Отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью
ЦЕННЫЕ ПИСЬМА:
Предельные размеры и вес
Предельный вес писем 2 кг.
Минимальный размер: 90*140 мм.
Максимальный размер: сумма длины, ширины и толщины – 900 мм, наибольшее измерение – 600 мм.
Вложение
В письмах с объявленной ценность пересылаются ценные бумаги или документы (паспорта, свидетельства о регистрации актов гражданского состояния, водительские удостоверения, военные билеты и др.) облигации государственных займов, лотерейные билеты, грамоты, фотографии, художественные карточки, почтовые марки, рукописи, судебные и пенсионные дела, деловые бумаги, документы, имеющие ценность для отправителя и адресата.
Дополнительные услуги
Внутренние письма с объявленной ценностью могут приниматься с наложенным платежом, с уведомлением о получении (простым, заказным, электронным), с описью вложения, «Вручить лично. С заказным уведомлением» (письма).
Письма с объявленной ценностью по желанию отправителя могут приниматься с описью вложения. В таком случае почтовые отправления принимаются в открытом виде. Опись формы ПС107 составляется отправителем в 2-х экземплярах с указанием адреса получателя, наименования, количества предметов и стоимости каждого предмета, удостоверяется подписью отправителя. Объявленная ценность должна соответствовать сумме стоимостей, указанных в описи. По желанию отправителя на первом экземпляре описи, вкладываемой в почтовое отправление, стоимость предметов может не указываться.
Если в письмах с объявленной ценностью пересылаются путевки в оздоровительные учреждения, железнодорожные, авиационные и др. проездные билеты, документы в адрес учебных заведений, дополнительно отправителем делаются отметки – «С путевками», «С билетами», «С документами».
Упаковка
Для упаковки внутренних писем с объявленной ценностью используют только почтовые конверты.
Порядок приёма
При приёме внутренних писем с объявленной ценность оператор должен:
Предложить отправителю вид упаковки или проверить её качество
Проверить порядок адресования почтового отправления и наличие суммы объявленной ценности цифрами и прописью на конверте.
Оклеивает конверт
На лицевую сторону конверта под адрес отправителя наклеивает стикер штрихкода с латинскими литерами VV, ставит оттиск календарного штемпеля в правом верхнем углу.
Взвешивает, массу переносит на лицевую сторону конверта в установленное место
В главном меню курсором выбираем режим «Ценные письма» и в появившемся окне вводим необходимые реквизиты. Если письмо с объявленной ценностью было подано в маркированном конверте, то в квитанции СКС указывается сумма, оплаченная марками, которая учитывается в счёт платы.
Берем плату за пересылку с отправителя и нажимаем F7-оформление.
Специальная компьютерная система выводит квитанцию на печать.
На лицевую сторону отправления в установленное место с квитанции переносим сумму платы за пересылку.
Квитанцию о приёме почтового отправления оператор отдаёт отправителю.
Обработка:
Перед отправкой почты информация по принятым отправлениям письменной корреспонденции с объявленной ценностью выгружается из специальной компьютерной системы на сервер отделения почтовой связи в систему слежения, для этого в режиме «Регистрация» выбираем «Выгрузка данных», затем «Выгрузка данных по принятым п/о».
В системе слежения информация обрабатывается (отправления помечаются и помещаются в мешок, для этого в окне «Поместить в…» вводим стикер мешка PS, нажимаем Enter). Машина автоматически формирует мешок.
В поле «вне мешка» находим мешок, открываем его и задаём ему направление 200431- Минск ПОПП (страховой), сохраняем информацию нажав кнопку «сохранить», после чего распечатываем карту отправки формы ПС16 в 2-х экземплярах.
1-й экземпляр распечатанной карты отправки вкладывается в страховой мешок вместе с отправлениями, под перевязь которого подкладывается адресный ярлык формы ПС18 с отметкой «страховой». На адресном ярлык указывается откуда и куда следует мешок, подписи лиц, обрабатывающих почту, с указанием должности и проставляется оттиск календарного штемпеля. 2-й экземпляр карты отправки подшивается к документам отделения почтовой связи.
Мешок заделывается, пломбируется и приписывается к карте отправки формы ПС16-расписка.
