Тема 4. Оформление документав msword 2007

Работасшаблонамидокумента

Одним из способов упрощения процедуры оформления документа в Word2007является применениешаблонов.Вотличиеотстиля,кромевидов форматирования, шаблонобычновключаетв себяопределенныерисунки, участкитекста,которыепользователь простодополняетсвоимиданными. Шаблонымогутсущественноускоритьподготовку документовразличных типов,например,различныхфирменныхбланков,договоров,отчетовит.п.

Создание шаблона

Длясозданияшаблонасначаланеобходимо:

• создатьисходныйдокумент,содержащийвсюнеобходимуюинформациюи настройкидокумента;

• выбратьпункткнопкиOffice–Сохранитькак– ШаблонWord;

• указатьпапкудлясохраненияшаблона.

Замечания

• Документ-шаблонбудетиметьрасширение*.dotx.

• Чтобысохраненныйшаблонбылдоступенприсозданииновых документов из папки Мои шаблоны, его необходимо сохранять вспециальную папку

Надежныешаблоны(рис.4.1):

Рис. 4.1. Диалоговоеокно сохранения шаблона

Создание документа на основе шаблона

Чтобысоздатьдокументнаосновеимеющегосяшаблонанужно:

• выбратьпунктСоздатькнопкиOffice;

• в появившемсядиалоговомокне Создание документа выбратьнужный шаблонизпредлагаемыхгруппшаблонов.

Замечание. Выберите пункт Мои шаблоны, если необходимо выбрать

шаблонизсозданныхпользователем.

Параметрыстраницы

Поля, ориентацияи размер

После создания нового документа рекомендуется сразу установить параметрыстраницы(еслистандартныеустановкинеподходятдлярешения

задачи). Для настройки параметров страницы служит вкладка Разметка

страницы.

НапанелиПараметры страницы расположеныосновные кнопки,помогаю-щиезадатьнужныепараметры длястраниц документавцелом.

Кнопка Поляслужитдляустановки значений полей (отступов от краев до

текста)документа (рис.4.2).Еслииз предложенных стандартных вариантов ни один не подходит, необходимо восполь-

зоваться пунктомменюНастраиваемые поля. В появившемсяокне можно произ-вести более тонкие настройки полей

документа.

Кнопка Ориентация задает располо-

жениетекстаналисте:Книжная,Альбом-

ная.

Рис. 4.2. Окно настройки полей

КнопкаРазмерзадаетразмербумагипривыводенапечать.Длявыбора нестандартногоразмераслужитопцияДругиеразмерыстраниц...

Фон и границы

В Word 2007 появилась возможностьдобавлятьподложку(так

называемый«водяной знак»)на страницы.Вкачествеподложкиможно использоватьтекстилирисунок.Для

этого нужно нажать кнопку вкладки

Разметкастраницы–Фонстраницы– Подложка и выбрать необходимую подложку.Еслине подошланиоднаиз предложенных подложек, можно создатьсвою.ДляэтогопредназначенпунктНастраиваемаяподложка(рис.4.3).

Рис. 4.3. Окно настройки подложки

Длясозданиятекстовой подложкинадоустановитьпереключательв положениеТекст,ввести нужныйтекст,настроитьнеобходимыепараметры:

язык,шрифт,цвети расположениенадписи,прозрачность.

Длясозданияграфическойподложкинадоустановитьпереключательв положение Рисунок–кнопкаВыбрать.Затемуказатьместоразмещения нужногофайлаизображения.

Прижеланииможноотредактировать представленныев галерее стандартные подложки. Для этого надо щелкнуть на выбранномварианте правойкнопкой мыши и выбратькомандуИзменить свойства. Удалить

подложкуизгалереиможноспомощьюпунктаУдалитьподложку.

КнопкаЦветстраницывкладкиРазметкастраницы–Фонстраницы позволяетустановитьпрактически любой цветдля страницы. Также здесь можновыбрать испособзаливкифонастраницы(градиентная,узором, текстурная).Илижевыбратькакое-либоизображениедляфонастраницы.

КнопкаГраницыстраницвкладкиРазметкастраницы–Фонстраницы

устанавливаетвидимыми печатныеграницыстраницыипомогаетзадать необходимыйвидобрамлениястраницыграницами.

