1.2 Планирование деятельности антикафе

По данным за 2011-2015 годы в Алтайском крае доля организаций, задействованных в сфере досугово-развлекательной деятельности, остается постоянной и составляет 6,5% с незначительными колебаниями на фоне сокращения общего числа организаций на 9,4% [6]. Однако многие организации не могут закрепиться на рынке и закрываются через малый промежуток времени после открытия, а на их место приходят новые, с другим руководством.

Как упоминалось ранее, основным преимуществом антикафе относительно остальных конкурентов является многовекторный и комплексный подход к организации досуга. Следует подробно разобрать, за счет чего поддерживается данное конкурентное преимущество:

– широкий спектр проводимых досуговых мероприятий;

– приглашение музыкальных групп и артистов для проведения концертов;

– ориентация на широкий круг лиц;

– квалифицированные ведущие и организаторы;

– предоставление в аренду помещения с необходимым оборудованием.

Можно сделать вывод, что существенным моментом в комплексе действий по планированию деятельности становится планирование графика мероприятий. Удобство и сбалансированность графика позволяют формировать максимальный поток посетителей.

В сфере развлекательного бизнеса используется специализированная ветвь менеджмента. Event-management – совокупность всех планируемых, организуемых, контролируемых и управляемых мер, которые необходимы для проведения исключительного, единственного в своем роде мероприятия[x]. Однако следует особо выделить, что данный вид менеджмента подразумевает под объектом управления единичное мероприятие. Следовательно, event-management используется организаторами, которые создают мероприятия под заказ. Методологии event-management не подразумевают планирования организацией графика мероприятий, которые регулярно проводятся, а перечень мероприятий обновляется с периодичностью раз в три или четыре месяца [xx]. Таким образом, данная ветвь менеджмента может быть использована в антикафе только в случае организации тематических мероприятий или мероприятий под заказ. Рассмотрим более подробно подходы и методы, предлагаемые менеджментом в планировании деятельности организации.

В широком смысле планирование как функция менеджмента определяется как выбор оптимальной альтернативы текущего или перспективного развития объекта управления. Эта альтернатива должна соответствовать интересам объекта управления, его возможностям, ресурсам и быть рассчитана на определенный период времени, а также определять основных лиц, ответственных за выполнение плана [7]. Планирование графика мероприятий антикафе должно быть итерационным, т.е. гибким и способным адаптироваться к постоянным изменениям в организации, изменениям внешней среды.В данном контексте основная задачей планирования графика мероприятий в условиях рыночной экономики может быть сформулирована так: обеспечение долгосрочной конкурентоспособности, прочности и устойчивости положения антикафе на рынке.

В зависимости от временных параметров и решаемых задач, различаются следующие виды планирования [8]:

1. План-прогноз – 15-20 и более лет (долгосрочное прогнозирование). В задачи плана-прогноза входит прогнозирование будущего состояния объекта, определение вероятности наступления тех или иных положительных и негативных ситуаций. План-прогноз может быть представлен в виде дерева целей.

2. План-модель – 5-7 лет (среднесрочное прогнозирование). Моделирование – научное описание ситуаций и будущего состояния объекта, средств и методов достижения поставленных целей. План-модель предполагает проведение точных расчетов и предоставления путей и способов реализации плана.

3. План-программа – 1 год, квартал (краткосрочное планирование). План-программа дает конкретное обоснование реализации решений по прогнозам и моделям на годы, кварталы в конкретных отраслях и сферах деятельности. План-программа – это выполнение определенных задач с помощью проверенных на практике средств и методов.

Практика работы антикафе показывает, что данный тип организации является динамично развивающейся системой. При подобных условиях только основная миссия организации определяется на долгосрочный период, чаще всего на все время существования антикафе. Из-за повышенной необходимости адаптации к изменяющимся условиям составление графиков мероприятий следует классифицировать как план-программу.

Существует два основных подхода к планированию: административное и индикативное[9]. Административное планирование действует в основном в пределах организации и опирается на создание и функционирование централизованной нормативно-правовой базы деятельности объекта, а также на жесткий контроль по обслуживанию бюджетов и использованию бюджетных средств. Однако в современных экономических условиях широко используется индикативное планирование. Базовым понятием системы индикативного планирования является индикатор - интегральный показатель, количественно определяющий качественные характеристики процесса. Индикаторы определяются как параметры границ, в пределах которых система, включающая организационные механизмы, технологические связи, материальные и финансовые потоки, может устойчиво функционировать и развиваться. В отличие от показателя, дающего лишь количественную констатацию, индикатор имеет векторный, направленный характер. Индикаторы ограничивают предельные пороговые (минимальные и максимальные) значения, например, в отношении уровня прибыльности, налоговых ставок, режимов развития многоресурсных систем. Внутри предельных границ образуется так называемый коридор - необходимый и достаточный для принятия управленческого решения, но при этом необходимо установить адекватные пороговые значения коридора. Формирование индикаторов - это процесс, увязанный во временном аспекте. В данном случае ставится целью получение единого индикатора, характеризующего состояние объекта управления.