Обработка
письма с объявленной ценностью поступают в отделение почтовой связи в страховых мешках PS, приписанных к карте отправки формы ПС16-расписка (кроме писем с объявленной ценностью с отметкой «Осторожно», которые идут по наруже).
Мешок вскрывается работниками, обрабатывающими почту, который разрезает перевязь шпагата, чтобы не повредить ярлык формы ПС18
письма с объявленной ценностью сверяются с записями в карте отправки формы ПС16, проверяется целостность оболочек, лент, наклеек и вес.
Затем в системе слежения в режиме «Обработка входящих почтовых отправлений» происходит поименная сверка, информация отправляется в режим «Сведения о доставке», где автоматически распечатывается извещение формы ПС22
За принятую почту работники, участвующие в обмене и обработке почты, расписываются на оборотной стороне карты отправки формы ПС16, ставят оттиск календарного штемпеля и присваивают входящие номера (нумерация на мелкие пакеты одна и ведётся в течении месяца), которые указываются на извещении формы ПС22.
Входящий номер переносится на оборотную сторону сторону писем с объявленной ценностью, роспись оператора связи и оттиск календарного штемпеля (если невозможно проставить чёткий оттиск календарного штемпеля дата поступления указывается от руки).
Извещения формы ПС22 штемпелюются и отдаются почтальонам в доставку, а письма с объявленной ценностью помещаются в кладовую по входящему номеру (кроме поступивших с доставкой, которые включаются в расписку формы ПС55 и список).
Вручение
Получатель предъявляет оператору документ, удостоверяющий личность (паспорт или документ его заменяющий, военный билет, вид на жительство, удостоверение беженца, водительское удостоверение) и извещение формы ПС22 с указанными паспортными данными, датой получения и росписью о получении. Если письмо с объявленной ценностью вручается по доверенности, то в графе «Сведения о регистрации» указывается: по доверенности, № доверенности, от какого числа, кому выдана.
Оператор проверяет документ и правильность заполнения извещения формы ПС22
По входящему номеру на извещении оператор находит письмо с объявленной ценностью в кладовой.
В присутствии получателя оператор взвешивает письмо с объявленной ценностью и говорит: «Вес верен, оболочка исправна». В случае расхождения фактического веса с указанным на отправлении, повреждения упаковки, почтовое отправление вскрывается в присутствии адресата для составления акта. Акт составляется в 2-х экземплярах, который подписывается оператором и адресатом. Один экземпляр акта вместе с почтовым отправлением передается адресату, второй экземпляр, по которому проводится служебная проверка, остаётся у оператора. Если при проверке вложения оно окажется в целости или будет соответствовать описи, акт не составляется. При отказе адресата от вскрытия почтового отправления последнее выдаётся ему под расписку с отметкой «От вскрытия отказался. Фамилия и подпись». В этом случае претензии в отношении такого почтового отправления не принимаются.
Выдачу почтового отправления оператор подтверждает своей подписью на извещении формы ПС22.
Оформляет выдачу на специальной компьютерной системе в режиме «Регистрация», «Выдача почты». Квитанцию с специальной компьютерной системы о выдаче почтового отправления с объявленной ценностью оператор прикрепляет к оборотной стороне извещения формы ПС22.
Почтовое отправление с объявленной ценностью выдаётся отправителю
Извещение формы ПС22 на выданное почтовое отправление с объявленной ценностью подшивается в подшивки на выданные почтовые отправления и хранится в отделении почтовой связи.
По просьбе адресата постовые отправления с объявленной ценностью могут доставляться на дом за дополнительную плату (за исключением почтовых отправлений в поврежденной упаковке и с наложенным платежом), если данная услуга не оплачена отправителем при приёме почтового отправления. В этом случае составляется квитанция формы 1 в 2-х экземплярах, в которой указывается вид оказываемой услуги, т.е. доставка почтовых отправлений, адресные данные получателя, сумма платы за доставку цифрами и прописью, подпись почтальона.
МЕЛКИЕ ПАКЕТЫ:
Мелкий пакет – вид отправления письменной корреспонденции, предел стоимости вложения которого не должен превышать 6 базовых величин.
