3.11. Основы организации и управления офисной работы. Планирование и отчетность в офис-менеджменте

Офис-менеджер - один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выпол­няющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаи­модействие с клиентами. Отсюда, в перечень обязанностей офис- менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышена­званных функций.

Условно их можно разделить на пять групп:

1. Управленческие. Эти обязанности подразумевают:

• построение организационной структуры офиса;

- планирование работы офиса;

• руководство персоналом офиса — администратором, секретарями, курьерами, телефонными операторами и др. (распределение обязанно­стей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, пла­нирование его карьеры и т.д.);

• разработку и внедрение в офисе корпоративной культуры в соот­ветствии с принятой на предприятии в целом;

• разработку политики общения с клиентами.

2. Административные. Под административными обязанностями по­нимаются организация делопроизводства в офисе, построение взаимоот­ношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.

3. Хозяйственные обязанности. Они начинаются с организации за­купки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и за­канчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслужи­вающей сервисной организацией.

4. Контрольные обязанности. Здесь подразумевается проведение ин­вентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.

3.12.Офис-контролинг: оценка и учет результатов офисной работы

Важным инструментом достижения и поддержания эффективности деятельности аппарата управления предприятия является офис-контрол­линг, осуществляемый в рамках контрольной функции. Офис-контроллинг предусматривает оценку и учет показателей деятельности аппарата управ­ления предприятия в соответствии с установленной системой оценочных критериев, порядком и правилами их документирования.

Офис-менеджер обязан лично и через подчиненных сотрудников систематически контролировать состояние делопроизводства аппарата управления предприятия. В целях обеспечения эффективности этого про­цесса рекомендуется ежегодно осуществлять проверку состояния дело­производства специально назначенной комиссией. Основными обязанно­стями проверочной комиссии являются:

• проверка полноты и точности выполнения требований руководя­щих документов по вопросам делопроизводства сотрудниками аппарата управления предприятия:

• проверка наличия и состояния текущих и архивных дел и докумен­тов, не подшитых в дела;

• проверка наличия и законности расходования бланков строгого учета;

• проверка наличия и сохранности печатей и штампов, используе­мых для нужд делопроизводства.

Проверка производится методом сопоставления учетных данных с факти­ческим наличием дел, документов аппарата управления предприятия и изучения документации по организации делопроизводства.

В аппарате управления предприятия должен быть установлен посто­янный контроль за исполнением документов. Повседневный контроль за исполнением документов является первейшей обязанностью непосредст­венных руководителей тех должностных лиц, на которых возложено ис­полнение соответствующих документов.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качествен­ного исполнения указаний, распоряжений и поручений, зафиксированных в соответствующих документах.

Для повышения эффективности контроля за исполнением докумен­тов в аппарате управления предприятия разрабатывается и внедряется система, включающая средства контроля (журналы и карточки контроля), методы контроля (заслушивание должностных лиц, уполномоченных осуществлять контроль, проверки состояния работы по исполнению до­кументов, анализ своевременности и качества исполнения документов аппарата управления предприятия и т. и.) и органы контроля (должност­ных лиц, уполномоченных осуществлять контроль). Лица, на которых возложено осуществление непосредственного контроля за исполнением документов обязаны:

• иметь необходимые сведения о ходе и результатах исполнения до­кументов;

• принимать исчерпывающие меры к своевременному и качествен­ному исполнению документов;

• докладывать обо всех случаях ненадлежащего исполнения доку­ментов офис-менеджеру, ежемесячно готовить и представлять офис- менеджеру справку о состоянии исполнения документов;

• анализировать состояние исполнения документов на основании полученных в ходе проверок оценочных и учетных данных;

• разрабатывать и вносить на рассмотрение офис-менеджера пред­ложения о совершенствовании работы по исполнению документов.