3. Разработка мероприятий повышению эффективности управленческой деятельности на примере зао ук «левобережье»

3.1 Мероприятие по внедрению электронного документооборота

В данном мероприятии планируется внедрение электронного документооборота для оптимизации бизнес – процессов внутри предприятия, повышения качества услуг и скорости взаимодействия подразделений предприятия и предприятия со сторонними организациями.

Электронный документооборот – это электронный обмен деловыми электронными документами, между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме, действенное средство повышения эффективности управления в организациях.

Электронный документ – это документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись – аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Электронно-цифровая подпись используется физическими и юридическими лицами в качестве аналога собственноручной подписи для придания электронному документу юридической силы, равной юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручной подписью правомочного лица и скрепленного печатью. В электронном виде документооборот становится удобным и быстрым видом передачи документов. Достаточно сохранять шаблоны, а потом только подставлять данные, изменять или исправлять ошибки. Электронный обмен документами также не требует затрат на бумагу, на оплату услуг курьера и т.д.

Мы рассчитали все затраты на приобретение, установку и обучение по программе на 2 года.

Система электронного документооборота поможет обеспечить предприятию массу преимуществ:

Во-первых, данная система может обеспечить быстрый обмен документами с партнерами, обмен между подразделениями внутри предприятия, что экономит время, сокращает расходы на ведение и подготовку документов;

Во-вторых, конфиденциальность и безопасность документов обеспечиваются современными технологиями защиты, такими как электронная цифровая подпись;

В-третьих, отсутствие риска утраты документов при транспортировке;

В-четвертых, повышение исполнительской дисциплины обслуживания работы управляющей компании;

В-пятых, повышение скорости согласования, утверждения документов.

Результатом эффективного внедрения системы электронного документооборота будут являться реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников, повышение уровня обслуживания клиентов.

Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения коммерческой информации.

Рассмотрим на конкретном примере преимущества введения программного продукта "1С Документооборот 8 КОРП. СЭД" (см. табл. 3.1).

Таблица 3.1 – Преимущества и недостатки приобретения программного обеспечения "1С Документооборот 8 КОРП. СЭД"

Преимущества	Недостатки
1. Безопасное хранение документов, оперативный доступ к ним с учетом прав пользователей, что обеспечивает защиту информации на предприятии	1. Высокая стоимость программного продукта
2. Наличие в программе шаблонов документов, что унифицирует требования к составлению документов, которые на данный момент у предприятия четко не прописаны	2. Процесс обучения работников требует больших финансовых затрат и времени
3. Наличие функции штрихкодирования документа и полнотекстовый ПОИСК любых документов, что обеспечивает быстрый поиск документов и экономит время	3. Возможность нежелания работников осваивать новый программный продукт - позиция противников нововведений
4. Реализации бизнес-процессов: рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение, обработка входящего/исходящего документов
5. Обмен данными с другими типовыми конфигурациями, т.е. возможен обмен документами с «1С: Бухгалтерия», которая используется на предприятии
6. Функция учета рабочего времени и контроля исполнения позволяет оптимизировать работу на основе отчетов о затратах и времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений и периодов.

На основе вышеприведенного сравнительного анализа преимуществ и недостатков очевидно превосходство преимуществ над недостатками данного программного продукта, а, следовательно, необходимость и целесообразность его введения, но не эффективность. Для расчета эффективности введения данного мероприятия подсчитаем затраты на его внедрение и соотнесем их с текущими затратами на ведение бумажного документооборота.

Рассчитаем затраты на приобретение, установку и обучение электронной системы документооборота, результаты представим в табл. 3.2

Таблица 3.2 - Расчет затрат на приобретение, установку и обучение электронной системы документооборота "1С: Документооборот 8 КОРП СЭД".

Наименование затрат	Стоимость единицы товара/работ/услуг, руб.	Количество, шт./мес./ чел.	Сумма, руб.
Единовременные затраты
1. Стоимость корпоративной лицензии на все компьютеры предприятия	74 000	1	74000
2. Обучение и экзамены работников	7500	10	75000
Итого:			149000

Рассчитаем затраты на ведение бумажного документооборота до внедрения мероприятия, результаты представим в табл. 23.