В рамках существующих подходов выделяется ряд методов, иными словами, способов процесса планирования: бюджетные, балансовые, нормативные, графические, математические [10].

– В основе бюджетного метода лежит составление отчетных и плановых бюджетов, т.е. таблиц, которые отражают состояние или распределение ресурсов организации в соответствии с установленными целями. В организации могут составляться несколько видов бюджетов: основной бюджет (отражает движение денежных средств, состояние ак­тивов и пассивов, прибылей и убытков) и оперативные бюджеты (например, производства, продаж, рабочей силы, материальных запасов, готовой продукции). Бюджетный метод планирования обеспечивает: повышение эффективности работы организации за счет децентрализации управления, быстрого обнаружения и корректировки отклонений; оптимизацию распределения и расходования ресурсов, предупреждение бесхозяйственности; надежный контроль и оценку их движения и издержек. Однако этот метод сложен, требует перестройки системы управления, индивидуали­зации ответственности, больших затрат.

– Балансовый метод основан на взаимной увязке двух бюдже­тов: ресурсов, которыми будет располагать организация, и потребностей в них в рамках планового периода. Если ресурсов по сравнению с потребностями недостаточно, то происходит по­иск их дополнительных источников, позволяющих покрыть дефицит (как на сто­роне, так и за счет рационализации внутренних процессов).Невозможность решить проблему дефицита принуждает фирму снижать по­требление. Если же ресурсы имеются в избытке, решается обратная проблема - расширения на их базе производства или избавления от излишков.Баланс представляет собойдвустороннюю (в отличие от предыдущего случая) бюджетную таблицу, в левой части которой отражаются источники ресурсов, а в правой — их распределение.

– Нормативный метод планирования используется как самостоятельно, таки в ка­честве вспомогательного к балансовому. В его основе лежат нор­мы и нормативы. Нормой называется периодически пересматривающаяся с учетом научных и технических достижений предельно допустимая затрата различных ресурсов (сырья, материалов, обо­рудования, рабочего времени, денежных средств) на единицу продукции или работы. Под нормативом понимаются: удельный расход ресурса на единицу результата, являющийся составляющей частью нормы; удельная величина технологических отходов и потерь; удельные размеры отчислений и платежей. Чаще всего нормы бывают индивидуализированными применительно к отдель­ным подразделениям и рабочим местам. Однако встречаются и групповые, предна­значенные для однотипных рабочих мест в различных подразделениях, производ­ственному процессу в целом. С помощью нормативного метода формируется нормированное зада­ние, которое предусматривает необходимый ассортимент продукции и объем рабо­ты, который работник или группа должны выполнять за данный период с соблюде­нием определенных требований к качеству.

– Из группы графических методов особую популярность получил метод сетевого планирования.Он был разработан для прогнозирования, управления реализаци­ей и контроля крупномасштабных проектов, оптимизации затрат на них. Исходным моментом применения указанного метода является определение продолжительности работ, связанных с достижением поставленной цели. Работы связывают между собойсобытия, представляющие собой итог какой-либо деятельности. Таким образом, события и цель оказываются связанными друг с другом работами. Все события и работы объединяются вкалендарный сетевой график, имеющий вид цепной диаграммы. На сетевом графике удобно отражать: варианты многоходовых действий по реализации планового задания, напри­мер движения изделий и их отдельных частей по технологической цепочке; очередность операций (некоторые из них можно осуществлять только в стро­го определенной последовательности, а некоторые — параллельно); сроки их начала и окончания; полный путь движения к цели. Это дает возможность составить наиболее рациональный план осуществления каких-либо мероприятий, организовать их контроль и в целом облегчает управле­ние сложными хозяйственными системами. С помощью сетевого графика контролируется фактическое выполнение работ, выявляются и анализируются изменения в процессе их осуществления, кор­ректируются сроки выполнения и перераспределяются ресурсы.

