2. Развитие унификации документов образовательного учреждения на современном этапе

2.1. Понятие и виды унификации

Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов в ГБОУ «Учалинская специальная (коррекционная)начальная школа-детский сад для обучающихся, воспитанников с ограниченными возможностями здоровья» (далее ГБОУ) является их стандартизация, которая реализуется через унификацию. Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создании классификатора управленческой документации¹.

Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные реквизиты), для переменных – оставляют свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.

Содержание документов определяется составом и значением входящих в них показателей и реквизитов. Последние могут быть разными, но это не исключает возможности предъявлять к ним общие требования. Кроме того, большинство показателей и реквизитов даже в различных документах бывают одинаковыми¹. Трафаретные документы требуют значительно меньше времени на составление.

Широкое распространение получили анкеты – «опросный лист для получения сведений». Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анкетирования можно собирать любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему, переводу, увольнению работников организации) и докладных записок².

Унификация текста документа – это выявление и отбор оптимально необходимого минимального количества информации. Унификация текста управленческих документов рассматривается как организованная деятельность, направленная на повышение способности функционирования документа в сфере управления.

В результате унификации достигается сокращение временных и интеллектуальных за­трат на составление документа, оптимизация их восприятия, обеспечивается применение ти­повых семантических конструкций и максимальная формализация информации при состав­лении текстов управленческих документов. Унификация текстов управленческих документов является одним из необходимых условий для внедрения автоматизированных систем ДОУ³.

Унификация текстов управленческих документов в ГБОУ позволяет решать следующие задачи:

• упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;

• унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе государственных стандартов;

• сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;

• использовать унифицированные шаблоны текстов документов для автоматизированных систем делопроизводства;

• ускорить процессы принятия управленческих решений¹.

При унификации текстов применяются методы содержательной и формальной уни­фикации.

К методам содержательной унификации относятся следующие методы:

• установление состава форм документа;

• создание типовых форм;

• построение единой модели документов для групп однородных задач (формуляра-образца),

• унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей².

• Методы формальной унификации:

• унификация структуры документа;

• создание общих синтаксических правил построения документа;

• унификация методов контроля информации³.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной ин­формации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и дейст­вия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная инфор­мация конкретизирует тему, обозначенную в постоянной части текста⁴.

Унификация текстов управленческих документов – это объективный процесс, выте­кающий из условий функционирования документов в системе управления и зависящий от следующих факторов:

• типовых взаимосвязей, которые неизбежно формируются в деятельности любой системы управления и регулируются правовыми нормами и неформальными процессами, возни­кающими при функционировании юридических лиц;

• определенной тематики решаемых учреждением вопросов, определяемой функциями и правами учреждения, структурного подразделения или должностного лица;

• повторяемости управленческих ситуаций и действий, их регулярной воспроизводимости в однотипных управленческих документах¹.

Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся ситуаций.

Этапы унификации текстов документов:

1. Унификация структуры текстов – выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающих назначению документа;

2. Унификация языковых средств выражения содержания в тексте документов;

3. Разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы².

Текст унифицированного управленческого документа должен быть ясным, информаци­онно емким и убедительным. Ясность текста или отдельного предложения достигается логичностью и точностью. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, вводных слов и т.д.), а также от пра­вильного выбора формы предложения (односоставное, двусоставное, сложное). Убедитель­ность – одна из важнейших черт текста документа. Убедителен документ, содержащий аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия управ­ленческого решения. Убедительность зависит от последовательности расположения смысло­вых компонентов, выражающих логическую зависимость между аргументом и следствием. Кроме того, деловой стиль требует специфических средств выражения модальности. Мо­дальность выражает отношение автора к содержанию документов и достигается употребле­нием инфинитива, наклонения глагола, а в некоторых случаях - и собственным значением глагола. Выбор того или иного средства модальности зависит от конкретного содержания документа, но можно говорить и о типовых способах выражения модальности¹.

Объектом унификации могут быть отдельные виды документов или их группы, отра­жающие направление деятельности, функцию или задачу управления. Для определения объ­екта унификации изучался устав ГБОУ, должност­ные инструкции работников.

При просмотре дел устанавливается комплекс документов, обеспечивающих решение конкретного вопроса, выделяются основные документы, несущие близкую по смыслу ин­формацию.

Унификация текстов документов проводится на основе выявления типовых, повторяю­щихся ситуаций и решений, установления точного соответствия между функциями докумен­та (задачами) и формой представления информации. В ходе анализа текстов на каждый до­кумент составляется карта, включающая реквизиты документа (вид документа, автор, кор­респондент, адресат, индекс дела по номенклатуре) и аннотацию текста (краткое содержа­ние, цель создания, структура). На основе анализа аннотации составляется модель текста унифицированной формы, в которой определяется, какая информация должна содержаться в документе.