Таблица 3.3 – Текущие затраты на ведение бумажного документооборота до внедрения мероприятия

Наименование текущих затрат	Заработная плата с отчислениями, руб.	Численность работников, чел.	Сумма, руб.
Заработная плата работников и руководителей за год	23000	10 чел.	230000
Испорченные бланки по данным службы персонала	10	33	330
Итого:			230330

Рассчитаем экономию, полученную от введения данного мероприятия как разность между текущими затратами на ведение бумажного и электронного документооборота:

230330-0 = 230330 руб.

Рассчитаем срок окупаемости единовременных затрат.

Годовой экономический эффект от внедрения мероприятия составит:

Эфг = З₁ - З₂, (3.1)

где Эфг – годовой экономический эффект, руб.

З_{1 ‒} текущие затраты при ручной обработке информации, руб.

З₂ – затраты при внедрении электронного документооборота, руб.

Эфг = 230330 – 149000 = 81330 руб.

Эффективность мероприятия представлена ниже, в табл. 3.4.

Таблица 3.4 – Эффективность проектируемого мероприятия по внедрению электронной системы документооборота

Затраты, руб.	Влияние мероприятий на показатели работы предприятия	Годовой экономический эффект, руб.
	Экономия на управленческих расходах, руб.
149000	230330	81330

Таким образом, в результате проведения мероприятия по введению системы электронного документооборота мы получим экономию по управленческим расходам в размере 81330 руб.

3.2 Мероприятие по внедрению новой должности

В данном мероприятии предлагается ввести должность менеджера по продвижению.

Более рационально было бы ввести на предприятии должность менеджера по продвижению для эффективного пополнения клиентской базы и сохранения старых клиентов, что позволит увеличить прибыль и приток денежных средств.

Цели и задачи данного специалиста направлены на достижения общих целей организации. Основными задачами являются организационно-управленческая деятельность действий, необходимых при разработке и реализации мероприятий по организации для постоянного обновления информационных баз о потребителях, привлечению новых потребителей и подготовки отчетов по результатам анализа для представления руководству предприятия.

Внедрение этой должности в структуру компании позволит не только комплексно проводить анализ функций внешнего и внутреннего маркетинга, но и устранить имеющиеся недостатки. При условии чётко организованной маркетинговой деятельности руководство предприятия сможет получить необходимые данные, которой, по сути, станут основой для развития.

Помимо того, что ввод новой должности снимет ряд дополнительных обязанностей, он окажет существенное влияние на качество выполняемых работ. Но главным образом результатом принятого решения будет деятельность привлечённого сотрудника по разработке комплекса мероприятий, повышающих эффективность работы предприятия.

Задача менеджера по продвижению заключается в том, чтобы постоянно держать курс на потребителя, постоянно следить за тем, что ему нужно, а также следить за деятельностью конкурентов, непрерывно координируя внутреннюю маркетинговую деятельность организации и продвижение услуг.

Для принятия нового сотрудника необходимо:

1. Заключить договор с кадровым агентством;

2. Провести собеседования с потенциальными кандидатами на должность;

3. Утвердить бюджет денежных средств на необходимые мероприятия;

4. Оформить договор на оказание услуг (см. Приложение Г ).

Необходимо также в течение года направлять специалиста на тренинги для повышения эффективности работы. В 2015 году планируется посещения двух тренингов в Центре бизнес – консалтинга «Авега-центр»:

1. «Виртуоз общения». Его стоимость равна 2 800 тыс. руб.

2. «Искусство универсальных продаж». Его стоимость 12 500 руб.

Общая сумма на обучение составит 15 300 руб.

Дополнительные затраты на организацию рабочего места не требуются, так как на предприятии есть компьютер, а также вся необходимая оргтехника, занятость которой неполная.

Для работы менеджера по продвижению будет применена сдельная оплата труда – это форма оплаты труда, при которой работник получает вознаграждение в соответствии с количеством и качеством выполненной им работы, т.е. за первый привлечённый дом сотрудник получит 3 % от выручки за обслуживание дома в год, за второй и последующие заработная плата составит 4%, например:

обслуживание одной квартиры, в среднем составляет 800 рублей, по 4 квартиры на площадке, 9 этажей в доме и 4 подъезда, получается 144 квартиры, в месяц выручка от этого дома будет составлять 115 200 рублей, за год - это 1 382 400 рублей, 3% от 1 382 400 составит 41 472 рубля, 4% от 1 382 400 составит 55296 рублей.

