3.2. Информационные потоки

Информационные потоки — это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Преобразование информации (бухгалтерская проводка) не рассматривается в качестве информационных потоков.

Система информационных потоков — совокупность физических перемещений информации, дающая возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков — это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность. Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации. Цель работы с информационными потоками — оптимизация работы предприятия.

Для реализации информационного потока:

1) устанавливаем последовательность действий;

2) вводим правила;

3) описываем процедуры;

4) разрабатываем формы документов для заполнения;

5) распределяем ответственность между сотрудниками.

3.3. Информационные системы

Информационные системы в организации созданы для поддержки работы с потоками информации (хотя они не всегда это делают!).

В организациях существует большое количество различных типов информационных систем: от традиционных до сложных, работающих на базе локальных и глобальных компьютерных сетей.

Информационная система может быть описана в терминах входа, процесса преобразования и выхода.

Информационная система (ИС), преобразующая входные данные в информацию, представляет собой совокупность людей, данных и процедур, участвующих в этом преобразовании с целью получения полезной информации.

Важные элементы информационной системы:

• вход: люди и процедуры, необходимые для сбора данных;

• преобразование: обработка данных или их анализ;

• выход: информация, передаваемая тем, кому она требуется.

Важнейшей характеристикой системы является контур обратной связи. Если выходы не соответствует цели, то менеджер производит корректировку (совершенствование) процесса преобразования и входных данных.

Кстати за процесс преобразования отвечает только менеджер.

Система, как информационный поток, действует в определенном периоде времени.

Информационные системы можно классифицировать в соответствии с типом обрабатываемой информации и уровнем сотрудников организации, которых они обслуживают. По этим признакам ИС подразделяют на шесть общих классов:

• системы обработки коммерческой информации, которые обрабатывают заказы клиентов, выписанные счета, ведомости заработанной платы и данные о прочих важных деловых операциях; • автоматизированные офисные системы, которые предназначены для составления отчетов, деловой переписки и т.п.;

• компьютеризированные системы проектирования и производства;

• системы поддержки принятия решений, которые обеспечивают руководителей в интерактивном режиме информацией о состоянии внутренней и внешней среды организации; • административные информационные системы – это системы, сходные с системами поддержки принятия решений, но приспособленные для обслуживания стратегических нужд высшего руководства;

• информационные системы управления.

Информационная система управления - это круг разнообразных ИС, обеспечивающих управленческому персоналу эффективное принятие решений по управляемому объекту. Информационная система управления представляет собой коммуникационную систему по сбору, передаче, переработке информации об объекте, снабжающую работников различного ранга для реализации функции управления.

Принципиальным моментом определения информационной системы управления является обеспечение принятия решения с ее помощью. Информационные системы управления создаются на основе изучения технологии принятия решений с использованием методологии системного подхода.

Целью информационной системы управления является предоставление нужной информации в нужное время в соответствующей форме, что позволяет получателям информации оценивать ситуацию, определять альтернативные направления действий, планировать выбор наиболее подходящих действий.

Без человека ни одна система не функционирует и не развивается. Ведь данные в систему вводит сотрудник, и окончательные решения принимает тоже сотрудник. Поэтому важно в целях эффективности использования системы выполнять следующие условия: * вовлекать персонал в создание и оценку информационной системы;

* повышать осведомленность работников компании о целях, для которых осуществляется сбор данных;

* организовывать и проводить обучение сотрудников как пользователей информационной системы; * обеспечивать получение обратной связи об использовании информационной системы на рабочих местах.