Разрывы страницы и раздела

Приработесдокументамизачастуювозникает необходимостьначать новуюстраницу,в то времякак предыдущаяеще не заполненаполностью

текстом.Например,в книгетакначинаетсяноваяглава.Чтобыначатьновую страницув Wordе2007естьспециальнаяопция–Разрывы(рис.4.4)панели ПараметрыстраницывкладкиРазметкастраницы.

Наэтойвкладкесобранодовольномного разнообразныхвариантовразрыване только страниц, но и разделов. Так, например, с

помощьюразрыва страницыможноприну-дительноперенести текствдругуюколонку (вариантСтолбец).

Чтобызадатьобтекание текставокруг графическихобъектовилиэлементов веб-страниц, необходимо воспользоваться пунк- томОбтеканиетекстом.

Иногдавозникаетнеобходимостьисполь-зоватьразличныепараметрыформатирования для разных страниц документа (например,

одинизлистов документадолжениметь альбомнуюориентацию). Вэтомслучае документ необходимо разбить на разделы.

Каждыйраздел можно будет форматировать

совершеннонезависимоотдругихразделов.

При удалении разрыва раздела

Рис. 4.4. Окно Разрывастраниц

предшествующийтекстстановится частьюследующегоразделаипринимает соответствующееформатирование,а последний знак абзаца в документе определяетформатированиепоследнегоразделавдокументе.

Word2007предоставляетчетыревариантаразрываразделов:Следующая страница;Текущая;Четнаястраница;Нечетная страница. Чтобывидеть разрывы разделов (как, впрочем, и страниц), нужно включить опцию

отображениянепечатныхсимволов.Для этого на ленте Главнаяна панели

Абзацнеобходимонажатьправуюверхнююкнопкус изображениемзначка

абзаца . Дляудаленияразделанеобходимовыделитьегозначокинажать кнопкуDelete.

Нумерациястрок

ОпцияНомерастрокпредназначена длянумерациистрокдокументав различныхвариациях.Изпрактикиможносказать,чтокподобнойнумерации

прибегаютдовольно редко.Но,в отдельныхслучаях(например,для юридическихдокументов),онаможетбытьвесьмаполезной.

Колонтитулы

Колонтитулыпредставляютсобойобласти,расположенныенаверхнеми нижнемполяхстраницдокумента.Вколонтитулах,какправило,размещается такая информация, как название документа, тема, имя автора, номера страниц или дата. При использованииколонтитуловв документе можно размещать в них различный текст для четных или нечетных страниц, для первойстраницыдокумента,изменятьположение колонтитуловотстраницык страницеипроч.

Для работы с колонтитулами в Word 2007 предназначена панель

Колонтитулы–вкладкаВставка).Послевставкиколонтитулдоступендля редактирования, при этом появляется контекстная вкладка Конструктор (Работасколонтитулами)(рис.4.5).

Рис. 4.5. Вкладка Конструктор для работы с колонтитулами

Онапозволяетбыстропроизвеститакиенастройкиколонтитула,как:

• различныеколонтитулыдлячетныхи нечетныхстраниц;

• отдельныйколонтитулдляпервойстраницы;

• скрытиеосновноготекставовремяработысколонтитулами;

• вставкаиредактированиеномерастраницы;

• управлениеположениемколонтитула;

• вставка вколонтитулразличныхобъектов:текущиедатаивремя,рисунки,

стандартныеблоки.

Колонтитулыможнонастраивать отдельнодляразличныхразделов.Но,

для этого нужно разорватьмежду ними связь,так как по умолчанию все

колонтитулысвязанымеждусобой.Дляэтогонадоперейтик тому колонтитулу,которыйнадооформитьпо-другому,и«отжать» кнопкуКакв предыдущемразделе.Еслиже,наоборот,естьнеобходимость привести колонтитулыв разныхразделахкодномувиду,токнопкаКаквпредыдущем разделедолжнабыть«нажата».

Быстрыйпереходмеждуколонтитуламииосновнымтекстомдокумента можноосуществлять двойнымщелчкоммышинанужномэлементе (верхнем/нижнемколонтитулеилинаосновномтексте).

ДляудаленияколонтитуловпредназначенпунктУдалитьверхний/нижний

колонтитулсоответствующихкнопокколонтитулов.

