Инструмент проекта 15 – Ситуационное планирование

Ситуационные планы указывают, что делать, если произойдут незапланированные события. Ситуационные планы могут быть как простыми, так и изощренными, но во всех случаях они должны отражать ход Ваших мыслей, когда Вы спрашиваете себя: «Что, если …?» и решаете, как Вы будете действовать, если упомянутая в вопросе «Что, если … ?» ситуация случится. Основные правила ситуационного планирования можно сформулировать следующим образом:

• Выясните, где могут быть получены дополнительные ресурсы в чрезвычайных обстоятельствах, и пункты Вашего плана, для которых эти ресурсы могут потребоваться.

• Заранее выясните даты, несоблюдение которых может серьезно повлиять на Ваши планы. (Пример: дата утверждения бюджета комитетом, собирающимся на совещания один раз в полтора месяца.)

• Досконально изучите Ваш план, выясните его слабые места и скрытые резервы времени.

• Обеспечьте хорошую информированность для всех участников проекта (включая самого себя!) о достигнутом прогрессе с тем, чтобы проблемы выявлялись до того, как они вызовут серьезные сбои.

• Выявите критические пункты Вашего плана, в которых возможны альтернативные курсы действий, и продумайте возможные сценарии развития событий для каждого варианта.

• Учитесь на собственном опыте. (Пример: иногда кажущиеся непредсказуемыми пики и спады активности подчиняются закономерности, которую Вы должны распознать.)

Менеджеры-практики дают следующие рекомендации по обращению с непредвиденными обстоятельствами:

• Разделяйте ключевые задачи на более детализированные задания для улучшения контроля.

• Используйте возможности одновременного выполнения задач в Вашем плане, чтобы уложиться в сроки, но отводите дополнительное время для общения и координации, необходимых для этого.

• Потратьте время на размышления в начале проекта, чтобы избежать многих проблем впоследствии.

• Учитесь на собственном опыте, например составляйте перечни надежных поставщиков, компетентных консультантов и т. д.

• Пытайтесь оставить резервы времени до и после выполнения задач, которые Вы не можете непосредственно контролировать, чтобы ослабить неблагоприятное влияние проблем, которые могут возникнуть до или во время выполнения этих задач.

• Ускоряйте выполнение задач, если это возможно: чем меньше останется невыполненных задач – тем меньше поводов для беспокойства!

Инструмент проекта 16 – Контрольный список для сдачи проекта

Разумеется, процедура сдачи проекта зависит от специфики проекта. Тем не менее, можно указать следующие типичные элементы контрольного списка для сдачи проекта:

• Завершена сдача проекта по всем направлениям работы.

• Все необходимые результаты официально приняты и подписаны заказчиком или покровителем проекта.

• Согласована ответственность за дальнейшее сопровождение (если необходимо).

• Составлен итоговый отчет о завершении проекта.

• Завершены все финансовые процедуры и составлены отчеты.

• Завершена ревизия проекта.

• Проведена оценка работы персонала и составлены соответствующие отчеты.

• Закончено действие трудовых соглашений с персоналом, участвующим в проекте.

• Завершены все взаимодействия и контракты с поставщиками.

• Освобождены все использованные для реализации проекта производственные и жилые помещения.

• Определены обладатели прав использования оставшегося оборудования и материалов.

• О завершении проекта проинформированы внутренние и внешние заинтересованные стороны и общественность (если это уместно).

• Составлена и отправлена на хранение документация по проекту.