3.4 Процес адміністративного планування
Процес адміністративного планування охоплює ряд взаємозалежних етапів.
1 етап. Аналіз сьогодення і прогнозування майбутнього положення підприємства і середовища (ситуації).
2 етап. Розробка системи цілей підприємства. Постановка цілей являє собою формування "дерева цілей". Дерево цілей – це структурне відображення розподілу цілей за рівнями управління підприємства в їхньому взаємозв'язку.
3 етап. Конкретизація цілей підприємства через формулювання управлінських задач. До змісту конкретних управлінських задач пред'являються наступні вимоги:
відповідність цілям функціонування підприємства;
простота формулювання і викладення;
узгодження з нижчестоящими керівниками і виконавцями;
закріплення у письмовій формі;
реалізм, тобто задача повинна бути реально досяжною.
Сформульовані задачі повинні бути упорядковані в порядку їх пріоритетності (задачі вищого, середнього і нижчого пріоритету).
4 етап. Розробка стратегічних, тактичних і оперативних заходів і дій, які необхідно здійснити для вирішення управлінських задач різного рівня.
5 етап. Визначення термінів виконання конкретних заходів.
6 етап. Установлення пріоритетності, розподіл ресурсів і відповідальності між визначеними заходами.
7 етап. Формування цільової комплексної програми підприємства (система заходів щодо реалізації цілей відповідно до «дерева цілей»). Цільова комплексна програма підприємства, власне кажучи, являє собою систему взаємозалежних стратегічних, тактичних і оперативних планів і програм різного рівня (рис. 3.4).
8 етап. Доведення планів до конкретних виконавців і контролювання їхнього виконання.
Рис. 3.4 – Склад цільової комплексної програми підприємства
Таким чином, в основі процесу адміністративного планування лежить концепція цільового підходу. Результатом планування є складання системи планів, програм, графіків.
План – це документ, що відображає систему взаємозалежних рішень, спрямованих на досягнення бажаного результату. У залежності від важливості розв'язуваних задач і термінів виконання заходів плани поділяються на стратегічні, тактичні і оперативні.
Програма – відповідним чином упорядкований перелік конкретних заходів із указівкою конкретних виконавців і термінів виконання за кожним із планованих заходів (табл. 3.1).
Таблиця 3.1 – Програма діяльності підприємства (форма таблиці)
Заходи (підпрограми) |
Конкретні дії |
Термін виконання |
Відповідальні |
|
|
|
|
|
|
|
|
На основі програм розробляються календарні плани і графіки виконання робіт.
Процедура складання графіку виконання робіт містить у собі наступні етапи:
1. Розбити кожний крок програми на ряд послідовних подій і стадій, що можуть бути представлені таким чином:
дослідження ситуації;
представлення керівництву пропозицій;
підготовка дослідно-випробувального проекту нового режиму роботи;
оцінка результатів експерименту;
доповідь керівництву результатів експерименту;
перехід на новий режим роботи.
2. Визначити, скільки часу знадобиться на виконання кожної стадії роботи. Час виконання роботи на кожній стадії повинен бути встановлений у календарних днях з урахуванням можливих незапланованих затримок і простоїв.
3. Визначити, які кроки повинні виконуватися послідовно, а які можуть здійснюватися паралельно.
4. Розробка загального календарного графіку (рис. 3.5).
Рік 1 |
Рік 2 |
||||||||||||||||||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Важливі заходи |
Другорядні заходи |
Неважливі в даний момент часу |
|||||||||||||||||||||
Рис. 3.5 – Графік виконання робіт
5. Уточнення складеного графіку роботи за допомогою включення в нього додаткових заходів.