1.3. Структура, функції та етапи роботи інформаційних систем

ІС – це вся інфраструктура організації, яка задіяна в процесі управління і має наступні обов’язкові структурні компоненти:

– інформаційна модель (сукупність правил функціонування ІС);

– програмне забезпечення (ПЗ);

– апаратно-технічна база (ПК, периферійні пристрої, канали зв’язку та ін.);

– кадрові ресурси, які відповідають за формування і розвиток інформаційної моделі, функціонування ПЗ і апаратно-технічної бази.

Таблиця 1−«Основні функції інформаційних систем»

Функція	За що відповідає
Аналітична	Визначення показників рівня діяльності організації
Відслідковувальна	Формування інформаційної бази
Документувальна	Забезпечення документообігу
Запам’ятовувальна	Накопичення, систематизація та збереження інформації
Інформаційна	Пошук інформації та доступ до неї
Комунікаційна	Передавання інформації
Обчислювальна	Обробка інформації
Оптимізаційна	Зміна цілей організації
Прогнозувальна	Визначення тенденцій розвитку
Регулювальна	Вплив на об’єкт управління

Усі функції ІС скеровані на створення інформаційного і технічного середовища для управління організацією шляхом підготовки і своєчасного надання необхідної інформації.

Основні завдання ІС:

– збір інформації з різних джерел;

– реєстрація, обробка та видача інформації, що характеризує стан управління чи виробництва;

– розподіл інформації між адміністрацією, структурними підрозділами, виконавцями відповідно до їхньої участі в управлінському процесі.

Етапи роботи ІС:

1. Зародження даних. Фіксуються властивості та характеристики суб’єктів

• об’єктів управління та виробництва, параметри процесів, результати діяльності організації та інші первинні відомості.

2. Накопичення та систематизація даних. Розміщення даних таким чином, щоб забезпечити їх захист, швидкий пошук і доступ до них.

3. Обробка даних. Формування узагальнюючої, аналітичної, рекомендацій

ної, прогнозної та ін. інформації.

2. Відображення даних. Подання інформації у формі, придатній для сприйняття людиною (документи, графіки, діаграми, звукові повідомлення і попередження тощо).

Використання комп’ютерних технологій в ІС дає змогу:

– обробляти великі обсяги інформації за короткий час;

– оперативно і легко надавати інформацію;

– обмежувати доступ до інформації;

– забезпечувати єдиність і незмінність інформації;

– здійснювати контроль достовірності інформації та прийнятих на її основі рішень.