Далее рассчитаем годовой экономический эффект от введения новой должности, основные показатели представлены в табл. 3.5

Таблица 3.5 – Основные показатели для расчета годового экономического эффекта на внедрение должности менеджера по продвижению в ЗАО УК «Левобережье»

Показатели	Сумма, руб.
Оплата услуг кадрового агентства	5 000
Обучение сотрудника	15 300
Оплата услуг по привлечению МКД	41 472
Прирост выручки	1 382 400
Прирост себестоимости	1 022 976
Годовой экономический эффект, руб.	297 652

Затраты на внедрение новой должности с учетом процента от привлечения МКД составят 61 772 рублей.

Годовой экономический эффект от мероприятия выражен в дополнительной прибыли от продаж, рассчитанной по формуле (3.2):

Эгод = ΔПпр = ∆Vпр – ΔСпр – ΔКпр, (3.2)

где ΔПпр – прирост прибыли от продаж, тыс. руб.,

ΔVпр – прирост выручки от продаж, тыс. руб.,

ΔСпр – прирост покупной себестоимости, тыс. руб.,

ΔКпр – прирост коммерческих расходов, тыс. руб.

Эгод = ΔПпр = 1382400 – 1022976 – 61772 = 297652 руб.

Таким образом, годовой эффект от мероприятия составит 297 652 руб., это мероприятие можно считать выгодным для предприятия.

3.3. Мероприятие по материальному стимулированию персонала юридического отдела

Материальное стимулирование работников предприятия имеет огромное значение, так как является основным средством мотивации персонала.

Размер материального поощрения определяется с учетом результатов труда работника. Премия считается неординарным вознаграждением, поскольку должна выплачиваться в определенных случаях. Исследования показали, что премирование мотивирует сильнее, чем ежегодное повышение заработной платы. Чтобы премия играла роль действенного стимулирующего фактора, ее величина должна составлять не менее 30% основного заработка. Современная практика показывает, что величина премии на низшем уровне руководства может быть 10-30%, на среднем 10-40%, на высшем 15-50%. Кроме того, эффективность премирования предопределяется правильным выбором системы показателей, их дифференциацией в зависимости от роли и характера подразделений, уровня должностей; ориентацией на реальный вклад в конечные результаты, эффективностью и качеством работы, общими итогами деятельности организации; конкретностью, справедливостью, гибкостью критериев оценки достижений работников.

Общими принципами премирования являются вознаграждения за любые пусть даже за самые малые успехи, своевременность, потенциальная неограниченность величины премий, регулярный пересмотр критериев премирования в связи с изменением условий деятельности организации и ее экономического положения [9, с. 84]. Любая действующая система материального стимулирования имеет немало недостатков. Так, премии слабо учитывают характер и сложность труда, не всегда соответствуют личному вкладу, так как средства, предназначенные для их выплаты, обычно ограничены и чаще всего распределяются пропорционально окладу. Стимулирование не может обхватить весь объем работ, поскольку многие трудовые функции вообще не фиксируются в должностных инструкциях и нормативных актах. Эти и другие недостатки пытаются преодолеть самыми различными способами.

Анализ деятельности юридического отдела за 3 года показал, что количество дел в судебном производстве постоянно растет, не всегда штатным сотрудникам хватает времени на ведение всех дел, поэтому компания вынуждена привлекать сторонних юристов, для того, чтобы разрешить все спорные дела и не перегружать юристов компании. Но при привлечении сторонних юристов их работу необходимо оплачивать.

Предлагается отказаться от сторонних услуг путем расстановки временных приоритетов, основанный на ранжировании всех текущих и перспективных дел по степени их важности и актуальности для работника и для организации в целом, а также ввести гибкую систему премий, зависящих от выполненного объема работы, верхняя граница, которой составляет 40 % к окладу.

