4.2. Напрямки організації процесів формування документів і підготовки первинної інформації

Вирізняють чотири напрямки організації процесів формування документів і підготовки первинної інформації.

Напрямок перший. Застосовуються методи та способи тради­ційного документування й підготовки, що не потребують зміни звич­ного порядку оформлення первинних документів, тобто можуть бу­ти використані в рамках існуючого методологічного і організацій­ного забезпечення.

Первинні дані формуються набором з первинного документа, який надійшов до бухгалтерії чи певного структурного підрозділу.

Напрямок другий. Традиційний порядок документування й під­готовки первинної інформації зазнає змін, насамперед щодо викори­стання як первинного виправдального документа машиночитаного носія. У такому разі доводиться розширювати й змінювати норма­тивні документи, що регламентують порядок, методи і способи до­кументування, а також процес подальшого використання первинної облікової інформації.

Напрямок третій охоплює способи, які дають змогу формувати первинну інформацію на основі стандартних штрихів, що подають якісні та кількісні характеристики об'єктів. Ці стандарти можна ви­користовувати практично для всіх об'єктів обліку. Під час підрахо­вування цих штрихів на місці використання цінностей формуються відповідні записи на машинних носіях.

Напрямок четвертий. Застосовуються способи автоматизова­ного формування сигналів про зміни стану виробництва. Основною характеристикою цієї системи первинного обліку є використання інформації, яка формується в гнучких автоматизованих комплексах (ГАК). Первинна облікова інформація формується автоматично роз­рахунком показників вимірювального приладу, який установлюють у певних точках технологічного ланцюжка процесу виробництва продукції.

4.3. Вимоги до організації процесу документування первинної облікової ін­формації

До організації процесу документування первинної облікової ін­формації ставляться такі вимоги: повна реєстрація всієї зібраної первинної облікової інформації; документування всієї зареєстрова­ної первинної облікової інформації; належне оформлення носія, який надає йому сили юридичного виправдального документа; пра­вильність і вірогідність зареєстрованої в документі первинної ін­формації; можливість перевірки в установленому порядку виконан­ня зазначених щойно вимог. З погляду цих вимог дуже важливими є подальші характеристики процесу документування первинної облі­кової інформації — властивості носія, використовуваного як первинний документ, умови реєстрації первинної інформації в доку­менті, умови формування та передавання первинного документа, склад його інформації. Первинним документом може бути носій, який забезпечує можливість фіксації первинної інформації в устано­вленому місці її реєстрації способом, доступним і зручним обліко­вому персоналу. При цьому інформація зберігається в тому самому вигляді, в якому вона була зареєстрована впродовж установленого терміну без спеціальних засобів захисту й відновлення.

Умови реєстрації первинної інформації (даних) у документі ма­ють забезпечувати персональну відповідальність облікових праців­ників за правомочність кожного первинного документа і вірогід­ність первинної інформації, що міститься в ньому. Цього можна досягти з допомогою методів і засобів авторизації документа, реєст­рації в ньому спеціальної факсимільної інформації, повністю іден­тифікувавши особу, котра вчинила, дозволила або зареєструвала по­дію, що відбулася в господарській діяльності підприємства. Крім того, буде обмежено доступ до засобів реєстрації і стане можливим виявляти кожний неправомочний документ, а також випадки несан­кціонованого використання засобів реєстрації, запобігаючи реєстра­ції даних особами, не наділеними відповідними правами. Умови формування первинного документа мають забезпечувати отримання документа, інформація якого задовольняє вимоги подальшої оброб­ки, зберігання, контролю та аналізу. Щоб реалізувати ці умови, роз­робляють регламент маршруту формування документів (сукупність місць реєстрації та послідовність їх проходження), який забезпечує порядок реєстрації первинної інформації в документі, склад інфор­мації, яка реєструється в кожному пункті маршруту формування і за­безпечує додержання вимог щодо змісту всіх документів, котрі підля­гають реєстрації в цьому пункті, а також терміни формування, виконання яких гарантує своєчасне одержання первинних документів.

У комплексі автоматизованого документування та підготовки первинної інформації за допомогою програмного забезпечення до­сягається виконання заданої послідовності документування первин­ної облікової інформації, передавання інформації за маршрутом до­кументування, забезпечення засобами контролю й збереження цілості документованої інформації, формування машиночитаних первинних документів, які передаються на обробку й зберігання, а також, у разі потреби — відображення інформації, яка документує­ться в людиночитаній формі.

