3.4. Управление знаниями

В каждой организации тем или иным способом происходит обмен знаниями между сотрудниками, группами и отделами. Самое сложное, о чем, как правило, пока не задумываются менеджеры, - это определение самого ценного интеллектуального достояния компании. Но, найдя важное и ценное направление для обмена знаниями, менеджеры сталкиваются с еще более сложной задачей – вовлечение персонала в процесс обмена «ноу-хау».

Самообучающаяся организация - это организация, умеющая создавать, приобретать и распространять знание и изменяющая свое поведение в соответствии с новой информацией, оригинальными мнениями и современными моделями мышления. Управление знаниями можно определить как управление интеллектуальными активами компании, включающее ответы на следующие вопросы:

1) Что является ценными знаниями компаниями?

2) Как распространить ценные знания среди сотрудников компании?

3) Как передать ценные знания новым сотрудникам компании?

4) Где сконцентрировать ценные знания для решения нестандартных, в т.ч. инновационных задач?

5) Как повысить уровень ценных знаний компании и генерировать новые знания?...

Успех самообучающейся организации объясняется четкими правилами и практикой (методами выполнения работы), которые образуют ее фундамент. Компании могут эффективно управлять своими знаниями, лишь создавая системы и процессы, которые поддерживают инновационную деятельность и интегрируют ее в канву повседневной деятельности.

Самообучающаяся организации умеют систематически решать проблемы, экспериментировать с новыми подходами, учиться на собственном опыте, опыте других и уроках прошлого, а также быстро и эффективно распространять внутри компании.

3.5. Бизнес-процессы

Бизнес-процессы – это основа любой успешной компании. Эти процессы объединяют системы, партнеров и сотрудников для достижения ключевых стратегических и тактических целей. Это тот набор взаимосвязанных действий, с помощью которого компания ведет свой бизнес и зарабатывает деньги.

Менеджмент компании получает следующую выгоду от описания процессов:

1. Четкое понимание того, как работает компания. Практика показывает, что в компаниях, где бизнес-процессы не формализованы, персонал, в том числе и ТОП-менеджеры, постоянно сталкиваются с неограниченными проблемами и высокими затратами всех ресурсов при достижении поставленных целей.

2. Стандартизация процессов. Если бизнес-процессы не описаны, то каждый сотрудник выполняет задачи в меру своего понимания и таланта. Следовательно, компания становится заложником личных качеств сотрудников и понимания ими целей, к которым необходимо двигаться. Если же бизнес-схема создана, то на первый план выходит работа по стандартам компании, направленная на конкретный результат, выраженный в стратегических и тактических целях компании.

3. Снижение издержек. После создания бизнес-схемы снижение издержек происходит в 99% случаев. В основном за счет исключения из процесса работ, не имеющих конкретных целей и за счет объединения работ, имеющих одинаковые цели.

4. Возможность осознанно улучшать деятельность компании. Ключевое слово здесь - осознанно. После создания бизнес-схемы компании, любое изменение в процессе становится понятным и предсказуемым. При планировании снижаются риски не достичь поставленных целей, потому что решения принимаются на основе объективных показателей, а не частного мнения отдельных сотрудников.

Бизнес-процесс - это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Бизнес-процессы — это своеобразная пошаговая инструкция, которую разрабатывает и за которую отвечает менеджер.

Вот четыре составляющие, без которых нельзя начинать описание бизнес-процесса: цель, обучение, команда, план. Для описания бизнес-процессов необходимо привлекать их участников и непосредственных исполнителей.

Наличие действующих бизнес-процессов помогает бизнесу в его деятельности и способствует: • повышению прозрачности деятельности компании;

• закреплению зон ответственности сотрудников компании;

• улучшению взаимодействия подразделений;

• решению проблемы "незаменимых сотрудников".

Все бизнес-процессы организации классифицируются на основные, обеспечивающие, развития, управления.

Основные бизнес-процессы - непосредственно ориентированы на обслуживание клиентов, представляющие ценность для них и обеспечивающие получение дохода для компании.

Обеспечивающие бизнес-процессы – вспомогательные бизнес-процессы, которые предназначены для обеспечения выполнения основных процессов. Фактически обеспечивающие бизнес-процессы снабжают ресурсами всю деятельность организации. Бизнес-процессы управления – это бизнес-процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне текущих действий и бизнес-системы в целом. Бизнес-процессы развития – процессы совершенствования, освоения новых направлений и технологий, а также инновации.

Информация, описывающая выполнение бизнес-процессов:

1. Название бизнес-процесса. 2. Условия начала выполнения бизнес-процесса. 3. Документы и данные, необходимые для выполнения бизнес-процесса и их источники. 4. Документы, создаваемые в результате выполнения бизнес-процесса, и их получатели. 5. Действующие лица, принимающие участие в выполнении бизнес-процесса. 6. Материальные ценности, необходимые для выполнения бизнес-процесса, если таковые есть. 7. Материальные ценности – результат выполнения бизнес-процесса, если таковые есть. 8. Результаты выполнения бизнес-процесса (кроме вошедших в п.7). 9. Цель данного бизнес-процесса, его место и роль в общих задачах (процессах) компании. 10. Проблемы, возникающие при выполнении бизнес-процесса. 11. Нештатное завершение (выполнение) бизнес-процесса. 12. Последовательность действий выполнения бизнес-процесса.

Характеристики бизнес-процесса:

• Входящий массив данных (информация, документы и т.п.) и ресурсов (материальные и нематериальные активы, преобразуемые и преобразующие ресурсы)

• «Продукт на выходе»: что является результатом бизнес-процесса

• «Хозяин» бизнес-процесса: объект (компания, подразделение, сотрудник), отвечающий за данный бизнес-процесс

• Ресурсы (материальные и нематериальные активы, кадровые ресурсы), задействованные в реализация процесса

• Контрольные показатели эффективности бизнес-процесса.

Механизм реализации бизнес-процесса:

- Основная цель бизнес-процесса – преобразование входа (входящих в процесс ресурсов, необходимых для реализации процесса) в выход, т.е. результат, продукцию процесса.

- Основной «начинкой» бизнес-процесса является совокупность подпроцессов, работ, операций, осуществляемых над входами для получения выходов. Процесс осуществляется с помощью определенного механизма.

- Существуют первичные и вторичные входы процесса. Первичные входы поступают на начало процесса. Вторичные входы появляются в ходе реализации процесса на составляющих его подпроцессах.

Первичные выход – это прямой, запланированный результат реализации процесса. Вторичный выход – это побочный продукт процесса, не являющийся его главной целью. - Процесс происходит не сам по себе, он управляется и производится конкретным исполнителем или группой.

- Бизнес-процесс производится для кого-то, а тот, кто потребляет результат процесса, является клиентом процесса.