Вопрос 16. Технология подготовки экспонента для участия в выставке.

План подготовки к выставке составляется на основе двух ключевых моментов: цель участия и бюджет. Определив два этих важнейших момента, Вы можете составить список всего, что Вам потребуется. Целесообразно составить максимальный список необходимых мероприятий и предметов, а уже потом присвоить каждому наименованию «индекс значимости». Значимость оценивается одновременно в трех единицах измерения:

1. важность для реализации выставочной концепции (в баллах),

2. стоимость,

3. временные затраты.

Список мероприятий по подготовке к выставке:

1) установление контактов с организаторами выбранной Вами выставки

получение полной информации о выставке, выбор павильона, расположения стенда в павильоне, конфигурации стенда, подача заявки на участие

2)создание дизайна выставочного стенда

Требует большое количество затрат как материальных, так и затрат времени. Рекомендуется уделать этому этапу большое количество времени.

3) предвыставочная рекламная кампания

Рассылку приглашений и публикацию рекламы в СМИ рекомендуется делать в несколько этапов, первый из которых начинается примерно за 90 дней до начала выставки. За месяц до выставки рекомендуется электронная рассылка.

4) разработка программы пристендовых и околовыставочных мероприятий

проведение лотерей, презентаций и конкурсов, участие в семинарах и круглых столах, другие рекламные и PR акции

5)разработка и изготовление раздаточных материалов и подготовка команды стендистов

Если Вы выезжаете на выставку в другой регион России или в другую страну, логистика становится одним из важнейших пунктов программы: все усилия станут бесполезными, если Ваш стенд, стендисты и образцы опоздают к началу выставки. Тут необходимо вспомнить о страховании рисков, а в случае участия в зарубежной выставке – и о таможенном оформлении.

Оптимальный срок начала подготовки к участию в выставке – не менее чем за три месяца до ее открытия. Начав подготовку заранее, вы можете выбрать наилучшее место в павильоне, тщательно продумать дизайн стенда и раздаточные материалы, рекламную кампанию.

Вопрос 17. Организация работ экспонента на выставке и в послевыставочный период

-по прибытии на выставку необходимо сразу же разработать наглядный календарный план-график, определяющий, кто, где и когда будет находиться и чем будет заниматься? Отдельно определите, кто и когда будет находиться на стенде в рабочее время выставки

-Для координации работ на стенде нужно назначить руководителя стенда (теперь – менеджер по персоналу на стенде), который должен нести полную ответственность за безупречную работу на выставке всего привлеченного персонала.

- Всем группам посетителей, которых вы хотите пригласить на свой стенд, необходимо успеть направить приглашения. В качестве первого шага для достижения цели можно воспользоваться набором рекламных материалов, предлагаемых устроителем выставки. По прибытии на выставку запросите эти материалы и используйте их для ознакомления потенциальных посетителей.

- далее должна быть осуществлена приемка подготовленных вами товаров и стендов

- Сразу после приемки стенда проводится подробный инструктаж всего персонала, который будет здесь работать.

Организация рабочего дня на стенде.

Перед началом рабочего дня

– сбор всех сотрудников не позже чем за 15 минут до открытия павильона для публики;

– ознакомление сотрудников с планом работы на день и основными, событиями дня;

– выдача необходимого инвентаря, инструментов и материалов.

В течение рабочего дня

– координация распределения кабин и столов для переговоров;

– периодическая проверка состояния экспонатов;

– проверка наличия у стендистов информационных материалов;

– выкладка рекламных материалов для посетителей;

– расстановка стендистов по местам и помощь им в работе с посетителями;

– регулирование периодического отдыха стендистов;

– временная подмена отдельных стендистов и обслуживание посетителей;

– организация контактов важных клиентов, официальных гостей и почетных лиц с коммерческой службой или руководством фирмы;

– изучение экспонатов фирм, представленных на выставке.

В конце рабочего дня

– обсуждение итогов дня с коллективом стенда;

– просмотр записей бесед с посетителями, выявление мнений, выдача поручений;

– отключение экспонатов от энергопитания;

– опечатка стенда или сдача его охране.

Изучение Стендов партнеров и конкурентов. Предоставьте сотрудникам своего стенда достаточно времени для изучения продукции, экспонируемой конкурирующими фирмами.

Закрытие выставки, демонтаж стенда и подготовка персонала к отъезду. При демонтаже стенда в связи с закрытием выставки нужно заранее наметить:

– отъезд персонала стенда;

– получение со склада транспортной тары;

– меры против расхищения;

– куда отправить экспонаты и оборудование стенда;

– куда направить мебель со стенда;

– куда направить оставшийся рекламный материал.

Послевыставочный период

Организация работ в послевыставочный период включает:

1) окончательные расчеты с партнерами, клиентами, подрядчиками, кредиторами и участниками выставки;

2) списание затрат по выставке;

3) систематизацию документации и анализ расходов и доходов;

4) подведение окончательных итогов выставки;

5) оценку эффективности мероприятия в целом;

6) подготовку отчета о проведении мероприятия;

7) подготовку приказа по итогам ее проведения.

Но и после этого работа продолжается. Появляются новые планы и заботы. Продолжается поиск новых путей повышения качества и уровня выставочных программ, улучшения организации и эффективности выставочного дела. Здесь имеет важное значение выбор методики анализа и оценки эффективности выставочного мероприятия. Существует ряд совершенно разных мнений о возможностях и способах оценки отдельных аспектов выставочной деятельности, а также о формах и критериях ее интегральной оценки. Более или менее разработаны способы оценки частных показателей и критериев, способствующих объективной квалификации успеха или неудачи выставочного мероприятия. К ним, прежде всего, относят все виды прямого результата (эффекта) выставки:

• показатели экономической эффективности выставочного мероприятия, рассчитываемые на базе данных о доходах (прибыли) и затратах;

• показатели коммерческой эффективности, выражаемые соотношением объемов заключенных договоров и затрат на подготовку и проведение выставки;

• показатели информационно-рекламной эффективности, определяемые соотношением поставленных и реализованных задач.