Колонтитулыможноредактировать какобычныйтекст,применять различныестилидляегооформления.Отредактированныйколонтитулможно

добавитьв галереюколонтитуловприпомощиопцииСохранитьвыделенный фрагментвколлекциюверхних/нижнихколонтитулов.

Нумерациястраниц

ДлянумерациистраницслужиткнопкаНомерстраниц (вкладкаВставка– панель Колонтитулы).Необходимовыбратьвариантразмещенияномерана самойстраницеипринеобходимостинастроитьформатсамогономера.

При необходимости элементы номеров страницы можно сохранять,

добавляяв коллекциюстандартныхблоков.Для этого, вставив и настроив номер,нажмитекнопкуНомерстраницы ивыберитекомандуВверху/внизу страницы–Сохранитьвыделенныйфрагменткакномерстраницы.

Чтобыубратьномерс первойстраницыв документе,нужновойти в

областьколонтитуловивыбратьнавкладкеКонструкторпунктПараметры –

Особыйколонтитулдляпервойстраницы.

Сноски

Сноски предназначены для добавления к тексту комментариев, объяснений, указания источника информации. Сноски бывают обычные (вконцестраницы) иконцевые(вконцевсеготекста).Дляработысосносками предназначенапанельСноскивкладкиСсылки(рис.4.6).

Для вставкиобычнойсноскинеобходимонажатькнопкуВставитьсноску. Втексте,в томместегденаходилсякурсорпоявитсязна-чоксноски,авнизу страницы–горизонтальнаяразделительнаялинияиномерсноски.Длявставки концевойсноскипредназначенакнопкаВставитьконцевуюсноску.

Дляболееточных наст-роексносокслужитдиалоговое окно, вызываемое с панели Сноски.

Сноскинумеруютсяавто-

матическив соответствии с выбраннойпользователемсис-темойнумерации. Придобав-ленииновойсноски или уда- лениисуществующейосталь-

ныеперенумеровываются.

Перемещатьсямеждусносками

Рис. 4.6. Панель инструментовСноски

можноприпомощикнопкиСледующаясноска.

Дляудалениясноскинеобходимоеевыделить,азатемнажатьклавишу

Delete.

Перекрестныессылки

Использованиеперекрестных ссылок полезно при указании ссылок на таблицы,заголовки,разделы,ккоторымнужнообратитьсядляполученияболее подробнойинформации. Онислужатдлябыстрогопереходакнужному элементу(см.[2,с.145-146]).

Можно создавать перекрестные ссылки на следующие элементы:

заголовки,сноски,закладки,названия,нумерованныеабзацы,таблицы,рисунки, формулы.Инструментыдляработысперекрестнымиссылкаминаходятсяна панели Связи вкладки Вставка.

Перекрестные ссылкисоздаются толькомеждуэлементами одного документа.

Для создания перекрестнойссылки:

• введитетекст, с которогобудет начинатьсяперекрестнаяссылка;

• нажмитекнопкуПерекрестнаяссылка,

• в открывшемсяокне(рис. 4.7)в

выпадающемспискеТипссылкинадо выбратьтип элемента, на который

будемссылаться;

• в выпадающемспискеВставить

Рис. 4.7.Окновставкиперекрестнойссылки

ссылкуна…надоуказатьданные,которыеследуетдобавитьвдокумент.

Для того, чтобы иметь возможностьпереходак ссылаемомуэлементу, флажокВставитькак гиперссылкудолженбытьустановлен.ФлажокДобавить слово«выше»или«ниже»позволяетвставитьпередссылкойданныеслова.

Перекрестные ссылки вставляются в документ в виде полей.

Переключатьсямеждурежимамиотображениякодовполейизначенийполей можноприпомощисочетанияклавишAlt+F9.Изменитьтекстсамойссылки

можнопрямовдокументе.

Оглавление

Оглавление–этосписокзаголовков документа.Длятогочтобыбыстро сделатьоглавление, документдолженбытьотформатировансогласно встроеннымформатам уровнейструктуры или стилей заголовков.Сборкаоглавленияпроисходитвнесколькоэтапов:

1. Wordнаходитзаголовкисзаданнымистилями.

2. Заголовкисортируютсяпоуровням.