Вложение
Пересылаются предметы культурно-бытового и производственного назначения, деловые бумаги, печатные издания, художественная литература, литература по изобразительному искусству, звукозаписи, лекарства, лекарственные травы, семена, продукты питания длительного хранения и иные предметы, имеющие ценность.
Предельные размеры и вес
Предельный вес мелкого пакета: 2 кг.
Минимальный размер: 90*140 мм.
Максимальный размер: сумма длины, ширины и толщины – 900 мм, наибольшее измерение – 600 мм.
Упаковка
Для упаковки мелких пакетов с объявленной ценностью используют обыкновенные, пластиковые и пузырчатые конверты, бумагу крафт, гафрокартонные ящики.
Упаковка вложения в бумагу крафт
Оклейка оболочки мелкого пакета крестообразной фирменной лентой-скотч, с последующей наклейкой на стыке ленты адресного ярлыка. Клапаны оболочки при этом должны быть загнуты на адресную сторону, прижаты к ней при оклейке лентой-скот и заклеены поверх ленты адресным ярлыком.
Упаковка в гофрокартонный ящик
Принимая от отправителя вложение для пересылки, оператор, в зависимости от объема вложения, предлагает отправителю ящик из гофрокартонна, соответствующего размера (1ящик – 115*165 мм; 2 ящик – 270*175*60 мм; 3 ящик – 320*220*110 мм; 4 ящик – 400*250*200 мм; 5 ящик – 600*320*230 мм) и бланк адресного ярлыка (1 – 105*148 мм; 2 – 148*210 мм). Размер адресного ярлыка выбирается в зависимости от выбранного размера гофрокартонного ящика (для ящиков, размером 1,2 используется ярлык размером 1; для ящиков 3-5 используется ярлык размером 2).
При приеме регистрируемых почтовых отправлений в гофракартонной таре после упаковки вложения оператор, принимающий почтовое отправление, запирает ящик с применением фиксирующего клапана, расположенного на нижней стороне ящика и являющегося его конструктивным элементом. При этом язычок фиксирующего клапана продевается в прорезь запорного устройства, расположенную на сгибе клапана передней стороны гофракартонного ящика. Таким образом, запорный клапан захватывает переднюю боковую и нижнюю стенки посылочного ящика.
Затем на контрольной этикетке несанкционированного вскрытия (специальная контрольная этикетка на клеящей основе размером 100×59,6 мм белого цвета без нанесения какого-либо текста) оператор проставляет четкий оттиск календарного штемпеля с учетом того, чтобы цифровая надпись была направлена параллельно большей стороне этикетки.
Работник, принимающий почтовое отправление, снимает подложку контрольной этикетки, после чего этикетка продольно наклеивается непосредственно на запорный клапан гофракартонного ящика с таким расчетом, чтобы оттиск календарного штемпеля располагался на передней боковой стенке ящик. Делается загиб этикетки по ребру ящика, и остальная её часть наклеивается на дно ящика.
Оператор крестообразно обклеивает ящик лентой. В каждом обороте делается один виток ленты.
Начинать обклеивать ящик лентой следует от центра адресной (верхней) стороны в сторону передней стороны ящика, затем через контрольную этикетку, наклеенную на фиксирующий клапан, нижнюю и заднюю стороны, к центру адресной стороны с заходом ленты внахлест на 10-20 мм. Оттиск календарного штемпеля на контрольной этикетке в обязательном порядке должен попадать под ленту. При этом рекомендуется, чтобы оттиск календарного штемпеля, проставленный на контрольной этикетке, не перекрывался изображением логотипа и наименования предприятия, а был виден через прозрачную поверхность ленты. Края контрольной этикетки должны с обеих сторон быть на 25 мм свободными от ленты.
Упаковка в пузырчатый конверт
Мелкие пакеты с объявленной ценностью могут приниматься с:
с описью
с простым, заказным и электронным уведомлением
с наложенным платежом
с отметкой “Осторожно”
Приём:
Отправитель подаёт оператору вложение и упаковку, соответствующую характеру вложения, заполненный адресный ярлык (если принимается в гофрокартонном ящике) с написанным адресом отправителя и получателя, суммой объявленной ценности цифрами и прописью.
