграция с БД кадровой службы, интеграция с CRM системами².

Подготовка необходимых справочников, определение порядка их ведения. Проблемы разграничения доступа, учёта работы сотрудников с документами, обеспечения защищённого удалённого доступа к документам. Взаимосвязь системы ДОУ и электронного архива. Пересмотр сроков хранения электронных документов.

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т. е. утвержденной формы носители информации, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную, не обработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств. Выходная документация включает сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки и изготовляется, главным образом, на печатающих устройствах машины.

В бухгалтерском учете и финансово-кредитной системе принятые формы документации регулируются действующими едиными нормативными актами, правилами и инструкциями, разрабатываемыми Министерством финансов РФ и Центробанком РФ. Вся документируемая информация обеспечивает приведение множества экономических показателей в определенную систему с целью установления терминологического единства, однозначности описания, взаимосвязи между показателями¹.

Унификация выдвинула следующие требования к документам: стандартная форма построения, приспособление к автоматизированной обработке, минимизация показателей, исключение дублирования, включение всех необходимых для целей управления показателей. Документация, действующая в финансово-кредитных органах, является полностью унифицированной для всех организаций. Что же касается первичной документации для бухгалтерского учета, то создать полностью унифицированные системы документации по всем его участкам пока не представляется возможным вследствие многообразия отраслевых форм и методик для некоторых участков учета. Так, для учета основных средств, финансовых операций созданы единые для всех предприятий межотраслевые унифицированные документы (формы № ОС-1 и др.). Для учета труда и заработной платы, учета материалов разработаны отраслевые типовые формы документов, которые приспосабливаются к действующим учетным методикам в данной отрасли. Требования к унифицированной документации предписывают документам иметь стандартную форму построения, предусматривающую выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей. Заголовочная часть содержит следующие характеристики доку-мента и учитываемого объекта: наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего); характеристика документа (индекс, код по ОКУД); наименование документа; зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков¹.

На предварительной стадии проектирования автоматизированной обработки какой-либо экономической задачи в ходе обследования объекта тщательно изучаются все виды и формы первичных документов, применяемых при решении задач. При этом выявляются унифицированные документы, а также выясняется возможность замены действующих документов унифицированными. Если такая возможность не представляется, то осуществляется разработка форм новых первичных документов, т. е. замена действующих документов новыми, приспособленными к автоматизированной обработке. Эта работа выполняется специалистами по машинной обработке совместно с экономистами-пользователями.

Современный уровень развития технологии автоматизированной обработки информации предусматривает два способа ввода данных в компьютеры. Первый способ обеспечивает на специальных устройствах подготовки данных предварительный перенос информации с документа на машинные носители: магнитные ленты, магнитные диски. Этот способ, как правило, применялся при централизованной обработке информации на вычислительном центре. Второй способ предусматривает применение ПЭВМ, не требующей наличия специальных устройств подготовки данных. Ввод информации здесь осуществляется непосредственно пользователем путем набора данных на клавиатуре, в ходе которого обеспечивается прямая запись информации на машинные носители (магнитные дискеты, магнитный диск). Ввод информации с первичных документов и запись ее на машинные носители выполняются по унифицированным схемам (макетам). Макет определяет последовательность размещения данных первичного документа на машинном носителе. Проектирование макета имеет свои особенности при использовании персональных компьютеров. При этом составленный макет отражается на экране дисплея ПЭВМ. Возможны два варианта создания макета ввода информации с использованием дисплея. Первый вариант предусматривает проектирование и отражение на экране дисплея точной копии первичного документа. В этом случае данные документа вводятся в отраженный макет с клавиатуры. Одновременно осуществляется визуальный и машинный контроль на заполняемость реквизитов, их соответствие допустимым величинам, логический и арифметический контроль реквизитов, контроль по контрольным суммам (КС). При обнаружении ошибочной записи на экране высвечивается диагностическое сообщение и записи подлежат корректировке. Первый вариант используется, как правило, в том случае, если при обработке задачи используется один вид первичного документа¹.