3. Каждыйзаголовокснабжаетсясоответствующимномеромстраницы.

Чтобысоздатьоглавление:

• установивкурсорв местевставки оглавления,нажмитекнопкуОглавление

панелиОглавлениевкладкиСсылки;

• в открывшемсяокневыберитенужныйформатоглавления(автособираемоеилиручное).

При необходимости дополнительных настроек оглавления, нажмите кнопкуОглавление...окнаинастройтеколичество уровнейоглавления, заполнитель,отображениеи положениеномеровстраниц(рис.4.8).

Замечание. Поумолча-ниюв оглавлениевключа- ютсятекст, отформатиро-

ванныйстилями:

-Заголовок 1(первый уровеньоглавления),

• Заголовок 2(второй уровень оглавления)ит.д.Длятого,чтобывключитьв

оглавление заголовкидру-гихстилейиназначить им другиеуровни, нужно, нажавкнопкуПараметры,

выполнить соответствен-ную настройку стилей уровнямоглавления.

Рис. 4.8. Диалоговоеокно Оглавление

Длябыстройправкиужесуществующегооглавлениясделайтещелчокв полеоглавления. КнопкаОбновитьтаблицуслужитдляобновленияв оглавленииномеровстраницэлементов.

Предметныйуказатель

Предметный указатель – это список терминов,встречающихсяв документе,суказаниемстраницгдеонирасположены.

Предметныйуказательможносоздатьдляследующихэлементов:

• отдельныхслов,фраз,символов;

• разделов;

• ссылок.

Дляработысэтимэлементомформатирования предназначена панель Предметный указатель

вкладкиСсылки.

Чтобы использоватьв качестве предметногоуказателякакой-либо фрагменттекста,егонеобходимовыделить,затемнажатькнопкуПометить

элемент.Припометкетекстав документедобавляется специальноескрытое поле.

Дляокончательной сборкипредметногоуказателянажмитекнопку Предметныйуказательипринеобходимостив появившемсяокнеУказатель произведитеокончательныенастройки.

Списоклитературы

Библиография–этосписоклитературныхилидругихисточников,которые использовалисьпри подготовкедокумента. Как

правило,она помещается в конце текста. При вставкецитат надо указыватьисточник, откуда

они взяты,поэтому понятия «библиография» и

«цитаты»тесновзаимосвязаны.

Дляработысбиблиографией ицитатамислужитпанельСсылкиисписки литературывкладкиСсылки.

ДлядобавленияновогоисточниканужнонажатькнопкуВставитьссылку

панели и выбратькомандуДобавить новый источник. В окне создания источниказаполнитьнеобходимыеатрибуты(рис.4.9).

Рис. 4.9. Диалоговоеокно Создатьисточник

Последобавленияисточника ссылкананегобудетпомещена там,гдебыл установленкурсор.

Послезавершенияработысдокументомсписоклитературыможносоздать автоматически,используякнопку Список литературына панели Ссылки и списки литературы. Перед этим можно просмотреть и откорректировать

список,нажавкнопкуУправление источникамиданнойпанели

Титульныйлист

ВWord2007предусмотреносозданиекрасивооформленноготитульного листа для документа. Титульный лист – первая страница, на которой указываютназваниеработы,автораидругиенеобходимыесведения.

Длясозданиятитульноголистасуществуютспециальныезаготовки.Для вставкив документ титульного листа перейдите на вкладку Вставка и выберитеТитульная страница в группе Страницы. В появившемсяокне

выберите нужный шаблон титульного листа. После вставкив документ выбранноголиста,введите вполянужныйтекст,ненужныеэлементыудалите, щелкнувнанихидваразанажавклавишуDelete.

Чтобы удалитьтитульнуюстраницу,выполнитекомандуУдалить текущуютитульнуюстраницувменюкнопкиТитульнаястраница.

Контрольныевопросыизадания

1. КаксоздатьПодложкудокументаидлячегоонанужна?

2. ДлячегонужнаопцияРазрывстраницы?

3. Какзадатьобтеканиетекстомграфическихобъектов?

4. Длячегопредназначеныикакможносоздатьсноскивдокументе?

5. Каксоздатьперекрестнуюссылкуиоглавление?

6. Чтотакоебиблиографическийсписокипредметныйуказатель?