Проверить порядок адресования почтового отправления и наличие суммы объявленной ценности цифрами и прописью на конверте либо адресном ярлыке.
Оклеивает мелкий пакет в зависимости от характера упаковки.
На лицевую сторону мелкого пакета под адрес отправителя наклеивает стикер штрихкода с латинскими литерами VV, ставит оттиск календарного штемпеля в правом верхнем углу, а также штамп «Мелкий пакет».
Взвешивает, массу переносит на лицевую сторону почтового отправления в установленное место.
В главном меню курсором выбираем режим «Республиканские мелкие пакеты» и в появившемся окне вводим необходимые реквизиты.
Берёт плату за пересылку с отправителя и нажимаем F7-оформление.
Специальная компьютерная система выводит на печать квитанцию.
На лицевую сторону отправления в установленное место с квитанции переносим сумму платы за пересылку.
Квитанцию о приёме мелкого пакета с объявленной ценностью оператор отдаёт отправителю.
Обработка:
Перед отправкой почты информация по принятым отправлениям письменной корреспонденции с объявленной ценностью выгружается из специальной компьютерной системы на сервер отделения почтовой связи в систему слежения, для этого в режиме «Регистрация» выбираем «Выгрузка данных», затем «Выгрузка данных по принятым почтовым отправлениям».
В системе слежения информация обрабатывается (отправления помечаются и помещаются в мешок, для этого в окне «Поместить в…» вводим стикер мешка PS, нажимаем Enter). Машина автоматически формирует мешок.
В поле «вне мешка» находим мешок, открываем его и задаём ему направление 200431- Минск ПОПП (страховой), сохраняем информацию нажав кнопку «сохранить», после чего распечатываем карту отправки формы ПС16 в 2-х экземплярах.
1-й экземпляр распечатанной карты отправки вкладывается в страховой мешок вместе с отправлениями, под перевязь которого подкладывается адресный ярлык формы ПС18 с отметкой «страховой». На адресном ярлык указывается откуда и куда следует мешок, подписи лиц, обрабатывающих почту, с указанием должности и проставляется оттиск календарного штемпеля. 2-й экземпляр карты отправки подшивается к документам отделения почтовой связи.
Мешок заделывается, пломбируется и приписывается к карте отправки формы ПС16-расписка.
Обработка:
Мелкие пакеты с объявленной ценностью поступают в отделение почтовой связи в страховых мешках PS, приписанных к карте отправки формы ПС16 расписка (кроме мелких пакетов с объявленной ценностью с отметкой «Осторожно», которые идут по наруже).
Мешок вскрывается работниками, обрабатывающими почту, который разрезает перевязь шпагата, чтобы не повредить ярлык формы ПС18
мелкие пакеты с объявленной ценностью сверяются с записями в карте отправки формы ПС16, проверяется целостность оболочек, лент, наклеек и вес.
Затем в системе слежения в режиме «Обработка входящих почтовых отправлений» происходит поименная сверка, информация отправляется в режим «Сведения о доставке», где автоматически распечатывается извещение формы ПС22
За принятую почту работники, участвующие в обмене и обработке почты, расписываются на оборотной стороне карты отправки формы ПС16, ставят оттиск календарного штемпеля и присваивают входящие номера, которые указываются на извещении формы ПС22.
Входящий номер переносится на оборотную сторону сторону мелких пакетов с объявленной ценностью, роспись оператора связи и оттиск календарного штемпеля (если невозможно проставить чёткий оттиск календарного штемпеля дата поступления указывается от руки).
Извещения формы ПС22 штемпелюются и отдаются почтальонам в доставку, а мелкие пакеты с объявленной ценностью помещаются в кладовую по входящему номеру (кроме поступивших с доставкой, которые включаются в расписку формы ПС55 и список)
Вручение:
Получатель предъявляет оператору документ, удостоверяющий личность (паспорт или документ его заменяющий, военный билет, вид на жительство, удостоверение беженца, водительское удостоверение) и извещение формы ПС22 с указанными паспортными данными, датой получения и росписью о получении. Если мелкий пакет с объявленной ценностью вручается по доверенности, то в графе «Сведения о регистрации» указывается: по доверенности, № доверенности, от какого числа, кому выдана.
