2.3.3 Изучение документов и массивов информации

Обследование информационной составляющей предполагает:

- уточнение применяемой терминологии с целью обеспечение взаимопонимания персонала разработчика и заказчика;

- выявление используемых в организации внешних и внутренних документов, составлении схемы документооборота;

- анализ массивов информации;

- определение информационных связей организации и ее подразделений.

Документы, которые предназначены для сбора и регистрации данных, называются входными (регистрационными, учетными) документами (входными по отношению к административным процедурам обработки данных).

Документы, вырабатываемые в результате обработки данных, называются выходными (результирующими) документами.

Документы, предназначенные для пользования внутри организации, называются внутренними документами. Документы, поступающие или направляемые, вне организации, называются внешними документами.

Прежде чем приступить к изучению каждого документа по отдельности, следует составить список всех документов, разрабатываемой задачи. Существование каждого документа должно быть обосновано, поскольку часто выясняется, что некоторые документы, хотя и существуют, но не используются. Должны быть выявлены причины невостребованности этих документов; неточное соответствие их назначению, перегрузка должностного лица, задержка в их поступлении.

Массивы информации, подлежащие исследованию, могут быть или ручными или машинными.

При изучении массивов необходимо собрать следующую информацию: наименование, носитель, место нахождения, структура записи, длина записи, число записей, процедуры ведения массивов, способы использования массивов, процедуры защиты массивов. Следует обратить внимание на ручные массивы информации, которые ведутся не по стандартным формам в тетрадях, личных записных книжках.

При изучении документов целесообразно воспользоваться формами «Описание документа АД-6». В графе «Приоритет» указывается, после каких или перед какими документами появляется описываемый документ, какие документы отменяет или заменяет. В графе «Метод подготовки (использования)» указывается, готовится ли документ путем расчета показателей, сбором сведений от источников информации и т.п., а его использование - для принятия решений, подготовки других документов и пр. В графе «Последовательность» указывается порядок следования сведений в данном документе. Все количественные характеристики, перечень которых может быть при необходимости изменен или дополнен, указывается при малых разбросах значений только в графе «среднее», а при больших разбросах заполняются все три графы. В графе «Частота» приводится периодичность выдачи или получения документа. Степень использования содержащихся в документе данных приводится в процентах от общего количества их в данном документе. В графе «Дублирование» приводится наименование или шифры документов и информационных массивов, в которых имеются сведения, повторяющие содержание в данном документе. Цель использования указывается кратко по существу: подготовка отчета, расчет заявки и т.п. В последующих графах «Обработка» - «Ссылка на» проставляется любой символ, если должностное лицо выполняет соответствующую операцию со всем документом или некоторыми данными.

Для поэлементного анализа состава документов можно использовать форму «Описание документов. АД-2». Эта форма позволяет определить подчиненность атрибутов документа, а также собрать сведения, характеризующие отдельные атрибуты, которые будут использоваться при составлении модели базы данных. Шаблоны могут указываться в соответствии со следующими обозначениями: Х – любой символ, А – буква, 9 – цифра, П- пробел. Уровень информационных данных определяется исходя из подчиненности сведений, их вложенности. Например,

01 Сведения о сотруднике

02 Личные данные

03 Фамилия

03 Имя

03 Отчество

02 Сведения о рождении

03 Место рождения

04 Город, поселок, деревня

04 Область, район

03 Дата рождения