Тема 4. Учет денежных средств и расчетных операций

4.1 Принципы и формы денежных расчетов.

4.2 Учет кассовых операций.

4.3 Учет операций с иностранной валютой.

4.4 Учет других денежных средств.

4.5 Учет расчетов с подотчетными лицами.

4.6 Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами.

4.7 Учет обязательств.

4.1 Принципы и формы денежных расчетов

Выполнение сметы связано с осуществлением расчетов с поставщиками, бюджетом, подотчетными лицами, другими физическими и юридическими лицами, с которыми бюджетные учреждения находятся в хозяйственных отношениях. Операции по осуществлению денежных расчетов должны быть законными, своевременно осуществленными и завершенными до конца бюджетного года. Поэтому главными задачами учета расчетных операций в бюджетных учреждениях являются: четкое соблюдение действующего законодательства по учету расчетных операций, а именно своевременное и правильное отражение наличия и движения (поступления и выбытия) денежных средств, обеспечение наличия первичных документов, контроль за своевременностью проведения платежей, установленного порядка расчетов, постоянный контроль за рациональным использованием средств.

Объектами учета денежных средств и расчетов выступают:

— учет денежных средств в кассе учреждения;

— учет денежных средств учреждения на счетах в органах казначейства или учреждениях банков;

— учет расчетов с подотчетными лицами;

— учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами.

Единые требования к порядку ведения бюджетными учреждениями бухгалтерского учета движения средств в кассе, на счетах в учреждениях банков или в органах Государственного казначейства, расчетов с дебиторами и других активов регламентирует Инструкция по учету средств, расчетов и других активов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Государственного казначейства от 26.12.2000 г. № 242.

Отмеченные расчеты осуществляют по двум формам: безналичной и наличной.

Безналичные расчеты бюджетных учреждений осуществляют на основе таких принципов:

— обязательное хранение денежных средств на текущих или регистрационных счетах (за исключением переходных остатков в кассе);

— открытие счетов не в учреждениях банков, а в органах Государственного казначейства;

— применение форм безналичных расчетов согласно с нормативными документами, разработанными методологическим управлением Государственного казначейства Украины;

— проведение списания средств с регистрационных счетов учреждений по распоряжению учреждения;

— срочность осуществления платежей;

— проведение платежей в пределах остатков на счетах плательщика.

Безналичные и наличные расчеты в бюджетных учреждениях осуществляют через органы Государственного казначейства Украины. Порядок их осуществления регламентирует Порядок обслуживания государственного бюджета по расходам утвержденный приказом Государственного казначейства Украины от 25.05.2004 г. № 89 и Порядок казначейского обслуживания местных бюджетов утвержденный приказом Государственного казначейства от 04.11.2002 г. № 205 с последующими изменениями и дополнениями, а также Инструкция № 242.

В соответствии с указанными законодательными документами органы Государственного казначейства осуществляют расчетно-кассовое обслуживание бюджетных учреждений путем проведения платежей с регистрационных, специальных регистрационных счетов, открытых бюджетными учреждениями в органах Государственного казначейства лишь в соответствии с утвержденными сметами, планами ассигнований общего фонда, планами специального фонда и планами использования бюджетных средств, но при наличии соответствующего бюджетного обязательства.

Осуществление расходов распорядителями бюджетных средств по денежным обязательствам, которые возникают в хозяйственных отношениях, проводят приоритетно в безналичной форме на основании таких расчетных документов: мемориального ордера, платежного поручения, требования-поручения, расчетных чеков, аккредитивов, векселей, которые должны содержать реквизиты и отвечать требованиям по их заполнению в соответствии с Инструкцией о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением Правления Национального банка Украины от 21.01.2004 г. № 22.

Формы расчетных документов для осуществления расчетных операций учреждение выбирает самостоятельно и указывает при заключении договоров на обслуживание. Исходя из технических возможностей учреждения и обслуживающего банка они могут подаваться в банк как на бумажных носителях, так и в виде электронных расчетных документов, используя программно-технический комплекс «клиент-банк». К сожалению, в органах Государственного казначейства программно-технический комплекс системы «Клиент-банк» по кассовому обслуживанию бюджетных учреждений отсутствует.

