Тема 2 концепція організаційної побудови інформаційних систем бухгалтерського обліку

План лекції

1. Концептуальна модель автоматизованої обробки облікової інфор­мації

2. АРМ бухгалтера як засіб автоматизації праці

3. Типи організації інформаційних сис­тем бухгалтерського обліку

4. Розподілена система обробки даних (РСОД)

2.1. Концептуальна модель автоматизованої обробки облікової інфор­мації

Комплексне вивчення автоматизації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу потребує створення концептуальної моделі. Концептуальну модель автоматизованої обробки облікової інфор­мації унаочнює рис. 2.1.

Концептуальна модель побудована за трирівневою системою і дає змогу ознайомитися із загальними принциповими інформацій­ними та організаційно-технологічними аспектами автоматизованої системи обробки інформації: (АСОІ). Кожний рівень вказує на ста­дії облікового процесу.

На першому рівні формуються й обробляються первинні дані, виконуються розрахунок і відображення інформації для прийняття управлінських рішень на місці виникнення інформації (АРМБ кате­горії І).

На другому рівні інформація систематизується й узагальнюється за комплексами завдань, дільницями обліку, виконуються контроль і аналіз. Саме на цьому рівні формується і відображується інформа­ція для прийняття конкретних управлінських рішень за комплексом завдань (АРМБ категорії II).

Рис. 2.1. Концептуальна модель автоматизованої обробки облікової інформації

На третьому рівні формуються зведені дані, здійснюються об­лік, контроль та аналіз фінансово-господарської діяльності підпри­ємства (АРМБ категорії III).

Одним із важливих моментів в організації комплексного підходу до автоматизації бухгалтерського обліку як процесу є включення до єдиного інформаційного процесу виконання завдань внутрішнього аудиту, тобто контролю та аналізу. В умовах автоматизованої об­робки облікових даних внутрішній аудит (контроль і аналіз) перед­бачає незалежну оцінку всередині підприємства для перевірки і ви­значення ефективності його діяльності. Мета внутрішнього аудиту — допомогти управлінському апарату ефективніше виконувати свої обов'язки завдяки таким заходам: автоматизації даних досліджень, аналізу, оцінюванню, поданню рекомендацій, порад та інформації по об'єктах, що перевіряються.

2.2. Арм бухгалтера як засіб автоматизації праці

АРМ бухгалтера є засобом автоматизації праці зайнятого облі­ком, контролем та аналізом персоналу і являє собою функціональну спеціалізовану людино-машинну систему, що включає програмно-технічний комплекс, інформаційне, додаткове інструктивно-методичне та організаційно-технологічне забезпечення. Ця система призначена для автоматизованого виконання операцій конкретної стадії облікового, контрольного та аналітичного процесів. І хоча при цьому зберігається поділ обов'язків між персоналом бухгалтерії за функціональною ознакою, завдяки застосуванню ресурсів АРМБ іс­тотно підвищується продуктивність праці облікових працівників. АРМБ є структурною одиницею автоматизованих систем управлін­ня, персональним засобом облікового працівника для планування, управління, обробки даних, підготовки для прийняття управлінських рішень. Це елемент системи автоматизації бухгалтерського обліку, усі підсистеми якої мають бути погоджені між собою.

Створення АРМБ має ґрунтуватися на принципах персоніфікації обчислень і самоосвіти облікових працівників, автоматизації профе­сійних знань, нових функцій, безпаперової технології, раціонально­го поєднання розподіленої, децентралізованої і централізованої об­робки облікової інформації, а також з урахуванням модульності, системності та ергономічності. Безпаперова технологія функціону­вання систем дає змогу використовувати АРМБ для вирішення опе­ративних питань у реальному масштабі часу. Принцип модульності припускає поєднання АРМБ з іншими елементами інформаційної системи управління підприємства або діючими системами з міні­мальними витратами і без переривання функціонування. Принцип ергономічності потребує створення АРМБ, які забезпечують ком­фортні умови праці.