Возможность проектирования форм первичных документов, отраженных на экране дисплея ПЭВМ, позволяет реализовать идею создания безбумажной технологии, обеспечивающей формирование машиной первичных документов, которые могут по мере необходимости изготавливаться на печатающем устройстве машины. Машинный документ в этом случае выполняет функции первичного документа и имеет юридическую силу, так как подписывается составителем; авторизация документа устанавливается паролями, обеспечивающими ограниченный доступ к машине. Составление форм ввода намного осложняется при организации многоуровневых автоматизированных рабочих мест (далее АРМ). Определяющим моментом в данном случае является установление начального места ввода данных первичных документов и состава информации, предназначенной для межмашинного обмена информацией между различными уровнями АРМ. На нижнем уровне АРМ предусматриваются регистрация хозяйственных операций в момент их осуществления и оформление стандартизованного сообщения для передачи на другой участок АРМ для дальнейшей обработки. Передача такого сообщения выполняется двумя способами: с использованием магнитных дискет либо по каналам связи. Второй способ может быть реализован только при наличии технических средств передачи данных и организации вычислительной сети. В пункте приема информация подвергается формальной, логической проверке; при обнаружении ошибок автоматически формируется запрос к источнику информации. Само сообщение помещается в информационный файл, находится на контроле и ждет уточнения. После уточнения данные поступают на автоматизированную обработку или передаются на другие участки АРМ. Например, при учете материалов задействовано АРМ нескольких уровней: АРМ склада, АРМ бухгалтера материального учета, АРМ сводного учета, АРМ маркетинга, АРМ работника финансового отдела. АРМ склада обеспечивает формирование первичных входных массивов по приходу и расходу материалов одновременно с совершением хозяйственных операций по поступлению и отпуску материальных ценностей и записью операций в карточку складского учета, где автоматически выводятся новые остатки по каждому номенклатурному номеру. Одновременно ведется автоматическое сравнение норм запаса с остатками по материалам и выдается сообщение на АРМ маркетинга. При учете труда и заработной платы АРМ расчетчика организует обмен информацией с АРМ отдела кадров, АРМ табельщика, АРМ нормировщика. Различные формы организации ввода информации в ПЭВМ имеют большие преимущества перед традиционными формами, предусматривающими использование машинных носителей; при этом резко снижаются затраты ручного труда на подготовку и контроль машинных носителей, занимающие до 90% времени машинного решения экономической задачи на ЭВМ. Программные и технические средства позволяют ускорить процесс формирования первичных документов путем использования стандартных заголовков, текста, автоматизации включения постоянной информации¹.

Результатом обработки различных задач на ЭВМ являются различные сводки, таблицы, сгруппированные по определенным признакам. Обобщенные данные представляются на бумажных носителях, визуальным отображением на дисплее, а также на машинных носителях. В условиях АРМ большое значение приобрели табличные формы вывода данных на экран дисплея, а также графические изображения. Вывод сводных данных на машинные носители (магнитные дискеты) широко используется в автоматизированной информационной технологии при передаче данных на другие уровни АРМ при отсутствии непосредственной связи между ними, а также для архива базы данных. Важнейшей формой вывода сводных данных для пользователя по-прежнему остаются бумажные носители, получаемые на печатающих устройствах. Разработка форм сводных таблиц ведется в следующей последовательности. При использовании типовых проектных решений автоматизированной обработки изучается возможность получения типовых сводок, ранее разработанных в проектах. Производится по мере необходимости привязка типовых форм вывода к конкретным условиям. Определяется состав сводок, необходимых ГБОУ, составление которых не предусмотрено типовым проектом. В случае составления индивидуального проекта выполняется разработка всех выходных документов. Для этого определяется состав показателей, выводимых машиной. Далее они распределяются по выходным документам в определенной последовательности, учитывая при этом состав используемых информационных массивов, хранящихся в автоматизированном банке данных¹.

При размещении реквизитов в выходных документах устанавливается иерархия группировочных признаков и подсчитываемых итогов. Группировочные признаки располагаются по степени убывания уровня их подчиненности, а количественно-суммовые итоги – по степени возрастания итогов. Каждой сводке дается наименование и разрабатывается эскиз ее формы с учетом эксплуатационных возможностей ПЭВМ. При составлении эскиза выходного документа составляется таблица по следующей форме: Наименование Длина реквизита, Последовательность реквизита (поля) знаков расположения реквизитов. В ходе разработки подготавливаются «шапки» выходных таблиц, т.е. наименования сводки, а также их подлежащего и сказуемого. «Шапки» выходных таблиц записываются на машинные носители и используются при составлении сводных таблиц на ПЭВМ. Наименования подлежащего и сказуемого делают более краткими, поскольку размер печатающего устройства ограничен. Длинные наименования строк и граф сокращаются с таким расчетом, чтобы не было искажения содержания. Применение видеотерминальных устройств для отражения сводок на экране предъявляет к составлению форм документов те же общие требования, но содержат и дополнительные условия, связанные с разработкой специальных форм запроса и форм вывода ответа на запрос¹.