Самыми распространенными из перечисленных платежных документов являются платежные поручения, которые являются основанием для осуществления расходов распорядителей средств. Их применяют для расчетов за фактически полученные материальные ценности (выполненные работы, предоставленные услуги) в порядке предварительной оплаты, для завершения расчетов по актам предварительной сверки взаимной задолженности, для перевода бюджетных средств подведомственным учреждениям, для перечисления сумм, которые принадлежат физическим лицам (заработной платы, стипендии, пенсии и других денежных доходов) на их счета, открытые в учреждениях банков.

Представление платежных поручений в органы Государственного казначейства осуществляют одновременно в бумажной и электронной форме. Выписки по осуществленным операциям предоставляют по результатам предыдущего операционного дня.

После проведения платежа на платежных поручениях, по которым проведена оплата, ставится отметка в виде штампа казначея «Оплачено».

Форму безналичных расчетов требования-поручения через органы Государственного казначейства применяют для осуществления безналичных расчетов в случае принудительного списания (взыскания) с регистрационных специальных регистрационных счетов распорядителей, получателей и счетов других клиентов лишь в случаях, установленных законами Украины и по решению суда.

Порядок принудительного списания средств со счетов учреждений и организаций, открытых в органах Государственного казначейства, утвержден приказом ГКУ от 05.10.2001 г. № 175.

Принудительное списание (взыскание) средств со счетов, которые открыты на имя органов Государственного казначейства в учреждениях Национального банка Украины и коммерческих банков, осуществляется в порядке, определенном постановлением Правления Национального банка Украины от 27.12.1999 г. № 621 «Об утверждениях Инструкции о межбанковских расчетах в Украине» и Инструкцией о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте от 29.03.2004 г. № 22.

Принудительное списание (взыскание) средств с регистрационных, специальных регистрационных счетов, на которых учитываются средства общего и специального фондов учреждений и организаций, и счетов других клиентов, которые открыты в органах Государственного казначейства, проводят органы Государственного казначейства по платежным требованиям.

Платежное требование — расчетный документ, который содержит требование взыскать или при договорном списании получателя в банк, который обслуживает плательщика, осуществить без согласования с плательщиком перевод определенной суммы средств со счета плательщика на счет получателя.

Платежное требование и сопроводительные документы взыскатель подает в банк, который его обслуживает, или в орган Государственного казначейства, в котором обслуживается учреждение-должник. Платежное требование и сопроводительные документы являются обязательными.

Распоряжение относительно принудительного взыскания оформляется на бланке платежного требования по форме, согласно с требованиями к заполнению реквизитов расчетных документов, утвержденных Национальным банком Украины.

При принудительном списании средств на основании исполнительного документа или при осуществлении принудительного списания в соответствии со ст. 8 Хозяйственного процессуального Кодекса, взыскатель подает в орган Государственного казначейства соответствующий исполнительный документ, на основании которого оформлено платежное требование, копию претензии и ответ плательщика на претензию.

Платежное требование и сопроводительные документы, как отмечалось, взыскатель подает в банк, который его обслуживает, или в орган Государственного казначейства, в котором обслуживается должник. После проверки учреждение банка, орган Государственного казначейства посылает их в орган казначейства, где обслуживается плательщик. Банк взыскателя принимает платежные требования на протяжении 10 календарных дней с даты их составления, а орган Государственного казначейства, в котором обслуживается учреждение-должник, — на протяжении 30 календарных дней с даты их составления. При поступлении платежного требования в органы Государственного казначейства непосредственно от взыскателя срок действия платежного требования не должен превышать 10 дней со дня его составления.

Платежные требования, которые поступают в казначейство на протяжении операционного времени, выполняются в день их поступления. В случае отсутствия средств на счета распорядителя, получателя бюджетных средств или других клиентов для выполнения платежных требований требования в тот же день возвращаются без выполнения взыскателю.

Принудительное списание (взыскание) средств общего фонда государственного бюджета проводится органами Государственного казначейства в пределах ассигнований на текущий год и при наличии на соответствующих регистрационных счетах и счетах других клиентов средств по соответствующим кодам бюджетной классификации. Принудительное списание средств осуществляется по тому коду экономической классификации расходов бюджета, по которому был осуществлен платеж, если бы оплата была проведена не принудительно. Расходы, связанные с урегулированием хозяйственного спора, санкций по другим расходам, взымаются по коду 1139 «Оплата других услуг и другие расходы».

