7.2. Использование программы PowerPoint для подготовки презентаций к докладу

Программа PowerPoint является лидером среди систем для создания презентаций. С ее помощью текстовая и числовая информация легко превращается в профессионально выполненные слайды и диаграммы, пригодные для демонстрации перед современной весьма требовательной аудиторией. Программа является предельно понятной для пользователя и простой в эксплуатации, предоставляя широкий выбор готовых решений. После завершения работы над презентацией можно напечатать полученные слайды на бумаге, вывести их на фотопленку, добавить к слайдам заметки докладчика, а также подготовить диапозитивы, называемые в обиходе «прозрачками», для демонстрации их на экране с помощью проекционного аппарата типа «Overhead».

Для полноценного использования всех возможностей PowerPoint не требуются глубокие знания принципов работы компьютера. Подсказки программы обеспечивают выполнение всех необходимых шагов в нужной последовательности. В целом, использование PowerPoint эффективно в следующих случаях:

- если необходимо быстро создать презентацию, содержащую простые и компактные видеоматериалы для сопровождения доклада;

- если требуется насыщенная фактическим материалом презентация, включающая большое число графиков и диаграмм;

- если необходима электронная презентация с множеством эффектов;

- если нужна презентация с гибкой адаптацией к аудитории;

- если требуется собрать вместе текстовый и графический материал из других приложений Microsoft Office;

- если требуется подготовить презентацию для распространения в электронных компьютерных сетях.

Презентация - это набор слайдов, объединенных возможностью перехода от одного слайда к другому и хранящихся в общем файле. Презентация может включать раздаточные материалы, конспект и план доклада, хранящиеся в одном файле Power Point.

Слайд - это отдельная «страница» презентации, содержащая различные объекты, которые представляются на общем экране монитора (листе бумаги или на листе цветной пленки в виде единой композиции). В составе слайда могут присутствовать следующие объекты:

• заголовок и подзаголовок;

• графические изображения (рисунки);

• таблицы;

• диаграммы;

• организационные диаграммы;

• тексты;

• звуки;

• маркированные списки;

• фон;

• колонтитул;

• номер слайда;

• дата;

• различные внешние объекты.

Технология подачи материала с помощью презентации достигается за счет выполнения четырех общепринятых этапов: планирования, подготовки, практики и презентации. Планирование определяет основные содержательные моменты доклада. На этапе подготовки выполняются формулировка и оформление слайдов доклада, подготовка структуры и времени показа презентации. Практика предполагает репетицию и получение отзывов у аудитории и приобретение уверенности в презентации. На этапе презентации достигается абсолютное владение данной темой, максимальное привлечение внимания аудитории.

Создание диаграмм

При создании слайда с диаграммой можно выбрать автомакет Диаграмма. После двойного щелчка в рамке диаграммы нужно ввести данные непосредственно в связанную с диаграммой таблицу данных. Если для слайда выбран другой макет разметки, то таблицу можно вставить с помощью команды из меню Вставка – Таблица или с помощью кнопки Добавление диаграммы на стандартной панели инструментов. На слайде создается диаграмма и связанная с ней таблица. В таблице необходимо заменить данные, вставленные для примера, на собственные. Саму таблицу можно изменить теми же приемами, которые используются при работе с таблицами в MS Word и MS Excel. Чтобы изменить тип диаграммы нужно выделить ее мышью и выполнить команду из меню Диаграмма - Тип диаграммы. Далее на вкладке Стандартные или Нестандартные можно выбрать необходимый тип диаграммы. Создание организационных диаграмм

Для отображения иерархической структуры какой – либо системы (ЛПУ, административной системы и т.п.) используются организационные диаграммы. Power Point имеет специальный макет слайда с организационной диаграммой, который можно выбрать в момент создания слайда. Если слайд имеет другую разметку, то можно вставить организационную диаграмму с помощью команды из меню Вставка – Рисунок – Организационная диаграмма.

Чтобы вернуться из окна диаграммы в Power Point, нужно выполнить команду из меню Файл – Выход и возврат в презентацию. Чтобы вновь войти в окно диаграммы для ее изменения, нужно дважды щелкнуть организационную диаграмму.