Інформаційні системи обліку, контролю та аналізу розробляють відповідно до основних функцій облікових працівників на підпри­ємствах, тобто впроваджують три категорії АРМБ (АРМ бухгалтера категорій І — ІІІ), які використовують різні персональні комп'ютери (ПК) з відповідними технічними характеристиками. У разі автома­тизованого вирішення облікових завдань управлінський персонал здебільшого виконує роботи, безпосередньо пов'язані зі здійснен­ням облікових, контрольних і аналітичних функцій, складанням у встановленому порядку бухгалтерської звітності, а також зі збором, реєстрацією, підготовкою на машинному носії первинної інформації з використанням ПК, передаванням підготовленої інформації систе­мі обробки даних.

При цьому управлінські служби (цехи, відділи) несуть повну від­повідальність за підготовку й передавання відповідної інформації, оформленої у вигляді документів або виконаного розрахунку на мі­сці виникнення даних, а бухгалтерія, крім того, несе загальну відпо­відальність за організацію і ведення бухгалтерського обліку на під­приємстві.

У процесі автоматизованого вирішення облікових, контроль­них, аналітичних задач встановлюється розглянута далі взаємодія між бухгалтерією, цехами, відділами та системою обробки даних. Працівники обліку і особи, котрі беруть участь в автоматизовано­му розв'язуванні задач обліку, формують на ПК первинні доку­менти, дані до яких заносяться за певним ланцюжком. Водночас із формуванням первинних документів інформація дублюється на машинному носії. У разі потреби здійснюється розрахунок показ­ників і формується управлінське рішення на місці виникнення ін­формації.

Відповідно до встановленого на підприємстві порядку працівни­ки обліку передають до систем обробки даних інформацію, подану на машинному носії, а також додаткові дані, що дають змогу контролювати її правильність. Обробка даних у системі здійснюється в міру надходження інформації (включаючи створення та контроль інформаційних даних на центральній ЕОМ), видачі діагностичних повідомлень про виявлені помилки і завантаження даних до інфор­маційної бази для подальшого використання під час розв'язування облікових, аналітичних, контрольних задач. Реальні облікові, конт­рольні та аналітичні процеси розподілені по території підприємства та за конкретними робочими місцями і здійснюються в конкретних організаційно-технічних умовах. Тому для формування структури АРМ особливо важливий ретельний аналіз робочих місць.

У результаті аналізу облікового, контрольного та аналітичного процесів складають схему робочих місць, що відображає їх взаємо­дію у процесі виконання облікових, контрольних та аналітичних функцій. До цієї схеми мають входити робочі місця всіх працівни­ків, функціональні обов'язки яких хоча б якоюсь мірою пов'язані з обліком, контролем і аналізом. Сюди відносять не лише осіб, котрі здійснюють документування, систематизацію, узагальнення даних, виконують контрольні або аналітичні функції, а й технічний персо­нал. Описані у схемі робочі місця слід розглядати як потенційні для створення різноманітних АРМ. Хоча значна частина згаданих пра­цівників організаційно не пов'язана з бухгалтерією, вони всі зо­бов'язані виконувати вказівки головного бухгалтера підприємства з організації і ведення обліку. Тому організаційна підпорядкованість зовсім не обмежує склад місць, де можуть бути встановлені АРМ, які забезпечують автоматизацію обліку, контролю та аналізу. Для працівників бухгалтерії весь комплекс виконуваних робіт пов'я­заний з обліком, контролем та аналізом, тоді як для інших осіб, які пов'язані з обліком, ці функції не є основними, і на них припадає лише частина їхнього робочого часу. Отже, організація АРМ для цієї категорії працівників доцільна лише тоді, коли ці АРМ викорис­товуватимуться і для виконання їхніх основних функцій. Автомати­зація робочих місць працівників структурних підрозділів, що здійс­нюють документування господарських операцій, здебільшого доці­льна лише за умови комплексної автоматизації всіх облікових, контрольних та аналітичних функцій.