На основе разработанных форм составляется альбом унифицированных форм доку­ментов организации, в который включаются введение классификатора унифицированных форм документов организации, унифицированные формы документов, приложения (списки терминов и специальных сокращений, правила написания наименований организаций и должностей и т.д.).

Помимо альбомов создаются банки текстовых заготовок, которые включают наиболее часто используемые фрагменты текста, фразы и дополнены словарями синонимов, антонимов, толковыми и т.п.

Унифицированные формы документов согласовываются с руководителями структур­ных подразделений, в чью компетенцию входит создание этих документов, со службой ДОУ. Альбомы унифицированных форм утверждаются заведующей ГБОУ. Вновь создаваемые унифицированные формы используются и в традици­онном, и в автоматизированном режиме. Ответственность за разработку унифицированных форм возлагается на службу ДОУ¹.

Одним из средств унификации является формализация. Следствием регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих действий и ситуаций, темати­ческой ограниченности деловой речи является широкое употребление языковых формул, т.е. устойчивых шаблонных словосочетаний и языковых оборотов, используемых в неизменном виде: сообщаем, что в период с... по...; акт составляется комиссией в составе ... ; направ­ляется на согласование (рассмотрение, утверждение); в соответствие с договоренностью, достигнутой ...; во время переговоров стороны обсудили возможность ...; просим вас изы­скать возможность ...; принимая во внимание, что ..., просим; учитывая изложенное, про­сим ....²

Языковые формулы – результат унификации языковых средств, используемых в одно­типных, повторяющихся ситуациях. Формулы выступают как юридически значимые компо­ненты текста, без которых документ не обладает юридической силой или выступают в каче­стве элементов, определяющих его видовую принадлежность: оплату гарантируем (гаран­тийное письмо); гарантируем возврат кредита в сумме ... до ... ; претензии по гарантии следует предъявлять ...; в противном случае к вам будут применены штрафные санкции; контроль за исполнением ... возложить на ...

Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однознач­ность понимания текста документа, как автором, так и корреспондентом документа, сокра­щая время на его подготовку и восприятие¹.

Унификация текстов документов проводится на основе нормативно-методических до­кументов в области ДОУ: государственных стандартов; отраслевых стандартов; Примерной инструкции по делопроизводству; унифицированных систем документации; уставов (положений) об организации; распорядительных документов руководства организации; инструкций по ДОУ; табеля форм документов, создаваемых в организации; на основании номенклатуры дел организации².

Текст унифицированных документов оформляется в виде: связного (типового) текста или трафаретного текста; анкеты; таблицы; соединенных форм (композиции в виде связного текста, анкеты, таблицы).

Связный (типовой) текст – текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что не исключает возможности выделения постоянной и переменной инфор­мации. Связный текст унифицированного документа с различными формами связи (согласова­ние, управление) содержит грамматически согласованную информацию об управленческих действиях. Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положе­ний, уставов, распорядительных документов³.

В основном в унифицированных документах, представленных связным текстом, ис­пользуется форма изложения от третьего лица единственного числа. В распорядительных документах, принимаемых коллегиальными органами, используется эта форма изложения, что является отражением принципа коллегиальности. В распорядительных документах, в ко­торых отражается принцип единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа. В документах типа докладной записки форма изложения от первого лица является нормой.

Связный текст составляется на основе трафарета. Трафарет – это форма представления унифицированного текста, содержащего постоянную информацию и пробелы для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию. В связных текстах унифицированных документов, составляемых на основе трафарета, следует учитывать: заполняемая часть должна быть согласована с заданной постоянной ин­формацией¹.

Устойчивые обороты представляют собой предложения, воспроизводимые как устой­чивые синтаксические единицы. Например: Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Е.В.Ковалевскую.

В связных текстах сложных документов используется параллелизм языковых выраже­ний. Например: Основными задачами института являются: осуществление исследований, изучение научного опыта, обобщение, распространение...

Связные тексты в форме сложных предложений употребляются в констатирующей час­ти распорядительных документов, в водной части писем, докладных и объяснительных запи­сок, актов, протоколов и других сложных по структуре документов².

Из сложных предложений наиболее употребительны сложноподчиненные, отражающие последовательность иерархически связанных фактов. Место придаточного предложения в них зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, то оно, как правило, следу­ет за этим словом (в работе совещания, на котором присутствовало 200 человек, приняло участие...).

Придаточные предложения могут быть замещены причастными или деепричастными оборотами. Этим достигается лаконичность и сжатость текста. Например: Направляем для... согласованные с... методические указания об определении стоимости ....

Причастный оборот может следовать за определяемым словом или предшествовать ему. Наиболее нейтральным является расположение причастного оборота после определяемого слова.

Не допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и дее­причастные обороты с придаточными предложениями. Например: В предложении следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе, и какие методы исполь­зовались для достижения этой цели (неверно). Следует четко определить задачи, постав­ленные автором в данной работе и методы, использованные для достижения этой цели (верно)¹.