Размер премии должен зависеть от процента перевыполнения планового задания. Премии за высокие показатели работы должны существенно превышать премии за средние показатели, а те в свою очередь, - заметно превосходить премии за более слабые результаты. Чем выше процент перевыполнения, тем больше размер премии. Например, до 10 % перевыполнения – 5 % премии, до 20 % за каждые 2 % перевыполнения дополнительный 1 % премии, до 30 % - за каждые 2 % перевыполнения дополнительные 2 % премии, до 40 % - за каждые 2 % перевыполнения дополнительные 4 % премии.

Такая система премирования, по нашему мнению, будет максимально стимулировать производительность труда.

Таблица 3.6 – Система премиальных выплат по результатам работы

% выполнения плана	Диапазон премиальных выплат, %	Максимальный размер премиальных выплат, %
101 - 110	5	5
110 - 119	6 - 10	10
120 - 129	11 - 20	20
130 - 140	21- 40	40

При этом если отдел получает все 100 % премии, то руководитель отдела сам распределяет премию между работниками в зависимости от их личного результата работы. Обязанность руководства компании – довести до общего сведения и разъяснить систему стимулирования и поощрения.

Количество работников юр. отдела – 5 человек, среднемесячная заработная плата одного специалиста составляет 20 тыс. руб. Фонд оплаты труда специалистов в базисном 2014 году составил – 1200 тыс. руб. Среднегодовой размер премий по существующей системе премирования – 20 % или 240 тыс. руб. Предполагается, что с введением новой прогрессивной системы премирования, существенно увеличивающей стремление к более значительному перевыполнению плановых заданий и среднегодовой процент перевыполнения плана достигнет 25 %.

Внедрение указанной системы оплаты труда приведет к дополнительным затратам по фонду оплаты труда, которые можно рассчитать по формуле:

ФОТд = (ФОТспец(баз) – Пс) × % Пн – Пс, (3.3)

где ФОТд – фонд оплаты труда дополнительный в связи с внедрением мероприятия, тыс. руб.;

ФОТспец(баз) – фонд оплаты труда специалистов базовый, тыс. руб.;

Пн – процент премиальных выплат новый, %;

Пс – сумма премиальных выплат по старой системе, тыс. руб.

Используя формулу 3.3, получаем дополнительный фонд оплаты труда:

ФОТд = (1200 – 240) × 25 % − 240 = 0 тыс. руб.

Страх. взносы = руб.

При выполнении плана на 125 % после внедрения мероприятия выручка от реализации товаров (работ, услуг) составит:

В (пл) = В(баз) × Пн/Пс, (3.4)

где В(пл) - выручка от реализации товаров (работ, услуг) после внедрения мероприятия, тыс.руб.;

В(баз) - выручка от реализации товаров (работ, услуг) до внедрения мероприятия, тыс. руб.;

Пс, Пн – процент выполнения плана до и после внедрения мероприятия, %.

Выручка от реализации товаров (работ, услуг) после внедрения мероприятия, рассчитанная по формуле 3.4 составит:

В(пл) (тыс. руб.)

Прирост выручки:

ΔВ = 131651,25 – 105321 = 26330,25 тыс. руб.

При этом рост производительности труда при сохранении прежней численности составит (тыс. руб.):

Пт = В(пл)/Ч(баз) – Пт(баз) (3.5)

где В(пл) – выручка от реализации товаров (работ, услуг) после внедрения мероприятия, тыс.руб.;

Ч (баз) – среднесписочная численность работающих до внедрения мероприятия, чел.;

Пт(баз) – производительность труда до внедрения мероприятия, %.

Рост производительности труда после внедрения мероприятия, рассчитанный по формуле 3.5 в абсолютном выражении составит:

Пт = (131651,25 / 33) – 3192= 797 тыс. руб. или 24,9 % (797/ 3192 × 100).

Рассчитаем экономическую эффективность материального стимулирования юридического отдела ЗАО УК «Левобережье». Годовой экономический эффект будет выражаться в приросте прибыли от продаж.

ΔП = ΔВ – ΔВ × З_на1р (3.6)

где ΔП – прирост прибыли от продаж, тыс.руб.;

З_на1р – затраты на 1 руб. продаж основного производства, коп.

ΔП = 4455 – 4455 × 0,94 = 267,3 тыс. руб.

Проведенные расчеты показывают, что предложенная система материального стимулирования персонала ЗАО УК «Левобережье» является эффективной, так как прирост прибыли от продаж составит 267,3 тыс. руб.