Добавление эффектов анимации объектов

В презентациях широко используется анимация текста, рисунков, звуковые эффекты на слайдах. Анимированные объекты подчеркивают различные аспекты содержания, создают поток информации, делают презентацию более интересной.

При назначении слайду эффекта анимации, в ходе его демонстрации абзацы маркированных списков, графические и текстовые элементы появляются не все сразу, а последовательно.

Создание анимации на слайде включает два этапа:

• анимация отдельного объекта;

• установление последовательности появления объектов на слайде.

Порядок и время показа анимированных объектов можно изменять, а показ можно автоматизировать, чтобы не пользоваться мышью. Чтобы задать анимацию объектов используется команда из меню Показ слайдов - Настройка анимации или кнопкой Эффекты анимации на панели форматирования и затем кнопкой Настройка анимации в открывшемся подменю. В окне настройки анимации можно предварительно просмотреть эффекты.

Следует помнить, что опасно излишне увлекаться мультимедийными эффектами. В условиях экзаменационного стресса сам докладчик может пугается прыгающих на экране элементов сюжета и терять нить своего выступления.

Настройка анимации, при которой происходит появление текста по буквам или словам, может вызвать негативную реакцию со стороны членов комиссии, которые одновременно должны выполнять 3 различных дела: слушать выступление, бегло изучать текст работы и вникать в тонкости визуального преподнесения вами материала исследования.

7.3. Примерная структура речи

Доклад можно ориентировочно разбить на три части.

Первая часть в основных моментах повторяет введение студенческой работы (дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, краткая характеристика структуры работы).

Во второй части следует охарактеризовать каждую главу работы. При этом особое внимание обращается на итоговые результаты.

Заканчивается доклад заключительной частью, которая строится по тексту заключения. Здесь целесообразно перечислить общие выводы из текста и новые рекомендации.

Выступление

Морально подготовьтесь к тому, что выслушивать Вас будет комиссия. До начала выступления публично поприветствуйте комиссию, студентов. Ни в коем случае не читайте по листку. Гораздо лучше, если Ваше выступление будет устным, грамотным, без запинок. Оно должно быть кратким, но содержательным. Обычно оно лимитировано временем в 5-10 минут. Потренируйтесь дома, перед зеркалом: важны и Ваша поза, жестикуляция, и речь без слов – «паразитов», и умение владеть материалом. Излагая свои мысли – не торопитесь. Еще до выступления постройте мысленно логический план, по которому будете излагать материал. Не стоит искать что-то глазами на потолке, нервно теребить манжет или авторучку. Если нервничаете – лучше обопритесь руками о «кафедру». Ни в коем случае не жуйте жвачку. Важно, чтобы ваша речь была ясной, грамматически правильной, уверенной. В целом доклад должен быть строго научным, хорошо аргументированным по содержанию – тогда он будет понятен слушателям.

В ходе доклада следует использовать заранее подготовленные иллюстрации, слайды. К иллюстрациям необходимо обращаться только тогда, когда это требуется по ходу доклада, избегая бесцельного обращения к ним. Рекомендуется оживлять свою речь обращениями непосредственно к комиссии: «Обратите внимание…», «Уважаемые члены комиссии, как мы видим на этой схеме…», «Этот материал представлен для того, чтобы…»  и так далее.

Общие правила построения речи на защите следующие:

1. Начинать с обращения к комиссии: «Уважаемая комиссия, разрешите представить выпускную квалификационную работу…». 

2. Назвать тему работы. Объяснить, почему она актуальна, как связана с решением практических задач управления.

3. Рассказать, в чем состояла цель дипломной работы, и какие задачи для этого решались. Здесь же назвать предмет исследования  и объект изучения.

4. Осветить материал, на основании которого была написана работа. Что это за источники, где с ними ознакомились, в чем особенности работы с ними.

5. Перейти к методам работы. Кратко перечислить их (можно сделать это во взаимосвязи с источниками). Например: «В работе я использовал внутреннюю документацию, связанную с работой отделения …, при анализе этих источников применял метод сравнительной характеристики или экспресс-анализ документации…и т.д.».

