Зразок:

Оголошення 12 квітня 2008 року об 11-й годині в приміщенні Будинку актора відбудеться зустріч із поетом-бардом Миколою Масюком. Запрошуємо всіх бажаючих. Адміністрація.

Формулювання в тексті оголошення мають бути стислими. В оголошенні обов'язково вказується, хто й про що повідомляє. Дату бажано виділяти іншим шрифтом (або кольором).

Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксуються місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що були заслухані, та ухвали з обговорених питань.

Протокол укладає офіційна компетентна особа, що засвідчує той

чи інший факт.

Групи: стислі, де фіксуються лише ухвали; повні, що містять крім ухвал виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань; стенографічні, де усі виступи записано дослівно.

Реквізити: назва виду документа (протокол); порядковий номер протоколу; назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їхнього характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо); назва підприємства, організації; дата, місце проведення зібрання; кількісний склад учасників. Якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист; посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії); порядок денний. Питання мають бути сформульовані у називному відмінку: текст; перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок; підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зібрань, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним. Він складається з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання, ставлять після нього двокрапку. Ініціали й прізвище доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку, підкреслювати, а після прізвища викладати зміст доповіді у прямій або непрямій мові. Якщо є текст доповіді, це необхідно позначити виноскою «текст доповіді додається».

Нижче занотовують питання та відповіді на них. Слова «УХВАЛИЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «СЛУХАЛИ» треба писати (друкувати) великими літерами з нового рядка. Після них ставлять двокрапку.

Якщо в ухвалі є різні за характером питання, то їх виділяють у групи, позначені арабськими цифрами.

Зразок:

ПРОТОКОЛ № 10 зборів орендного об'єднання «Поділля» 12.12.2008 м. Харків Голова С. М. Малишко. Секретар А.М. Токарева. Присутні: 500 членів ПОРЯДОК ДЕННИЙ: 1. Звіт з виробничо-фінансової діяльності підприємства за 2008 р., (інформація головного бухгалтера С. В. Токарчука). 2. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни (інформація заст. директора С. М. Малишка). І. СЛУХАЛИ: С. В. Марченко – доповів про порядок підготовки й складання річного звіту, про завдання працівників обліку. ВИСТУПИЛИ: Л. Я. Грищенко – вказав на необхідність ретельної підготовки матеріалів звіту. Г. М. Коваль – запропонувала закінчити складання звіту до 10 січня 2009 р. УХВАЛИЛИ: 1. Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку й високу якість матеріалів звітів про виробничо-фінансову діяльність об'єднання за 2008 р. 2. Подати річний звіт до Облстату не пізніше 10 січня 2009 р. II. СЛУХАЛИ: С.М. Малишко – пропозиція включити до складу комісії 15 осіб. УХВАЛИЛИ: До 20.01.2008 створити комісію з контролю дисципліни в об'єднанні в складі 15 осіб. Список додається. ДОДАТОК: реєстраційний список на одній сторінці в одному примірнику Голова (підпис) С.М. Малишко Секретар (підпис) А.М. Токарева

Витяг з протоколу – документ, який являє собою частину протоколу, потрібну для вирішення окремого питання. Його складають та надсилають (або передають) окремим особам або підприємствам на їхню вимогу.

Реквізити: назва виду документа; заголовок протоколу; номер протоколу; дата протоколу; текст витягу; дата видачі витягу; підпис секретаря або голови засідання; печатка.