Тема 5. Специальные возможности работы с документами в msword 2007
Использованиезакладок
Закладкипредназначены длябыстро-тыиудобстванавигацииподокументу– онипозволяютбыстропереходитькранее помеченнымместамв тексте.Длятого чтобысоздать закладку, необходимо установить курсорв нужномместе документа инажатькнопкуЗакладкана панелиСвязивкладкиВставка.
В появившемся окне (рис. 5.1) необходимоввестиимязакладки.Следует иметьввиду,чтоимядолжноначинаться с буквыинесодержатьпробелов.
Перемещаться по закладкам, добав-
лятьновыеи удалять ненужные можно такжеприпомощиэтойжекнопкииокна,
либо по нажатию клавиши F5 в окнеНайтиизаменить –Перейти–объект Закладка выбрать в списке нужную
закладку.
Рис. 5.1. Окно создания закладки
Работасгиперссылками
Гиперссылки позволяютбыстро переходить из одного приложения в другое,открыватьдокументыиливеб-страницыпрямоиздокумента(см.[2, с. 147-148]).
Чтобысоздатьгиперссылкунаадресвеб-страницы,послеввода адреса существующейвеб-страницынажмите клавишиEnterили Пробел – Word
автоматическисоздастгиперссылку.
Есливыхотите,чтобыв документбылвставлен несамадрес,алишь ссылка на него, нужно воспользоваться диалоговым окном Вставка
гиперссылки, которое вызывается через вкладку Вставка – Связи –
Гиперссылка.
Влевойчастиокна Вставкагиперссылкиимеютсячетырекнопки,которые позволяютбыстросоздаватьгиперссылкинаразличныеэлементы:
насуществующийфайлилинавеб-страницу;
другоеместовэтомжедокументе;
новыйдокумент;
адресэлектроннойпочты.
Выберитенеобходимыйтипгиперссылкив полеСвязатьс иукажитев правойчастиокнанужныйфайл,документ,рисунок,местов документеили
адресэлектроннойпочтысоответственнозадаваемомутипуссылки.Вместе положениякурсорабудетсозданагиперссылка.
ДляпереходапогиперссылкенужнонажатьиудерживатьклавишуCtrl.
Указательприэтомпревратитсявладонь,и можнобудетперейтипоссылке.
Созданнуюгиперссылкуможноредактироватьприпомощиконтекстного меню, вызватькоторое можно щелчком на ней правой кнопкой мыши.
Пользуясь предлагаемыми командами, гиперссылку можно изменить,
выделить,открыть,скопироватьиудалить.
Рецензированиедокументов
Иногдасоднимитемжедокументом приходитсяодновременноработать несколькимпользователям.Вэтомслучаепомогутсредстварецензирования и редактированиятекстовогоредактора(см.[2,с.135-137]).
Основные инструменты для этого расположены на вкладке Рецен-
зирование.
НапанелиОтслеживаниенаходятсяинструменты,позволяющиеотсле-
живатьизменения,вносимыевдокумент.
ПринажатиикнопкиИсправлениявсеизменения,вносимыев документ пользователем, включаяформатирование, вставкуипрочее,будутпомечаться.К ним можно добавлятькомментариидля объясненияисправлениядругим пользователям.Длявыходаизрежимаотслеживанияизменений надо«отжать» кнопкуИсправления.
Кнопка Выноски настраиваетрежим отображения выносок(рис. 5.2),
поясняющихсоответствующиепоправки:
Показыватьисправленияв
выносках–
примечания и исправлениябудут
отображатьсяввиде
выносок;
Рис. 5.2.Окнонастройкиотображениявыносок
Показыватьвсеисправлениявтексте–всеисправления ипримечаниябудут отображатьсянепосредственновтексте;
Показыватьтолькопримечанияиформатированиеввыносках–ввыносках будутотображатьсятолькопримечанияиформатированиедокумента.