За допомогою програмних засобів на місці виникнення інформа­ції в режимі запиту формується макет необхідного первинного до­кумента з описом показників обліку, контролю та аналізу простою, зручною для бухгалтера інформаційною мовою. Дані вводяться на кожному робочому місці бухгалтера або особи, відповідальної за введення первинної інформації. Усі первинні облікові дані формую­ться в одному місці, автоматично доповнюються нормативно-довідковою інформацією та кореспонденцією рахунків, і на їх осно­ві створюється первинний документ, який відображується чи пере­дається для подальшої обробки й архівного зберігання.

Умови передавання первинного документа мають забезпечувати незмінність (збереження) інформації в процесі її проходження за маршрутом формування, а також фізичну цілість об'єкта передаван­ня. Об'єктом передавання є окремий документ або сукупність доку­ментів, що передаються як одне ціле. Спосіб реалізації цих умов за­лежить від типу носія та об'єкта передавання.

Організація передавання має регламентувати терміни передаван­ня, забезпечуючи своєчасність формування документа й підготовки інформації до обробки, а також порядок передавання документів. Це дає змогу встановити персональну відповідальність за документи на кожному пункті передавання, уточнити склад супровідної докумен­тації та однозначно ідентифікувати об'єкт передавання й установити його змістову цілість, визначити методи й засоби обмеження досту­пу, забезпечити фізичну цілість об'єкта передавання або виявити її порушення.

Цільовим призначенням автоматизованого документування є оформлення первинної облікової інформації у вигляді цілісного до­кумента і підготовка такої інформації до автоматизованої обробки. Автоматизоване документування виконує людина з використанням технічних засобів у двох варіантах:

1) з одержанням двох носіїв інформації, один з яких — людино-читаний — являє собою первинний документ, а другий — машино-читаний — його копію;

2) з формуванням лише машиночитаного носія, що також є пер­винним документом.

Останній варіант автоматизованого документування є принципо­во новим, оскільки передбачає одержання документа безпосередньо на машиночитаному носії. У світлі існуючих тенденцій розвитку методів і засобів обробки інформації автоматизація документування може розглядатися як один із кроків у створенні та впровадженні ін­телектуальних терміналів, а також як одне із завдань, виконуваних за допомогою системи інтелектуальних терміналів (АРМ бухгалтера).

Тепер для поєднання властивостей документа і машиночитаного носія використовуються графічні позначення (наприклад, магнітне чорнило) і стилізовані шрифти.

Порядок оформлення машиночитаних первинних документів по­винен їх задовольняти, а також забезпечувати вірогідність і точність облікової інформації. Зокрема, оформлення машиночитаних пер­винних документів має підпорядковуватися таким умовам:

• однозначно визначати осіб, відповідальних за санкціоноване введення і реєстрацію відображених у документах господарсь­ких операцій;

• запобігати можливості неправильного оформлення документів, наприклад обмеженням доступу до технічних засобів реєстра­ції інформації;

• своєчасно, до відображення інформації документів у бухгал­терському обліку, виявляти незаконно здійснені і неправильно документовані господарські операції;

• контролювати правильність інформації документа у процесі його створення, виправляти виявлені помилки;

• у разі потреби відновлювати інформацію, відбиту в документах. Машиночитаний первинний обліковий документ має містити ві­домості (найменування, номер і т. ін.), що дають змогу однозначно ідентифікувати його; умови (дату, місце тощо) його складання; зареє­стровані в ньому господарські операції (їх зміст і основа, характерис­тики); осіб, відповідальних за складання документа, і зафіксовану в ньому інформацію. Найменування документа, умови його складання, зміст господарської операції та її основа в документі можуть бути за­фіксовані у вигляді кодів. У такому разі потрібна довідкова інформа­ція для розшифрування цих кодів. У машиночитаному документі до­пускається не фіксувати характеристики господарських операцій, що являють собою виробничу інформацію, яку можна дістати на підставі НДІ або розрахунками (наприклад, найменування об'єктів обліку і т. ін.). Підписи осіб, відповідальних за складання машиночитаних первинних документів та за інформацію, що міститься в них, можуть бути замінені спеціальним кодом (паролем) або іншими засобами автори­зації, що дають змогу однозначно і вірогідно ідентифікувати конкрет­ну особу. Належність (або засіб присвоєння) коду (паролю) конкрет­ній особі має бути зареєстрована в установленому порядку.