2.3.4 Определение используемых средств обработки информации и управления

При этих исследованиях определяются:

- ручные процедуры, выполняемые при обработке данных;

- средства, с помощью которых выполняются процедуры;

- скорость выполнения процедуры.

Для каждого из используемых средств следует зафиксировать следующие сведения: тип средства; покупная цена; дата приобретения; срок амортизационного отчисления; расходы на содержания; ежегодная продолжительность использования. Эти сведения могут использоваться при определении экономических показателей.

2.3.5 Формализация потоков данных

Для изучения и анализа информационных потоков можно использовать графические методы, сетевые модели, матричные информационные модели.

Графические методы:

- структурно-информационная временная схема (СИВС), представляющая собой зонально-распределенный граф, в котором слева направо отображается движение во времени выполнения технологического процесса сбора и обработки информации;

- ориентированный граф, в котором вершины составляют информационные совокупности (документы), дуги отражают процесс передачи информации от одного элемента к другому. С помощью условных обозначений задается шифр документа, его наименование, объем, частота формирования.

- сетевые модели, в которых события – документ или машинный носитель, работа – процедура преобразования информации (составление документа, разбиение документа и т.п.). На основе стандартного аппарата анализа и оптимизации сетевых моделей определяют критический путь, начальные и конечные сроки выполнения работ, резервы времени и событий.

В результате анализа должны быть выявлены необоснованные маршруты движения документов, нерациональные формы документов, недостатки в подготовке информации к принятию управленческого решения. Сделанные выводы должны стать основой обоснования целесообразности автоматизации задач управления и совершенствования функционирования системы в целом в условиях автоматизации.

2.3.6 Определение затрат на функционирование системы

Документация играет важную роль в выборе проектных решений и установлении взаимоотношений с заказчиком. На этапе обоснования целесообразности автоматизации готовится документ «Технико-экономическое обоснование». Основное содержание этого документа, описание характеристик организации подлежащей автоматизации, критический анализ системы, определение целесообразности автоматизации и направлений автоматизации. После выбора варианта автоматизации готовится документ «Техническое задание». В этом документе, кроме характеристики системы подлежащей автоматизации, приводится структуризация автоматизированной системы, а также постановка задач автоматизации.

2.4 Критический анализ существующей системы

2.4.1 Обобщение выявленных недостатков

Цель данного этапа заключается в установлении полной картины использования ручных процедур. Необходимо составить перечень выявленных недостатков и определить их истинные причины. Этот анализ имеет важное и принципиальное значение, поскольку следствием устранения выявленных недостатков могут стать организационные изменения, а также постановка вопроса о самом существовании системы. Критический анализ должен осуществляться исследовательским коллективом совместно с руководителями подразделений организации. Выводы, получаемые из критического анализа существующей системы, должны главным образом содержать результаты обобщения выявленных недостатков и основные причины плохого функционирования существующей системы. Эти выводы служат исходными данными для выработки новых проектных решений, поэтому они должны выявить самые существенные ошибки, которые необходимо устранить в процессе автоматизации.