2.3.2 Определение организационной и функциональной структуры организации

Организационная структура представляет собой множество элементов и подсистем (подразделений организации), с учетом их связей, взаимодействия, отношений подчиненности между ними. Выделение подразделений предприятия (организации) основано на различии видов деятельности.

Если в качестве объекта автоматизации выступает какое-либо одно подразделение организации, то определяется должностная структура подразделения.

Организационная структура системы управления может быть:

- линейной (имеет несколько уровней руководства, подразделения подчиняются одному вышестоящему органу управления, самостоятельно выполняющему управленческие функции);

-функциональной (обеспечивается разделением труда в системе управления; руководители имеют распорядительные права в рамках компетенции; функциональные органы в пределах фиксированных функций управления передают подразделениям обязательные для них решения; подразделения действуют по командам непосредственных руководителей и указаниям функциональных органов);

- линейно-функциональной (объединяет в себе линейную и функциональную; функциональные органы принимают участие в постановке задач, подготовке решений, помогают линейному руководителю в реализации функций управления);

- проектной (создаётся временно для решения конкретной задачи; исполнители по всем сферам деятельности непосредственно подчинены руководителю проекта);

- матричной (члены проектной группы подчиняются руководителю проекта и руководителям функциональных отделов, в которых они работают, руководитель проекта обладает проектными полномочиями и отвечает за взаимодействие и интеграцию всех видов деятельности и ресурсов, относящихся к проекту);

- дивизиональной (деление предприятия на элементы и блоки происходит по видам товаров и услуг, группам покупателей или географическим регионам).

Изучение должностной структуры дает возможность понять содержание используемых процедур управления, смысл некоторых документов, суть отношений между сотрудниками. В результате изучения определяется функциональная структура организации, функциональные обязанности лиц, имеющих отношение к разрабатываемой задаче.

На этом этапе изучения следует помнить, что конкретная задача управления реализуется определенным набором функций, хотя часто встречается взаимозаменяемость понятий «задача – функция».

При изучении обязанностей должностных лиц, имеющих непосредственное отношение к анализируемой задаче, особенно тщательно изучается круг их функциональных обязанностей, характер выполняемых ими работ и сроки выполнения. Изучение функциональных обязанностей каждого должностного лица должно быть направлено на выявление их перегрузки, а также основных недостатков существующей организационной структуры.

Таким образом, в результате функционального анализа по каждому подразделению и должностному лицу определяется:

перечень задач (функций) управления;

содержание задачи управления (перечень реализующих данную задачу функций (операций));

периодичность выполнения задач и функций управления;

количество работников, участвующих в реализации задачи, их образование, должность, затрачиваемое время;

наличие и содержание формальных методов решения задач;

применяемые технические средства.

При выполнении перечисленных работ целесообразно использовать форму «Описание процедуры АП-1». Для обобщения сведений о функциях объекта автоматизации используется таблица функций организации. Также могут быть построены сетевые графы операций.