– Математические методы планирования сводятся к оптимизационным расчетам на основе различного рода моделей. К простейшим моделям относятся статистические, например, корреляционная, отражающая взаимосвязь двух переменных величин. С ее помощью можно с опре­деленной степенью вероятности предсказать и запланировать наступление события, если происходит связанное с ним событие. Другой класс моделей представлен методами линейного программирования, которые дают возможность путем решения системы уравнений и неравенств, связывающих ряд переменных показателей, найти их оп­тимальные величины во взаимном сочетании. Это помогает по заданному крите­рию выбрать наиболее подходящий вариант функционирования или развития объ­екта управления, с тем чтобы обеспечить максимальную прибыль, минимизиро­вать затраты и т. п. Методы линейного программирования позволяют, например: выбрать технологии, дающие возможность получить необходимый объем продукции при наименьшем расходе сырья и материалов; загрузить оборудование, выполняющее несколько видов работ, так, чтобы при этом достигалась наибольшая выработка; составить маршруты движения транспорта, позволяющие, с одной стороны, наиболее полно обслужить всех клиентов, а с другой — сделать это при мини­мальных затратах.

Таким образом, для организации типа антикафе в рамках индикативного планирования наиболее подходят математические методы, поскольку на основе статистических данных они позволяют выявлять корреляционные зависимости относительно изменений в среде организации и размеров получаемого дохода, а также при помощи линейного программирования определять оптимальные показатели деятельности и реализовывать соответствующие решения. Остальные подходы и методы были отклонены на основании того, что в антикафе не существует производственных нормативов, бюджетов на закупку ресурсов или реализации проектов, требующих визуализации дерева работ и определения ответственных за их выполнение. Однако математические методы даже в самом простом варианте применения сложны для формализации моделей бизнеса и интерпретации получаемых результатов.

В основе разработки планов находится прогноз – система аргументированных представлений о направлениях развития и будущем состоянии организации и ее окружения. В самом простом случае прогноз представляет собой утверждение о возможности или невозможности того или иного события. Основами прогнозов являются специальные обследования, другие прогнозы, математические методы и анализ временных рядов, мозговая атака, опро­сы специалистов.

Выделяется несколько подходов к подразделению прогнозов на отдельные виды. По функциональному назначению выделяют:

– прогноз будущего организации при различных вариантах внешних воздейст­вий;

– прогноз путей достижения цели (программный);

– прогноз проблемных ситуаций, которые могут возникнуть;

– прогноз возможных последствий принимаемых решений;

– прогноз состояния среды;

В зависимости от периода прогнозирования выделяют оперативные (до 1 месяца), краткосрочные (до 1 года), средне­срочные (до 5 лет) и долгосрочные (более 5 лет) прогнозы. Основной характеристикой прогнозов является их надежность, иными словами, вероятность наступления предсказанного события при заданных условиях в пределе установленных допусков. Надежность прогноза зависит от сроков, новизны, сложности, темпов изменения системы. Интервальный прогноз представляет собой вилку значений от и до, ширина кото­рой прямо пропорциональна вероятности его исполнения. Точечный прогноз указывает единственное значение прогнозируемого показателя.

Составление прогнозов, или прогнозирование, предполагает:

– анализ экономических, социальных, технических и других про­цессов, происходящих в организации и ее окружении, связей между ними, оценку сложившейся ситуации и выявление узловых проблем;

– формирование видения будущего и определение трудностей и практических задач, которые необходимо решить;

– обоснование и анализ различных вариантов изменения потенциа­ла (кадрового, производственного и научно-технического), возможных стра­тегий.

Прогнозирование осуществляется в соответствии с разработанными методами. По характеру используемой информации их можно разделить на:

– фактографические (базируются на сведениях о прошлом и настоящем объекта);

– опережающие (основываются на анализе динамики открытий, изобретений, патентов).

По способу обработки и анализа прогнозной информации выделяют:

– статистические методы (построение и анализ динамических рядов, экстраполяция, регрессионное моделирование

– логические методы (аналогия, построение параметрических рядов, морфология, матричные модели, причинно-следственный анализ.

Следует отметить, что перечисленные выше подходы, методы прогнозирования и планирования в различных комбинациях образуют классический вариант составления предпланового прогноза и основанного на нем плана деятельности.