6. Основные выводы работы. Здесь необходимо обращение к наглядным материалам (хотя часть схем может быть представлена ранее, и касаться постановки задач, взаимосвязи источников и т.д.).

7. Подвести итоги, напомнить об актуальности работы, четко формулировать, в чем заключается ценность проделанной работы.

После этого следует поблагодарить членов комиссии за внимание, и ждать вопросов.

Вопросы и ответы после выступления

Какой бы великолепной ни была Ваша речь, после выступления Вам, скорее всего, будут задавать вопросы – таковы правила. Вопросы (и неудачные ответы на них) могут подтолкнуть к менее положительной оценке, чем Вы ожидали, тем более, если Ваша оценка колеблется «между – между…» Как правило, вопросы могут задавать все находящиеся в зале: научный состав, студенты. Из этого можно извлечь и свои плюсы, к этому можно заранее подготовиться.

Во-первых, можно поговорить с руководителем (и другим научным составом, если Вы с ними в доверительных отношениях) на предмет возможных вопросов.

Во-вторых, Вы самостоятельно можете проанализировать – какие вопросы можно ожидать. Скорее всего, они коснутся проблематики вопроса, быть может, несколько выйдут за рамки Вашей темы.

В-третьих, Вы сами можете подтолкнуть комиссию к тому или иному вопросу. Как это сделать? Углубляясь в проблематику, можно оставить недосказанность, зацепку, которая бы и послужила бы основанием для вопроса (только не перестарайтесь!). Еще вариант – «зациклить» внимание комиссии на какой-нибудь одной узкой теме (в которой очень хорошо разбираешься).

В-четвертых, можно заранее договориться с одногруппником (двумя, тремя…) чтобы Вам задали вопрос, к которому Вы естественно подготовитесь (только подготовьте красивый вопрос и соответствующий ответ).

Ответы на вопросы – это уже дискуссия, а значит можно вести диалог. Не бойтесь высказывать свою точку зрения.

Вопросы могут относиться к теме дипломной работы, к блоку управления сестринским персоналом, к дисциплинам направления углубленной подготовки «Организация сестринского дела», поэтому перед защитой целесообразно восстановить в памяти весь курс и особенно те разделы, которые имеют прямое отношение к теме дипломной работы. Студент, в случае необходимости, записывает вопросы и готовит ответы (при этом ему разрешается пользоваться своей дипломной работой). Вопросы могут носить конкретный или общий характер. Наиболее распространенные общие вопросы: «Что в работе выполнено лично Вами?», « В чем состоит новизна работы?», «В чем заключается практическая значимость работы?», «Чем отличается предложенное Вами решение от существующих?».

Отвечая на вопросы, нужно:

• прежде чем отвечать на вопрос, внимательно его выслушать и при необходимости записать;

• убедиться, что поняли вопрос, повторить его или перефразировать, чтобы быть уверенным в этом;

• отвести взгляд от задавшего вопрос, сконцентрироваться на том, что хотите сказать, быстро определить основные моменты;

• если нужно, разделить вопрос на несколько частей и отвечать на каждый по отдельности;

• отвечать кратко и по существу, избегать слов-паразитов (ну, знаете), отвлечений от темы дипломной работы, извинений, не изображать удивление или испуг, остерегаться недооценки собственных сил;

• если Вас перебивают, сделать паузу, дав высказаться члену комиссии, потом вновь вернуться к ответу на вопрос;

• связать свой ответ с текстом дипломной работы (например, «как я уже говорила…»);

• проявлять скромность в оценке результатов своего исследования;

• сначала отвечать на аргументы собеседника, а потом приводить свои;

• учитывать личностные особенности собеседника (употреблять терминологию собеседника);

• уделять особое внимание заключительным словам, именно они запоминаются более всего.

После ответов выпускника на вопросы зачитывается отзыв руководителя, в котором излагаются особенности данной работы, отмечаются положительные и отрицательные стороны работы, а также оглашается рецензия. Затем предоставляется заключительное слово  выпускнику, после которого официальная часть защиты дипломной работы закончена. Вы можете, наконец, поблагодарить комиссию и персонально рецензента и руководителя.