Зразок:

Витяг з протоколу № 35 засідання ради трудового колективу від 17 січня 2008 року ПРИСУТНІ: начальник цеху № 1 Куц М.П., голова профспілки заводу Сіряк Н.Т., колектив цеху №1. СЛУХАЛИ: заяву Ю.М. Рудика з клопотанням колективу цеху № 1 про виділення путівки до лікувально-профілактичного санаторію "Асканія". УХВАЛИЛИ: Виділити Ю.М. Рудику путівку до санаторію "Асканія". Голова засідання (підпис) В.Е. Власюк Секретар (підпис) Т.К. Саяпіна Печатка

Службові листи – загальна назва великої групи управлінських документів, які є засобом спілкування з установами й приватними особами.

Службові листи застосовують для розв'язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, з'ясування, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги й т.ін.

Текст службового листа має висвітлювати лише одне питання. Головна мета службового листа – спонукати до дії, переконати, довести, пояснити. Цього досягають ясністю, чіткістю й стислістю тексту. Рекомендується у тексті листа уникати категоричних виразів з уживанням конструкції на зразок «напевне», «як і раніше», «як відомо», «якщо можливо» й т.ін. Тон листа має бути нейтральним.

Групи: лист-запит (ініціативний); лист-відповідь.

Ініціативний лист – це лист, що потребує відповіді.

Такі листи висловлюють прохання, пропозицію, запит до адресата у розв'язанні певних питань. Тематика таких листів є необмеженою.

Зразок:

Адресат При розгортанні робіт з реставрації історично цінних будівель інституту виявилося неможливим поетапне проведення реставрації з продовженням навчального процесу в деяких приміщеннях. Просимо Вас надати допомогу (посприяти) у виділенні орендних приміщень площею ____ кв. м. для перенесення всіх навчальних занять на час реставрації будівель. Посада (підпис) Розшифрування підпису

Лист-відповідь – за змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тему тексту вже задано та залишається висловити рішення з приводу поставленого запитання: чи всі прохання можуть бути задоволені, якою мірою, в які терміни. Відмова має бути вагомо аргументована.

Зразок:

на № 023-48 від 26.02.2008
Про застосування...
	ТЕКСТ
Посада (підпис)	Розшифрування підпису

Супровідний лист – документ, який інформує адресата про направлення до нього доданих до листа документів. Починають лист словами: «Надсилаємо», «Направляємо», «Повертаємо», «Додаємо» й т.ін., а далі – заголовки й пошукові ознаки (дата й номер) документа, що направляється.

Зразок:

Направляємо Вам на рецензування рукопис навчального посібника «Електронний документообіг». Посібник пропонується як типовий для студентів вищих навчальних закладів, які навчаються за спеціальністю «Документознавство та інформаційна діяльність». Відгук просимо надіслати до 12 листопада 2008 року. Додаток: на 24 сторінках в одному примірнику.

Лист-запрошення пропонує адресатові взяти участь у якомусь заході. Адресується як конкретній особі, так і закладам. У змісті викладають характер запланованого заходу, терміни проведення, умови участі.