1.5 Анализ проблемных ситуаций

Для определения способов улучшения процесса организации необходимо обнаружить, проанализировать и решить существующие проблемные обстоятельства. К последним могут относиться противоречия в обследуемом объекте , трудности , неопределенность целей, связей и т. д. Проблемные обстоятельства проявляются редко каждая в отдельности. Как правило, это взаимосвязанное множество проблем, затрагивающих различные сферы деятельности общества. Выделение и решение глобальных проблем всегда содействуют устранению многих второстепенных проблем.

На основании проведенного анализа выделен ряд проблемных обстоятельств (таблица 1.4), устранение которых должно способствовать повышению уровня функционирования учреждения.

Таблица 1.4 Проблемы и методы их разрешения

Проблемы		Методы разрешения
1. Организационные		1.1. Повышение качества образовательных услуг 1.2. Выбор оптимальных форм методов обучения 1.3 Автоматизация рабочий мест управленческого персонала
2. Педагогические	2.1 Внедрение современных средств обучения 2.2 Индивидуальных подход к развитию каждого обучающегося

Продолжение таблицы 1.4

3. Кадровые	3.1. Подготовка собственных квалифицированных кадров 3.2. Привлечение высококвалифицированных сотрудников со стороны 3.3. Заключение долгосрочных контрактов с поставщиками 3.4. Открытие новых современных оптовых и розничных магазинов
4 Слабая автоматизация в организационно- управленческих отделах	4.1. Автоматизация рабочих мест в отделах 4.2. Обучение персонала работе с программными средствами

В результате проведения предпроектного обследования общества был выявлен ряд проблем. На основе выявленных проблем был предложен ряд задач, выполнение которых позволит решить большинство из перечисленных проблем.

В основу эффективного решения выявленных задач положено создание системы интегрированных автоматизированных рабочих мест (АРМ). Автоматизированное рабочее место представляет собой проблемно-ориентированный программно-технический комплекс, включающий технические и программные средства, информационно и методическое обеспечение для решения задач пользователя непосредственно на его рабочем месте [7].

1.6 Выбор проблемы для автоматизации

В Вычислительном центре АГУ для решения поставленных задач используется такое программное обеспечение: Microsoft Office.

Это ПО выполняет только малую часть поставленных задач, что ведет за собой выполнение многих работ в ручную и затраты времени на их выполнение.

В результате была поставлена задача создание АРМ сотрудника технического отдела Вычислительного Центра.

1.7 Анализ информационных потоков по выбранной проблеме

Анализ информационных потоков позволяет определить информационные связи как всего Вычислительного центра, так и его отделов. Информационные связи реализуются через различные документы поступающие в Вычислительный центр, исходящих из Вычислительного центра и циркулирующих в университете. Выделяют 2 метода изучения документов:

- метод инвентаризации;

- метод типических групп.

Метод инвентаризации позволяет получить полную информацию обо всех видах документов и таким образом о потоках информации в существующей системе управления. Он очень трудоемок и поэтому применяется при изучении информационных потоков по конкретно выбранной проблеме, а не для всего университета в целом.

Метод типических групп применяется при изучении документооборота на макроуровне для того, чтобы получить представление об информационных потоках в целом (общее представление). [18]

Любые документы, циркулирующие в Вычислительном центре, поступающие извне, а также исходящие из Вычислительного центра являются источниками информации. Отслеживая движение документов как на всем Вычислительном центре в целом, так и в его отделах, можно в полной мере изучить информационные потоки и определить информационные связи.

Таким образом, анализ информационных потоков по выбранной проблеме, заключается в изучении документооборота этой области.

Для более наглядного представления информационных потоков строится таблица-схема документооборота. При разработки этой таблицы-схемы используется таблица «Перечень используемых документов».

Таблица 1.5 Перечень используемых документов

Название документа	Кем подготавливается	Кем используется	Периодичность	Количество экзэм.	Код
1.Перечень заявок	Начальник технического отдела	Сотрудниками технического отдела	По мере поступления	1	1.01
2.Перечень выполненных работ	Сотрудниками технического отдела	Директор ВЦ	По мере выполнения	1	3.01
3.Перечень заявок на приобретение оборудования	Сотрудниками технического отдела	Начальник склада	По мере поступления	1	2.01

Для большей наглядности изображения информационных потоков строится таблица-схема документооборота (таблица 1.6). При построении этой таблицы используется таблица 1.5.

Таблица 1.6 Схема документооборота

Директор ВЦ	Начальник технического отдела	Сотрудники технического отдела	Начальник склада
3.01 3.01 1.01 2.01 1.01 2.01