При проектировании размещения выводимой информации на экране видеотерминального устройства целесообразно учитывать такие его характеристики, как код формата, число строк в кадре, число символов в строке, информационная емкость экрана (знаков), набор воспроизводимых знаков (до 256 символов). Выбор конкретного формата выводимой информации производится с учетом указанных требований. Для отображения алфавитно-цифровой информации наиболее часто применяется формат размером 24 строки и 80 знаков в строке. Дисплей может быть монохромным или цветным, на нем отражаются буквы русского и латинского алфавитов, цифры, синтаксические, математические и специальные знаки. Экран дисплея можно разделить на окна, имитирующие документы, с которыми ведется работа, а с помощью функциональных клавиш можно отредактировать информацию.

К выходным сводкам предъявляются следующие требования. Состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления. Особое внимание уделяется достоверности отражаемых данных, их логическому расположению. Сводки должны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме и при ответе на запрос. Машина должна изготовлять готовые для использования таблицы: печатать титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть. В соответствии с машинной программой производится автоматическое заполнение всех таблиц в заданной последовательности. Все это позволяет получить на ПЭВМ готовую выходную форму, имеющую юридическую силу и пригодную для использования на любом уровне управления¹.

Разработка форм первичных и сводных документов выполняется на стадии составления рабочего проекта автоматизированной обработки экономической информации и находит отражение в проектной документации, связанной с разработкой информационного обеспечения. Персональные ЭВМ позволяют использовать их для разработки новых форм документов. Рассмотрим порядок выполнения этой работы. Для этого используются типовые пакеты, основанные на базе табличных процессоров. Объектом обработки таких пакетов является крупноформатная электронная таблица, организованная в виде матрицы. На основе этой таблицы могут создаваться различные финансовые, учетные, статистические и другие документы (ведомости, таблицы)².

В качестве табличных процессоров наибольшее применение находят такие пакеты, как Excel, Lotus, Quattro Pro, SuperCalc и др. Электронная таблица, помещенная в машине, может быть различных размеров. Поскольку вся таблица не может одновременно появиться на экране, то выводится ее фрагмент. Специальные клавиши обеспечивают передвижение таблицы по экрану. При разработке форм документа с помощью ПЭВМ так же, как и при ручном способе, вначале необходимо на бумаге составить эскиз документа, установить состав включаемых в него реквизитов и их расположение, дать наименование документу, строкам и графам. Создание документа на машине обеспечивается выполнением специальных команд. Вначале на экране появляется стандартная электронная таблица, которая при помощи соответствующих команд преобразуется в нужную форму документа. При этом устанавливаются графы нужного размера в зависимости от значности помещаемых в них реквизитов, проводятся вертикальные и горизонтальные линии в таблице, вводятся названия документа, граф и строк. Спроектированную на дисплее форму документа (таблицу) можно сразу заполнить информацией либо заносить исходные данные постепенно по мере необходимости¹.

Широкое применение находит система Excel, являющаяся одной из наиболее популярных программ составления электронных таблиц и деловой графики. Она удовлетворяет самые разнообразные запросы пользователя, выполняет задачи от расчета отдельной величины до составления финансового отчета крупной корпорации. Программа имеет состав разнообразных вычислений, на основе которых повышается оперативность управления и принятия решений. Графический модуль деловой графики обеспечивает превращение табличных данных в столбиковые и другие диаграммы, что повышает наглядность обрабатываемых данных.

В настоящее время в ГБОУ широко применяется автоматизация документов. Одной из важнейших управленческих возможностей АИС «Сетевой город» является возможность получения автоматизированных отчётов по успеваемости, посещаемости и другим аспектам учебно-воспитательного и управленческого процессов. В системе также реализована возможность создавать дополнительные отчёты в соответствии с потребностями образовательного учреждения.