КнопкаИсправлениявизмененномдокументепозволяетнастроитьрежим
отображенияисправленийдляудобстваработыпользователей:
Исправлениявизмененномдокумент;
Измененный документ – показ изменений без отображения исходногодокумента;
Исправлениявисходномдокументе;
Исходныйдокумент–показисходногодокументабезисправлений.
КнопкаПоказать исправленияпозволяетотметить изменения, которые будутпоказыватьсявдокументе(примечания,форматированиеи т.д.)
КнопкаОбластьпроверкиоткрываетдополнительнуюпанель,накоторой отображаются вхронологическомпорядкевнесениеисправленийидобавления
примечаний.
Послеокончаниярецензированиянеобходимосохранитьилиотклонить внесенныеизменения,дляэтогонапанелиИзменениявкладкиРецензирование
собраныкнопки,позволяющиеперемещатьсямеждувнесенными в документ правками,атакжеприниматьилиотклонятьсделанныеизменения.
Добавлениепримечаний
Для добавления(и последующегоуправления)примечанийв документ предназначенапанельПримечаниявкладкиРецензирование.
Чтобысоздатьпримечание,
надоустановить
курсорвнужноеместодокумента
инажатькнопкуСоздать
примечание.
При этом фрагмент
текста
выделяетсякраснымцветом,а на полях появляется поле для вводапримечания(рис. 5.3), а на панели
Примечаниястановятсядоступнымикнопкинавигациииудаленияпримечаний.
Рис. 5.3. Вставкапримечания
Сравнениедокументов
Панель Сравнить вкладки Рецен-
зирование предназначена для сравнения документов, в которые вносились
измененияразнымипользователями.
Спомощьюэтих средствможносравнитьилиобъединитьводиндокумент исправленияразныхавторов.
ДляобъединенияисправленийнадовыбратьопциюОбъединить..,указать файл-оригинал,документсисправлениями,выбратьв какомдокументебудут отображаться изменения. Для сравнения документов выберите опцию
Сравнить...После аналогичных настроек будет создан третий документ, в которомбудутнаходитьсявсеисправления, внесенныевисходныйдокумент.
Защитадокумента
Внекоторыхслучаяхбываетполезноналожитьнадокументограничения
поегоредактированиюиформатированию.
Длязащитыдокументаот
измененийслужитпанельЗащититьвкладкиРецензирование.Посленажатия
на
кнопкуЗащитить
документ у
правогокраяокнапоявляетсяверти-
кальнаяпанельОграничить форма-
тированиеиредактирование(рис.5.4).
УстановитефлажокОграничить набор разрешенных стилей и в
опциях Настройки укажите, какие элементы оформления можно будет
форматировать при дальнейшей работесдокументом.
Дляограниченияредактирования
необходимо установить флажок
Разрешитьтолькоуказанныйспособ
Рис. 5.4. Выбор видаограничения
редактированиядокументаиизвыпадающегоспискавыбратьпунктЗапись исправлений.Этимсамыммыразрешаемдобавлятькомментариикдокументу, удалять, вставлять и перемещать текст. Если же мы хотим другим пользователямразрешитьтолькооставлятьпримечания,тонадовыбратьпункт Примечания.
Чтобынастройкизащитывступиливсилу,нажмитекнопкуДа,включить защиту.Чтобыснятьзащиту,необходимо нажатькнопкуЗащитить документ и в появившемсясписке снять флажок Ограничить форматирование и редактирование.
РаботаврежимахСтруктураиСхемадокумента
Рис.
5.5. Режим Схемадокумента
Приработесбольшимидокументами для удобства перемещения по ним предпочтительно использовать режим Схема документа. Чтобы включитьэтот режим, установите соответствующий флажокнавкладкеВидвгруппеПоказать
или скрыть. Данный режим дает возможностьувидетьрасположение заголовков в документе(рис.5.5).Щелкнувнанужномзаголовке,высразу переместитесьвсоответствующееместодокумента.