Оператор проверяет документ и правильность заполнения извещения формы ПС22
По входящему номеру на извещении оператор находит мелкий пакет с объявленной ценностью в кладовой.
В присутствии получателя оператор взвешивает мелкий пакет с объявленной ценностью и говорит: «Вес верен, оболочка исправна». В случае расхождения фактического веса с указанным на отправлении, повреждения упаковки, почтовое отправление вскрывается в присутствии адресата для составления акта. Акт составляется в 2-х экземплярах, который подписывается оператором и адресатом. Один экземпляр акта вместе с почтовым отправлением передается адресату, второй экземпляр, по которому проводится служебная проверка, остаётся у оператора. Если при проверке вложения оно окажется в целости или будет соответствовать описи, акт не составляется. Выдачу почтового отправления оператор подтверждает своей подписью на извещении формы ПС22.
Оформляет выдачу на специальной компьютерной системе в режиме «Регистрация», «Выдача почты». Квитанцию с специальной компьютерной системы о выдаче почтового отправления с объявленной ценностью оператор прикрепляет к оборотной стороне извещения формы ПС22.
Почтовое отправление с объявленной ценностью выдаётся отправителю
Извещение формы ПС22 на выданное почтовое отправление с объявленной ценностью подшивается в подшивки на выданные почтовые отправления и хранится в отделении почтовой связи.
Рабочее место по приёму отправлений письменной корреспонденции должно быть оснащено всеми необходимыми техническими средствами для более быстрого приёма почтовых отправлений. Например,
считыватель штриховых кодов отправлений
электронные весы
набор необходимых печатей и календарный штемпель
набор стикеров для отправлений и уведомлений
необходимое количество маркированной и немаркированной продукции
необходимые бланки
канцелярские предметы (скотч, ножницы, клей)
1 |
Прием на СКС |
|
2 |
Выгрузка данных по принятым почтовым отправлениям |
|
3 |
Формирование мешков (PS) или группы почтовых отправлений (GR) |
|
4 |
Формирование карты отправки ф.ПС16 |
|
5 |
Отправка данных в центр |
|
6 |
Сдача мешков на автотранспорт |
|
7 |
Прием мешков с автотранспорта |
|
8 |
Транспортирование к местам обработки |
|
9 |
Вскрытие мешков, проверка наружного состояния почтовых отправлений |
|
10 |
Поименная сверка с картой отправки ф.ПС16, формирование извещений ф.ПС22 |
|
11 |
Присваивание входящих номеров с указанием даты поступления и подписи оператора |
|
12 |
Штемпелевание извещений ф.ПС22 и выдача их в доставку |
|
13 |
Почтовые отправления помещаются в кладовую |
|
Рисунок 3 – Оперограмма приема и обработки на исходящем и входящем этапе почтовых отправлений с объявленной ценностью. |
||
РАЗДЕЛ 2. ИЗУЧЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ И ПЛАНИРОВКИ РАБОЧЕГО МЕСТА ОПЕРАТОРА СВЯЗИ ПО ПРИЕМУ, ОБРАБОТКЕ И ВРУЧЕНИЮ ПОЧТОВЫХ ПОСЫЛОК. ИЗУЧЕНИЕ ПОРЯДКА СОСТАВЛЕНИЯ ОПЕРОГРАММЫ ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ПРОЦЕССА ОБРАБОТКИ ПОЧТОВЫХ ПОСЫЛОК. ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ЭКСКУРСИЯ НА ПРОИЗВОДСТВО «МИНСКАЯ ПОЧТА».
I.Размеры
Предельный вес 30кг. Минимальный размер: 150*240*20 мм. Максимальный размер: любое измерение 1050 мм, сумма длины и наибольшей окружности, взятой в любом направлении, кроме длины, 2000мм.
Посылки могут быть хрупкими, громоздкими и тяжеловесными. Хрупкой считается посылка, содержащая бьющиеся предметы и обращение с которой требует особой осторожности. Посылка, размеры которой превышают предельно допустимые или которая по своей форме(структуре) не может легко грузиться вместе с другими посылками, называется громоздкой. Посылка, весом свыше 10 кг относится к тяжеловесной.