3.3 Прогнозування і програмування в адміністративному плануванні

В основі розробки планів знаходиться прогноз, тобто система аргументованих уявлень про напрямки розвитку і майбутній стан підприємства та його оточення. У найпростішому вигляді прогноз являє собою твердження про можливість або неможливість тієї або іншої події.

За функціональним призначенням розрізняють такі види прогнозів:

• прогноз майбутнього підприємства при різних варіантах зовнішніх впливів;

• прогноз шляхів досягнення мети (програмний);

• прогноз проблемних ситуацій, що можуть виникнути;

• прогноз можливих наслідків прийнятих рішень;

• прогноз стану середовища.

Види прогнозів можна також класифікувати за змістом, за періодом, за ступенем надійності, за формою представлення, за ступенем охоплення об'єкту.

Надійність прогнозу залежить від термінів, новизни, складності, темпів зміни системи. Помилки в межах року допускаються 3-5 відсотків, у межах 15 років - 40-60 відсотків.

Складання прогнозів являє собою прогнозування.

Прогнозування – це імовірнісне визначення ходу подальших подій. Прогнозування може здійснюватися:

• до початку процесу планування (наприклад, на основі відомої передісторії продажів робиться прогноз майбутніх обсягів продажів, після цих прогнозів плануються майбутні обсяги виробництва, витрати і т.д.);

• паралельно з процесом планування (наприклад, прогнозування погодно-кліматичних умов і планування у зв'язку з цим транспортних перевезень);

• по закінченні процесу планування (наприклад, у зв'язку з різкими коливаннями валютних курсів, інфляції й інших факторів у попередньому і поточному періодах не представляється можливим точно оцінити витрати підприємства у майбутньому періоді; на майбутній період робляться оптимістичний і песимістичний прогнози).

Складання прогнозів, або прогнозування, припускає:

• по-перше, аналіз економічних, соціальних, технічних і інших процесів, що відбуваються у підприємстві та його оточенні, зв'язків між ними, оцінку сформованої ситуації і виявлення вузлових проблем;

• по-друге, формування бачення майбутнього і визначення труднощів і практичних задач, які необхідно вирішити;

• по-третє, обґрунтування й аналіз різних варіантів зміни потенціалу (кадрового, виробничого і науково-технічного), можливих стратегій.

Діяльність з наукового передбачення майбутнього соціально-економічної системи і складання прогнозів називається прогнозуванням. Воно буває пасивним (підприємство нічого не збирається розпочинати) і активним.

Етапами розробки прогнозу є:

1) визначення потреб у прогнозі, його мети;

2) уточнення характеристик об'єкту прогнозування;

3) встановлення й аналіз активних факторів прогнозного фону;

4) формування інформаційної бази;

5) вибір моделей і методів прогнозу;

6) формулювання й оцінка варіантів:

7) розробка рекомендацій щодо прийняття рішень.

До найважливіших методів прогнозування відносяться:

• метод короткострокового прогнозування, заснований на згладжуванні ряду (з успіхом застосовується, наприклад, у плануванні щоденних або щотижневих закупівель швидкопсувних товарів або товарів широкої номенклатури, перед закупівлею прогнозуються майбутні обсяги продажів);

• метод довгострокового прогнозування, заснований на виявленні тенденцій розвитку ряду (застосовується, наприклад, у прогнозах майбутніх обсягів продажів товару на найближчі періоди (місяць, квартал, півріччя, рік));

• метод експертних оцінок (застосовується в процесі розробки нових товарів, нових технологій, оцінки динаміки курсів валют, інфляції і т.д.);

• метод «мозкового штурму» (застосовується в процесі розробки нових товарів, нових технологій, там де необхідні не тільки аргументи, але і контраргументи);

• метод прогнозування сценаріїв розвитку (застосовується, наприклад, при виявленні майбутніх дій конкурентів, потенційних покупців, руху товарів, робочої сили; застосовується в політичних і військових дослідженнях).

За способом обробки й аналізу прогнозної інформації виділяють наступні методи прогнозування:

1) статистичні методи:

• побудова й аналіз динамічних рядів (послідовної множини показників у часі);

• екстраполяція;

• регресійне моделювання;

2) логічні методи:

• аналогія (установлення подібності між об'єктами, що дозволяє на основі знання поведінки одного прогнозувати поведінку іншого);

• побудова параметричних рядів;

• морфологія (оцінка варіантів сполучень різних факторів);

• матричні моделі;

• причинно-наслідковий аналіз.

В даний час існує більше 150 методів прогнозування, але в цілому вони занадто суб'єктивні і жодний не є універсальним. Тому прогнози доповнюються визначеними припущеннями про те, що розвиток ситуації буде відбуватися саме так, а не інакше. Коли матеріалів для визначених висновків недостатньо, припущення використовуються як самостійний інструмент прогнозування.

В основі програмування діяльності підприємства знаходиться програмно-цільове планування.

Програмно-цільове планування – це один з видів планування, в основі якого знаходиться орієнтація діяльності на досягнення поставлених цілей.

Програмно-цільове планування побудоване за логічною схемою "цілі - шляхи – способи – засоби". Спочатку визначаються цілі, які повинні бути досягнуті, потім намічаються шляхи їх реалізації, а потім – більш деталізовані способи і засоби. В результаті, поставивши перед собою якісь цілі, організатор розробляє програму дій щодо їх досягнення. Звідси випливає, що особливістю даного методу планування є не просте прогнозування майбутніх станів системи, а складання конкретної програми досягнення бажаних результатів. Тобто програмно-цільовий метод планування «активний», він дозволяє не тільки спостерігати ситуацію, але і впливати на її наслідки, що вигідно відрізняє його від більшості інших методів.

Особливістю програмного планування є також спосіб впливу на плановану систему. В основі знаходиться не система сама по собі, її складові елементи і сформована організаційна структура, а управління елементами програми, програмними діями.

З положень, розглянутих вище, випливає, що ключовим поняттям програмно-цільового планування є програма.

Програма – це комплекс заходів щодо реалізації стратегій.

Процес програмно-цільового планування у підприємстві проходить поетапно. При цьому виділяються наступні етапи.

1. Розробка загальних цілей.

2. Визначення конкретних,  деталізованих цілей на  заданий, порівняно короткий період часу.

3. Визначення шляхів і засобів їх досягнення.

4. Контроль за досягненням поставлених цілей шляхом співставлення планових показників з фактичними.

Крім того, розрізняють кілька видів управлінської діяльності, що відіграють важливу роль при внутрішньофірмовому програмно-цільовому плануванні:

1. розподіл ресурсів,  в основному обмежених, таких як фонди, управлінські таланти, технологічний досвід;

2. адаптація до зовнішнього середовища (усі дії стратегічного характеру, що поліпшують відносини підприємства з його оточенням);

3. внутрішня координація (координація стратегічної діяльності для  виявлення сильних  і  слабких сторін підприємства з метою досягнення ефективності внутрішніх операцій);

4. усвідомлення стратегій підприємства (систематичний розвиток мислення менеджерів шляхом формування підприємства, яке може навчатися на минулих стратегічних помилках, тобто здатність навчатися на досвіді).

На практиці доведено, що застосування програмно-цільового планування у підприємствах дозволяє підвищити точність прогнозів і наблизити планові показники до фактичних, що в значній мірі сприяє успішному розвитку підприємства.