Режим Структура предназначен не только для перехода в больших документах,но и длябыстрогоизмененияегоструктуры.Дляпереходав
режимструктуры
документаслужит
кнопкаСтруктура
панелиРежимы
просмотрадокументавкладкиВид.
Привключенииданногорежима
появляетсяконтекстнаялентаСтрук- тура(рис.5.6).Врежиме просмотра структуры документа отображается
иерархия элементов оформления текста и можно перемещать заголовки совместнососновнымтекстомиподзаголовками,которыеотносятсякэтому заголовку. Но, прежде чем использовать данный режим, необходимо
отформатироватьдокументсприменениемстандартныхзаголовков.Приэтом,
Заголовок1уровняявляетсясамымглавным,Заголовок2уровняследуетзанимит.д.
Основноеудобствопри просмотредокументавэтомрежимезаключаетсяв том,чтоестьвозможностьнастраиватьотображениелюбогоуровняструктуры,
скрываяприэтомтеуровни,которыезанимаютболеенизкуюиерархию.Для этого надо всеголишь выбратьнужный уровеньиз выпадающегосписка
Показатьуровень.
Рис. 5.6. Вкладка Структура документа
Укаждогоэлемента,имеющегоподуровни, присутствуетзначок«+». Двойнойщелчокназначкепозволяетотобразить/скрытьподуровни.Уровни можноперемещатьвверх/внизотносительнодругдруга,атакжеизменятьсамо значениеуровнянаболеенизкое/высокое.Дляэтихцелейслужатзеленыеи синиестрелки,расположенныеслеванапанелиРаботасоструктурой.
Приработеврежиместруктурыформатированиетекстапоумолчаниюне отображается.
Печатьдокумента
Послетогокакдокумент набраниотформатирован,егонужновывестина печать.ДляэтогослужитпунктПечать,находящийсяв менюкнопкиOffice(сочетаниеклавишCtrl+P).
ОпцияБыстраяпечать–предназначенадляслучая,когдапользователь полностью уверен в правильностиподготовки документа и настройках принтерадля печатидокументапоумолчанию.Документсразу жеотправляется напечать.
Опция Печать – позволяет произвестинаиболее тонкие настройки принтерапередпечатьюдокумента.
Опция Предварительный просмотр позволяет просмотреть страницы
документа перед печатью и внести дополнительные настройки печати.
Рассмотримнастройки,которымипридетсячастопользоваться(рис.5.7).
Рис. 5.7. Окно настройки параметровпечати
Список Имя принтера– актуально,если к вашемукомпьютеру подключенонесколькопринтеров илижекомпьютерподключенксети, содержащейнесколькопринтеров.Тогдаизвыпадающегосписканеобходимо выбратьтотпринтер,накоторыйбудетвыводитьсядокумент.
ПанельСтраница–предназначенадлявыбора конкретныхстраниц документа(илидиапазона),которыенадовывестинапечать.
СписокВключить–поумолчанию стоитзначениеВсестраницы диапазона. Также доступны значения: Четные страницы; Нечетные
страницы.
НапанелиКопииможноуказатьколичествопечатаемыхкопийдокумента и порядокихвывода.
ДлянастройкипринтераслужиткнопкаСвойства(следуетиметьввиду, чтодляразныхмоделейпринтеровокнобудетвыглядетьпо-разному).Также частоиспользуютсянастройкикачествапечатииформатабумаги.
Созданиерассылок
Путем слияния документов создаются тексты, содержащие фиксиро-
ванную,неизменяемуючасть(бланк)и переменныетекстовые фрагменты (наполнение).Например,переменнымитекстовыми фрагментамидлябланка конвертаслужат адрес отправителя и адрес получателя. Индивидуальные сведениядлякаждогописьмаили конвертапоступаютизисточника данных. Слияниеудобноприменять,когданужносоздатьнаборрассылок–документов, которые рассылаютсябольшому числузаказчиков.Процессслияниясостоитизнесколькихобщихдействий:
созданиеосновногодокумента;
созданиеилиопределение источникаданных;
подключениеосновногодокументакисточникуданных;
настройкаосновногодокумента;
установкаопцийслияния;
завершениепроцедурыслияния.