Синонимичны по значению придаточным предложениям конструкции с отглагольными существительными (согласно договоренности, по окончании, в соответствие с указанием и т.д.).

Для связного текста унифицированного документа характерно также преобладание страдательных конструкций над активными (БелНИИДАД разработана Примерная инструк­ция по делопроизводству)².

Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Форма анкеты применяется для изложения словесной или цифровой информации описания одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования показателей, а переменной - их конкретные признаки. Постоянная информация в документе представлена в виде наименований показателей, предусматривающих однозначный ответ, т.е. переменную информацию. Перечень обобщенных признаков, т.е. постоянная информация, и пустые строки для за­полнения их переменной информацией, расположены вертикально. Наименования обобщенных признаков и их характеристики должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с опорным сущест­вительным в именительном падеже (пол, фамилия, дата рождения)¹.

Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащего информа­цию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении как словесной, так и цифровой информа­ции. Постоянная информация представлена в виде общих наименований показателей, кото­рые внесены в соответствующие графы.

В таблице выделяют два уровня членения текста: вертикальный (графы), горизон­тальный (строки). Постоянная информация, представленная в виде обобщенных показате­лей, заносится в графы, переменная - в строки. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, а на каждой последующей странице указываются номера граф. При боль­шом количестве граф в таблице допустимо повторение заголовков. Заголовки и подзаголовки граф и строк выражены именем существительным в именительном падеже².

Употребляются только общепринятые сокращения и ценовые обозначения.

Соединение форм представления унифицированного текста – это интегрирован­ная форма представления унифицированного текста, содержащего сочетание связного текста с анкетой или таблицей³.

Таким образом, системы документации взаимосвязаны, взаимообусловлены, как и процессы управления, которые они обслуживают.

ГБОУ использует документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (организационно-нормативные, распорядительные, информационно-справочные, по личному составу), а также документы, относящиеся к системе финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

Данные системы документации образуются в деятельности любой бюджетной организации.

Помимо перечисленных систем документации функционирование ГБОУ обеспечивает специальная учебная документация. Организация образовательного процесса регламентируется учебным планом, годовым календарным графиком и расписаниями занятий, разрабатываемыми и утверждаемыми образовательным учреждением самостоятельно. Данный перечень учебных документов следует дополнить образовательными стандартными, учебно-тематическими планами и т.д.¹

Совершенствованию системы учебной документации, применяемой в ГБОУ, способствует ряд функций, выполняемых структурными подразделениями. В частности, за управлением учебно-методического обеспечения и контроля качества образования закреплены следующие основные задачи и направления деятельности: создание банка нормативно-методических материалов; статистико-информационная деятельность, изучение потребности в составлении новой учебно-методической документации и координация работы по ее созданию².

Отдельные виды документов со временем не претерпели значительных изменений. Например, классные журналы, ученические дневники. Трафарет классного журнала, разработанный в середине прошлого века, остался неизменным.

Устанавливая общие требования к построению системы учебной документации, следует учитывать, что, с одной стороны, она должна быть максимально полной и подробной, так как в ней необходимо отразить весь комплекс информации, отражающий процесс обучения в школе. С другой стороны, разработка единой унифицированной системы в рамках щколы должна быть направлена на решение задач по снижению трудовых, временных и материальных затрат, связанных с подготовкой и обработкой документов. Поэтому в процессе унификации учебных документов основной целью является определение и установление оптимального состава применяемых форм документов¹.

Первоочередной задачей при этом является разработка номенклатуры действующих форм. Этот процесс непосредственно связан со следующей задачей - построением единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра-образца. Общеизвестно, что в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов учебных документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании учебного процесса. При унификации учебных документов необходимо строить их формы таким образом, чтобы при их заполнении и обработке можно было шире применять технические средства в целях сокращения объема непроизводительного ручного труда. В частности, в ГБОУ унифицированы следующие формы документов: расчет учебной нагрузки на учебный год, распределение учебных поручений на учебный год, сведения о выполнении учебной нагрузки. Все эти документы имеют табличную форму с зафиксированной в них постоянной частью информации. Обмен унифицированными формами документов осуществляется по электронной почте, что существенно сокращает временные затраты по их доставке и затраты по тиражированию. В последующем использование соответствующей технологии позволит осуществлять автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных формах. В частности, информация, содержащаяся в «Расписании учебных занятий», позволит осуществлять подготовку ежемесячных сведений о выполнении учебной нагрузки¹.

Необходимо отметить еще один аспект, затрагивающий вопросы унификации учебной документации. В последние годы возрос интерес к проблемам российского образования, поскольку интеграция России в европейское сообщество требует приведения ее законодательства к мировым стандартам.

Таким образом, унификация документации необходимый элемент в делопроизводстве. Однако не все документы можно унифицировать, иногда применяется унифицированная форма, что закреплено в Постановлении Государственного Комитета РФ.