9.3. Організація матеріальних носіїв аналітичного процесу

Склад, зміст та формування показників аналітичної інформації для організації аналітичного процесу визначаються проектом аналізу господарської діяльності.

Як уже зазначалося, аналіз господарської діяльності виник і розвивався як аналіз за даними бухгалтерського обліку та звітності. Тепер він вийшов далеко за межі матеріалів, що їх подає бухгалтерія, Тому у процесі аналізу господарської діяльності поряд з бухгалтерською використовується вся сукупність як економічної, так і технічної інформації. Першим видом носіїв аналітичної номенклатури є форми відображення нормативних, планових, кошторисних, облікових, звітних, технічних, технологічних, конструкторських даних та показників.

Такими формами нормативної, планової інформації є бізнес-план і аналогічні плани різних видів діяльності та галузей: сільського господарства, будівництва, транспорту — різного роду розрахункові таблиці, облікових показників — звітні форми, облікові реєстри, первинні документи тощо. Носії цих форм можуть бути паперові або електронні.

Вибір форм та носіїв аналітичних номенклатур має виняткове значення для організації аналітичного процесу. Основу вибору становлять аналітичні номенклатури, визначені за допомогою аналітичного завдання.

Методика та техніка вибору форм носіїв аналітичної інформації мають ряд специфічних особливостей.

Перша особливість вибору полягає в тому, що носії зовнішньої аналітичної інформації формуються за межами аналітичного процесу і практично у процес вступають готовими. Наприклад, у готовому вигляді використовують облікові реєстри, звітні форми. Тому вибір носіїв аналітичної інформації, що беруть для аналітичного процесу з інших ділянок економічної роботи, потрібно починати з вивчення змісту цих форм.

Друга особливість — це внутрішні форми та носії аналітичної інформації: таблиці, розрахункові таблиці, форми аналітичних записок тощо, які розробляють самостійно з урахуванням умов конкретного господарства.

Крім зазначених до форм та носіїв аналітичної інформації відносять також протоколи різних виробничих нарад, господарських активів, акти перевірок і ревізій і т. ін.

Залежно від поставленої мети у процесі аналізу нормативних, планових, фактичних даних може постати потреба у перевірці тотожності, взаємної погодженості показників, відображених у різних формах. Цю роботу виконують за допомогою спеціальних таблиць. Таблиці перевірок готовності даних та показників відносять до носіїв аналітичної інформації, які формуються безпосередньо в аналітичному процесі.

Для виконання різних методичних та технічних прийомів — порівняння, зведення, групування, визначення абсолютних і відносних величин, індексів елімінування, методу ланцюгових підстановок тощо — необхідно скласти велику кількість різноманітних розрахункових таблиць. Усі ці таблиці належать до групи носіїв аналітичної інформації, які формуються у самому процесі аналізу.

Результати аналізу оформлюють по-різному, залежно від поставленої мети, масштабу об'єкта та інших характеристик, проте найчастіше у вигляді висновків, пояснювальних і аналітичних записок до різних форм звітності, доповідей тощо. Усі ці види носіїв містять аналітичні таблиці, діаграми, графіки. Отже, за місцем виникнення носії аналітичної інформації поділяють на зовнішні і внутрішні.

В аналітичному процесі на кожному етапі з'являється своя особлива форма носіїв інформації, яка найбільш характерна для цього етапу: на підготовчому етапі — таблиці перевірок готовності зовнішньої інформації; на етапі аналітичної обробки — розрахункові таблиці; на заключному етапі — аналітичні записки, висновки тощо. Це означає, що внутрішні носії аналітичної інформації можуть бути трьох видів: таблиці перевірок готовності, розрахункові аналітичні таблиці та аналітичні записки, висновки.

Основна мета аналітичної обробки — виявити причинний зв'язок і визначити вплив різних факторів на той чи інший показник діяльності. Це потребує не тільки вибору аналітичних номенклатур, а й розробки системи форм та носіїв аналітичної інформації. Основними видами форм носіїв аналітичного процесу на цьому етапі є аналітичні таблиці, які відрізняються від облікових реєстрів побудовою: в одній таблиці поєднано нормативні, планові, фактичні дані, а також їх числові різниці та інші характеристики. Крім того, у цих таблицях поєднано багато технічних і логічних процедур розрахункового характеру.

Аналітичні таблиці дають змогу визначити та оцінити ступінь відхилення фактичних даних, тобто результати роботи від заданих заздалегідь величин (кошторису, норми, плану і т. ін.).

В окремих випадках розробку та монтаж аналітичних таблиць доцільно здійснювати з урахуванням майбутнього використання їх не лише для аналітичної роботи, а й як ілюстративного матеріалу до висновків та пропозицій. Тому форма і зміст аналітичних таблиць мають відповідати вимогам повноти відображення, правильному групуванню показників та іншим вимогам до інформації.

При складанні аналітичних таблиць не рекомендується в одній таблиці відображувати всі показники, логічний поділ їх в окремих таблицях сприяє більшій наочності.

Найчастіше в аналітичних таблицях відображують дані (норми, плани, кошториси або інші дані прогнозного порядку) та фактичні дані показників, які аналізують, а також виявляють відхилення між ними.

Форми носіїв результативної аналітичної інформації формуються на заключному етапі аналітичного процесу. Залежно від мети і місця проведення аналізу результати оформлюють у різних носіях. Основні носії, за допомогою яких оформлюють результати аналітичного процесу, такі:

• текстові описового характеру — аналітичні записки, висновки, доповідні записки, звіти;

• безтекстові — таблиці, графіки, діаграми тощо.

Якщо аналіз здійснюється сторонніми організаціями або особами, то такий результат оформлюють у вигляді висновку.

Результати аналізу, який здійснюють господарства, можуть оформлятися по-різному, що залежить від багатьох факторів: часу, обсягу тощо. За відносно короткий час — день, зміну, декаду — результати аналізу оформлюють у звітах-рапортах, аналітичних записках; за більш тривалий час — у пояснювальній записці. Найчастіше ці звіти-рапорти є таблицями або спеціальними відомостями, які містять здебільшого один-два, рідко три показники роботи господарського підрозділу. Така відомість не потребує спеціального оформлення і додаткових пояснень. Її легко сприймати візуально. Вона дає змогу орієнтуватися в результатах роботи виробничого підрозділу.

Результати аналізу роботи окремих служб —• постачання, збуту та ін. — оформлюють за відносно тривалий час — місяць, квартал. Основною формою оформлення аналізу є аналітична записка, де відображують характеристики стану ресурсів, причини порушень, а також вжиті щодо відповідних порушень (недоліків) заходи.

Структурно така аналітична записка містить:

• загальні дані про об'єкт, який аналізують;

• характеристику виконання програми доручень, плану, договору;

• характеристику відхилень, які було виявлено, та вплив окремих факторів на показники, висновки, пропозиції.