Автоматизированная обработка различной информации об образовательной деятельности ГБОУ значительно повышает эффективность и оперативность мониторинга внутришкольного качества образования. Если при традиционном мониторинге результаты анализа учебно-воспитательного процесса доступны в основном только администрации образовательного учреждения и педагогам на совещаниях и педагогических советах, то АИС «Сетевой город» делает результаты мониторинга доступными всем участникам образовательного процесса через сеть Интернет или посредством SMS-рассылки.

Учитель и учащиеся могут регулярно и оперативно производить мониторинг собственной профессиональной и учебной деятельности. При использовании возможностей мониторинга в программе «Сетевой город» существенно экономится время, затрачиваемое учителями и заместителями директора на подсчёт значений успеваемости, качества знаний и среднего уровня обученности (СОУ), построение диаграмм и графиков, подготовку общей отчётности по образовательному учреждению. Разнообразие отчётов позволяет охватить различные сферы учебной и организационной деятельности учреждений и органов управления образованием. В программе «Сетевой город» (СГО) можно автоматически сформировать более 40 различных отчётов по отдельным ученикам, классам, параллелям, ступеням обучения и в целом по школе.

ГБОУ может конструировать дополнительные отчёты в соответствии со своими особыми потребностями в анализе контингента, кадров и учебно-воспитательного процесса. Эта возможность реализуется с помощью встроенного в СГО «Конструктора отчётов», который является средством создания запросов к базе данных и составления собственных табличных отчётов.

Что касается мониторинга текущей учебной деятельности, то регулярное выставление текущих оценок в классный журнал «Сетевого города» - достаточно трудоёмкий процесс, требующий временных и трудовых затрат. Однако наличие текущих оценок в системе производит значительный системный эффект на повышение качества образования в школе, а именно на успеваемость и посещаемость учащихся.

Основными достоинствами автоматизированного мониторинга текущей успеваемости и посещаемости является возможность быстрой обработки информации и принятия управленческих решений как, в основном, для администрации и классного руководителя, так и для учителя-предметника. Нет необходимости ждать совещания или отчёта или перелистывать журналы, выписывая оценки учеников, достаточно выбрать автоматизированный отчёт, чтобы увидеть полную картину результатов учебной деятельности на определённый момент.

Администрация ГБОУ может производить сбор традиционных отчётов классных руководителей и учителей-предметников в конце учебного периода даже без личного участия педагогов, если они своевременно выставили оценки и пропуски. Чтобы сдать отчёт, педагогу достаточно его распечатать, удостоверить своей подписью и сдать администрации.

На первоначальном этапе внедрения АИС «Сетевой город. Образование» целесообразным считаю ограничиться итоговым мониторингом учебной деятельности, параллельно проводя повышение квалификации педагогов, работу с родителями и учениками, заполнение баз данных, а также экспериментальную работу по внедрению автоматизированного текущего мониторинга силами творческой группы. Этот этап может занять от полугода до 2 лет.

«Сетевой город. Образование» предоставляет широкие возможности по мониторингу качества образования на различных уровнях, способствующие повышению качества образования. Благодаря АИС создаётся единая система мониторинга качества образования на уровне ГБОУ, города, района и региона в целом. Важными условиями успешной организации мониторинга является повышение квалификации сотрудников ГБОУ, обеспечение бесперебойной работы сети Интернет, а также систематическая работа администрации ГБОУ по привлечению родителей и учащихся к использованию программы.

В современные школы вводятся также электронные журналы и дневники, которые также требуют особых правил заполнения и ведения. ГБОУ не является исключением. Уже предпринимаются действия по внедрению электронного классного журнала, затем электронного дневника.

Электронный классный журнал – это комплекс программных средств, включающий базу данных, созданную в автоматизированной информационно-аналитической системе, как средства доступа и работы с ней для ведения учета текущей успеваемости учащихся и контроля их посещаемости. 

Электронный журнал учителем используется для решения следующих задач: автоматизация учета и контроля процесса успеваемости и посещаемости учащихся; планирование, фиксирование и контроль этапов и уровня фактического усвоения учебных программ; оперативный доступ классного руководителя к оценкам учащихся класса за весь период ведения журнала, по всем предметам, в любое время; повышение объективность выставления промежуточных и итоговых отметок.

Таким образом, с развитием инновационных технологий становится необходимо автоматизировать документы, применяемые на предприятии. Это значительно облегчает работу с документами и экономит время. Однако важно учитывать, что не все документы возможно исполнять на компьютерах.