Команды, предназначенные для выполнения слияния документов,
расположенынавкладкеРассылки.
Создание основногодокумента
Основнойдокумент–этофайл,содержащийнеизменяемыйтекст,который долженоставатьсяодинаковымвовсехгенерируемых прислияниидокументах,
иполяслияния,которыепринимают
информацию из файла данных
– источника
данных.
Основной документ,
например,
может содержать обратный
адресилиприветствие набланкеписьма.
Чтобысоздатьосновнойдокументдляслияния,
на вкладкеРассылкивыберитепунктНачатьслияние
и нужный типдокумента, либопункт Пошаговый мастерслияния.Справойстороныоткроетсяокнос
пошаговойинструкцией,вкоторомнужноуказатьтипсоздаваемого документа
и,собственно,документ,который будет основнымдля процедурыслияния
(этап1и2).
Возможенвыборследующихтиповосновных документов:
Письма–подготовкапартииписемдлямассовойрассылки;
Сообщенияэлектроннойпочты–созданиесоставныхдокументовввиде,
удобномдляихрассылки вкачествесообщенийэлектроннойпочты;
Конверты–подготовкаконвертовдлямассовойрассылки;
Наклейки–подготовкаадресныхнаклеекдлямассовойрассылки;
Каталог–созданиеединогодокумента,содержащегокаталогили список адресов;
ОбычныйдокументWord–созданиесоставныхдокументов,которыеможно отдельноредактироватьвприложении Word.
Создание источника данных, подключение к основномудокументу
Источником данныхявляетсяфайл,содержащий сведения, которые вставляютсяи различаютсяв каждойкопии основногодокумента,например,
фамилии иадресаполучателейписьма.
Чтобысоздатьили
определитьисточ-
никданных,можновоспользоватьсякоман-
дойВыбратьполучателейпанелиНачать слияниевкладки Рассылки,либоиспользуя пошаговый мастер слияния,выполнить Выборполучателей(этап3).
Вкачествеисточникаданныхможетбытьиспользованструктурированныйввиде таблицы файл,имеющий заголовки, например,файлыExcel,Access, контакты Outlookи т. д. Источникданныхможетбытьвыбраниз
существующих,либосозданвпроцессе.
Такжеисточникданныхможетбытьизмененили дополненприпомощи командыИзменить списокполучателейпанелиНачатьслияние, либокоманды
ИзменитьсписокМастераслияния(этап3).
Настройка основного документа
Послеподключенияосновногодокумента кфайлуданныхможновводить текстдокумента,еслиэтонебылосделанозаранее,и добавлятьтекстовые
заполнители(поля слияния),указывающиеместа, где в каждой копии документадолжныпоявлятьсяуникальныеданные.Полявприложении Wordсоответствуютзаголовкамстолбцоввфайле-источникеданных.
Для добавления полей используются команды панели Составление
документов и вставка полей вкладки Рассылки, либо соответствующие
команды Мастера слияния (этап 4).
Вдокументмогутбытьдобавлены:
блокадреса сименем,почтовымадресоми прочимисведениями;
строкаприветствия, котораявключает
обращение, имя и знак пунктуации,
следующийза именем,а также текст приветствия для случаев,когда имя получателянедоступно;
поляслиянияизфайла-источникаданных.
После |
того, как все |
необходимые поля |
вставлены |
в документ, |
можно выполнить |
просмотр |
полученных |
документов с |
Кнопка«Выделитьполяслияния»позволяетвыделитьсерымцветомполяв основномдокументедляудобстваработысними. Вставленныеполямогут бытьотформатированыкакобычныйтекст.
заполнением реальными данными, чтобы
устранить возможные ошибки. Для этого
используютсякомандыпанелиПросмотррезультатов.