Однако неопределенность экономической, политической и социальной ситуации обуславливает применение системного анализа и группового планирования. Для этого привлекаются эксперты организации или эксперты конкретной предметной области, которые основываясь специфическими методами вырабатывают коллективное решение [xxx]. При составлении планов деятельности с привлечением экспертов необходимо учесть тот факт, что принятое решение, если оно не является стратегическим, может потерять актуальность при изменении внутренней или внешней среды существования организации. Также выработанное коллективное решение необходимо апробировать и получить некоторый результат. Таким образом, выработка графика мероприятий может носить итерационный характер и занимать длительный период времени. Задача будет считаться решенной при получении удовлетворительных результатов. Спустя некоторое время составленный график может утратить свою актуальность, что приведет к необходимости снова прибегать к помощи экспертов для составления нового плана. Поскольку реализация подобного подхода к составлению графика маловосприимчива к изменениям внутренней и внешней среды организации, то основным критерием того, что план устарел является сокращение величины дохода. Чтобы не допустить подобного развития событий организации приходится проводить работу с экспертами на постоянной основе. Эксперты в своей работе могут применять следующие методы системного анализа:

– Мозговая атака. При проведении мозговой атаки выполняют определенные правила, суть которых сводится к тому, чтобы обеспечить как можно большую свободу мышления участников и высказывания ими новых идей. Для этого рекомендуется приветствовать любые идеи, даже если они вначале кажутся сомнительными или абсурдными, не допускается критика, не объявляется ложной идея и не прекращается обсуждение ни одной идеи. Требуется высказывать как можно больше идей, стараться создавать как бы цепные реакции идей. Все варианты решения проблемы фиксируются. После перерыва начинается обсуждение идей и формирование решения поставленной задачи.

– Метод сценариев. Первоначально этот метод предполагал подготовку текста, содержащего логическую последовательность событий или возможные варианты решения проблемы, развернутые во времени. Однако позднее обязательное требование временных координат было снято, и сценарием стали называть любой документ, содержащий анализ рассматриваемой проблемы и предложения по ее решению или по развитию системы, независимо от того, в какой форме он представлен. Как правило, на практике предложения для подготовки подобных документов пишутся экспертами вначале индивидуально, а затем формируется согласованный текст. Сценарий предусматривает не только содержательные рассуждения, помогающие не упустить детали, которые невозможно учесть в формальной модели, но и содержит результаты количественного технико-экономического или статистического анализа с предварительными выводами. Группа экспертов, подготавливающая сценарий, пользуется обычно правом получения необходимых справок от предприятий и организаций, необходимых консультаций. Понятие сценария все больше расширяется в направлении, как областей применения, так и форм представления и методов их разработки: в сценарий вводятся количественные параметры и устанавливаются их взаимозависимости, предлагаются методики подготовки сценария с использованием. Сценарий позволяет создать предварительное представление о проблеме (системе) в ситуациях, когда не удается сразу отобразить ее формальной моделью.

– Метод «Дельфи». Основные средства повышения объективности результатов при применении данного метода – использование обратной связи, ознакомление экспертов с результатами предшествующего тура опроса и учет этих результатов при оценке значимости мнений экспертов. В конкретных методиках, реализующих процедуру «Дельфи», это средство используется в разной степени. Так, в упрощенном виде организуется последовательность итеративных циклов мозговой атаки. В более сложном варианте разрабатывается программа последовательных индивидуальных опросов с помощью анкет-вопросников, исключающих контакты между экспертами, но предусматривающих ознакомление их с мнениями друг друга между турами. Вопросники от тура к туру могут уточняться. Для снижения таких факторов, как внушение или приспособление к мнению большинства иногда требуется, чтобы эксперты обосновали свою точку зрения.

– Метод экспертных оценок. Предлагается разделить проблемы, для решения которых применяются экспертные оценки, на два класса. К первому классу относятся проблемы, которые достаточно хорошо обеспечены информацией и для которых можно использовать принцип «хорошего измерителя», считая эксперта хранителем большого объема информации, а групповое мнение экспертов — близким к истинному. Ко второму классу относятся проблемы, в отношении которых знаний для уверенности в справедливости названных предположений недостаточно; экспертов нельзя рассматривать как «хороших измерителей», и необходимо осторожно подходить к обработке результатов экспертизы, поскольку в этом случае мнение одного (единичного) эксперта, больше внимания уделяющего исследованию малоизученной проблемы, может оказаться наиболее значимым, а при формальной обработке оно будет утрачено. Задачи коллективного принятия решений по формированию целей, совершенствованию методов и форм управления обычно можно отнести к первому классу. Однако при разработке прогнозов и перспективных планов целесообразно выявлять «редкие» мнения и подвергать их более тщательному анализу. На экспертные оценки нужно смотреть как на некоторую «общественную точку зрения», зависящую от уровня научно-технических знаний общества относительно предмета исследования, которая может меняться по мере развития системы и наших представлений о ней. Следовательно, экспертный опрос – это не одноразовая процедура.

Следует добавить, что были созданы информационные системы, построенные на основе специальных знаний о некоторой предметной области с целью избежать многоразового обращения к экспертам, получившие широкое практическое применение.