Установкаопцийслияния
Послеподключениеи настройкиосновногодокументаможновыполнять процедуруслияния. Но,еслинетребуетсяпереносить данныевсехзаписей
файла данных в основной документ, можно ограничитьсписок или использовать подмножество элементов файла данных. Для этого можно использовать командуИзменитьсписокполучателейпанели,либоМастера
слияния(этап5).
Доступноприменениеследующихвозможностей:
исключениерядаполучателей(строкданных)изсписка (командаИсключить получателя);
выделениеотдельных записей(установкафлажковдля записей,которые должныиспользоваться прислиянии);
сортировказаписей(сортировказаписейфайла-источникаданныхв нужном
порядке);
фильтрациязаписей(отборзаписей,соответствующихзаданнымкритериям,
доступноналожениедо6условий).
Завершениепроцедурыслияния
Послетого,каквсеподготовительные
действиядляслияния
выполнены,можнопереходитькзавершающемуэтапу.Дляэтого
можно использоватькомандуНайти
и объединить панели
Завершить,либокомандыМастераслияния(этап6).
Прислиянии (рис.5.8.)данныепервойзаписи файладаны
замещаютполяслияния в основномдокументе,темсамым,образуяпервый составнойдокумент.Данные второйстрокифайла данных замещаютполя,
образуявторойсоставнойдокумент,ит.д.
Чтобы сохранить все полученные результирующиедокументыводин файл,
используйтекомандуИзменитьотдельные документы(панелиНайтиизавершить)– Объединить записи – все или укажите
номераотдельныхзаписей,которыеследует
объединить водиндокумент.
Чтобы сразу вывести на печать
Рис.5.8.Слияниядокументов
полученные документы, используйтекоманду Печать документов панели
Найтиизавершить.
Послевыполнения процедурыслияния,основнойдокументможетбыть сохранендлядальнейшегоиспользования.Важнопомнить,чтоприсохранении
основного документа сохраняется и его подключение к файлу данных.В следующийраз,когдадокументбудетоткрыт,приложением будетзадан вопрос,нужны ли сведения из этого файла данных для новогослияния в
основнойдокумент.
Использованиемакросов
Макрос – записаннаяна языке VBAпоследовательностьдействий.
В
основномслужитдля автоматизации
типичныхзадач,которыетребуетсячасто
выполнять.
Чтобысоздатьмакрос, необходимо отобразитьвкладкуРазработчик(кнопка Office–ПараметрыWord–Показывать
вкладку «Разработчик»наленте)и активироватькоманду Записьмакроса панелиКод.Впоявившемсяокнезаписи
макроса (рис5.9) следует задать имя,
местосохранениямакроса,описание(при необходимости),связьзапускамакросас
Рис. 5.9. Окно записи макроса
кнопкой или сочетаниемклавиш.После нажатияклавишиОК, программа перейдет в режимзаписи макроса, прикотором вся последовательность
действийпользователябудет записанав макрос. Для завершениязаписи макросанажмитекнопкуОстановитьзапись.
Чтобы запуститьсозданный макрос, используйтезаданное сочетание
клавиш иликнопку,либовыберитемакросизспискавсехдоступныхнапанели
КодвкладкиРазработчиккомандойМакросы.
Замечание.VBA-макросыявляютсяисточникамипотенциального риска–они могутвызватьзаражениекомпьютерамакровирусами.Приоткрытиидокумента
смакросамиWordпредлагаетвыбратьуровеньдовериямакросам.
Рис. 5.10. Окно Команда безопасность макросов
ДляэтогоиспользуетсякомандаБезопасностьмакросовпанелиКод(рис.5.10),вкоторомпользовательможет определить,как именно нужнопроизводить работусданнымдокументом.
Контрольныевопросыизадания
Длячегопредназначенызакладки?
Опишитеработусгиперссылками.
Какимиинструментамиосуществляетсярецензированиедокументов?
Каксоздать,удалитьпримечание?
ДлячегопредназначенаопцияСравнитьдокументы?
Какможноограничитьредактированиедокументадругимпользователем?
Длячегоиспользуютсярассылки?