После проведения принудительного списания (взыскания) средств распорядители и получатели бюджетных средств имеют упорядочить учет зарегистрированных в органах Государственного казначейства обязательств по проведенным операциям и внести соответствующие изменения в смету доходов и расходов.

Использование банковских платежных карточек, аккредитивов и векселей как платежных документов регулируется отдельными нормативно-правовыми актами Национального банка.

Аккредитивы могут применяться учреждениями как по средствам общего, так и специального фондов бюджета. Порядок оформления аккредитивов и сроки их действия для учреждений, которые осуществляют казначейское обслуживание смет, устанавливает Государственное казначейство Украины. Это, в частности, форма расчетов, по которой банк-эмитент по поручению своего клиента обязан выполнить платеж третьему лицу за поставленные товары (работы, услуги) или предоставить полномочие третьему лицу осуществить платеж.

Этой формой расчетов предусмотренное участие:

- заявителя аккредитива — плательщика, который обращается в обслуживающий его банк, по вопросу открытия аккредитива;

- банка-эмитента — банка плательщика, который открывает аккредитив своему клиенту;

- банка-исполнителя, который осуществляет платеж по аккредитиву;

- бенефициара — юридического лица, в интересах которого установлен аккредитив.

Собственно, такая форма безналичных расчетов является разновидностью форм договора, поскольку по этим операциям все заинтересованные стороны имеют дело только с документами, а не с товарами, услугами или другими видами выполнение обязательств.

Срок действия аккредитива устанавливается в соответствии с действующим законодательством.

Мемориальные ордера применяют для оформления внутрибанковских операций, операций по списанию средств со счета плательщика осуществление договорного списания из счета своего клиента на основании его письменного поручения или распоряжения взыскателя о списании средств со счета плательщика.

Расчетные чеки используют в безналичных расчетах предприятий и физических лиц с целью сокращения расчетов наличностью за полученные товары (выполненные работы, предоставленные услуги), их применяют лишь для безналичных переводов со счета чекодателя на счет получателя средств и они не подлежат оплате наличностью (физические лица могут обменивать расчетный чек на наличность или получать сдачу с суммы расчетного чека, но не более 20 процентов от суммы чека).

Для гарантированной оплаты расчетных чеков чекодатели бронируют средства в банке на отдельном аналитическом счете «Расчеты чеками».

Срок действия чековой книжки — один год, расчетного чека, который выдается физическому лицу для одноразового расчета — 3 месяца.

Чековая книжка может выдаваться для расчетов с конкретным поставщиком или с разными поставщиками.

Чек из чековой книжки выписывается при осуществлении платежа и выдается при получении товаров, выполненных работ и предоставленных услуг. При выписке чека чекодатель обязательно переписывает остаток лимита с корешка предыдущего чека, на корешок выписанного и указывает новый остаток лимита, а также придерживается всех правил заполнения.

Расчетные чеки и чековые книжки являются бланками строгого учета.

Изготовляют чеки на заказ коммерческого банка по образцу, утвержденному Национальным банком Украины, брошюруются в чековые книжки по 10, 20, 25 листов. Для расчетов, которые используются физическими лицами для осуществления единоразовых операций, изготавливаются отдельные бланки.

4.2 Учет кассовых операций.

Задачами учета наличных денежных средств являются:

- надлежащий порядок принятия и выдачи наличности, оформления кассовых документов, хранения денег и ведения кассовой книги;

- осуществление контроля за соблюдением кассовой дисциплины;

- своевременное и правильное оформление документов и отражение на счетах бухгалтерского учета операций по движению денежных средств;

- проведение инвентаризации денежных средств и отражения результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского учета.

Наличная форма расчетов применяется для расчетов с физическими лицами по выплатам, связанным с оплатой труда, денежным обеспечением стипендий, социальными выплатами подотчетных сумм, по специальным видам платежей, по возмещению нанесенного ущерба, а также расчетов с предпринимателями за материальные ценности, предоставленные услуги и выполненные работы в границах имеющихся средств как за счет средств, полученных из касс банков, так и за счет наличной выручки. По расчетам наличностью предприятий в соответствии с положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, установлена предельная сумма ограничения в десять тысяч гривен. Количество предприятий и предпринимателей, с которыми проводят расчеты, на протяжении дня не ограничивается.

Операции, связанные с принятием и выдачей наличных средств при проведении расчетов через кассу учреждения с отражением этих операций в кассовой книге, называют кассовыми.

Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях осуществляется в соответствии с Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637 (далее — Положение № 637).

Это Положение регламентирует порядок организации наличных расчетов, оформление кассовых операций, нормы и сроки хранения наличности в кассе, ведения кассовой книги и обязанности кассира, а также определяет контроль и законность проведения кассовых операций.

Наличность, полученная учреждениями, должна тратиться строго по целевому назначению в соответствии со сметами бюджетных учреждений.

При казначейском обслуживании смет вся выручка, которая находится в кассе учреждения, должна зачисляться на счета, открытые органах Государственного казначейства. Использование выручки, которая поступает наличностью, без предварительного зачисления ее на счета запрещается.

Размер суммы денежных средств в кассе на конец рабочего дня ограничивается лимитом. Установка лимита кассы проводится учреждением самостоятельно на основании расчета лимита остатка наличности в кассе, который подписывается главным бухгалтером и руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом). В расчет принимается срок сдачи учреждением наличности для ее зачисления на счет, определенный соответствующим договором банковского счета. Установленный лимит кассы утверждается внутренними приказами (распоряжениями) учреждения.

Каждое учреждение определяет лимит кассы с учетом режима и специфики его работы, отдаленности от банка, объемов кассовых оборотов (поступлений и расходов по всем счетам), установленных сроков сдачи наличности, длительности операционного времени банка и тому подобное.

Сверх установленных лимитов в кассе учреждения могут храниться деньги на выплату заработной платы, стипендии, помощи по временной нетрудоспособности лишь на протяжении трех рабочих дней, включительно с днем получения наличности в банке. После этого наличность сдают в банк. Если в отдельные дни нет превышения лимита кассы, в эти дни наличную выручку в кассы банков можно не сдавать.

Наличность в кассу с регистрационных счетов в органах Государственного казначейства кассир получает по денежным именным чекам.

Порядок выдачи наличности распорядителям бюджетных средств, получателям средств государственного бюджета и другим клиентам осуществляется в соответствии с приказом Государственного казначейства Украины от 25.05.2004 г. № 89 «Об утверждении Порядка обслуживания государственного бюджета по расходам».

Для оформления документов на получение и возврат заработной платы, стипендии, помощи, расходов на служебные командировки и других средств, которые выдаются на расходы, которые не могут быть проведены по безналичному расчету, бюджетные учреждения и организации подают в органы Государственного казначейства заявку на выдачу наличности и платежное поручение на перевод наличных средств.

Заявки подают в двух экземплярах, один из которых после выдачи наличности возвращается учреждениям с соответствующим отпечатком штампа казначея, хранится как обязательный документ и является приложением к бухгалтерским регистрам, которые подтверждают объем и целевое направление средств. В заявках на выдачу наличности указывают суммы подоходного налога с граждан, суммы начислений в фонд социального страхования Украины, суммы страховых взносов в Пенсионный фонд и другие налоги и обязательные платежи, которые удержаны и начислены на фонд заработной платы в соответствии с действующим законодательством.

Наличность на приобретение продуктов питания и медикаментов получателям бюджетных средств выдается на основании заявки, но при наличии разрешения главного распорядителя бюджетных средств. После получения материальных ценностей, приобретенных за наличные, в органы Государственного казначейства предоставляют документы, которые подтверждают осуществленные расходы и взятие на учет (акт приобретения материальных ценностей, приходную накладную, раздаточную ведомость).

Подтверждающие документы подают на протяжении трех дней после приобретения.

На основании проверенной заявки органы Государственного казначейства Украины выписывают на кассиров или уполномоченных лиц, указанных в заявке, денежные чеки на получение наличности, которые регистрируются в журнале регистрации выданных чековых книжек с указанием номеров чеков и лиц, которые получили чековые книжки. Получение наличности проводится с текущих счетов, открытых в учреждениях банков на имя органов Государственного казначейства по балансовым счетам группы 257 «Средства к выплате» Плана счетов коммерческих банков Украины. На эти счета переводят средства к выплате без перечислений. Неиспользованная наличность возвращается получателями бюджетных средств непосредственно на этот самый счет по соответствующему документу, при заполнении которого обязательно указывают номер регистрационного счета. Поступление и выдача наличности учреждениями отражаются в кассовой книге. Каждое учреждение, которое является юридическим лицом и имеет кассу, для учета наличных операций в национальной валюте Украины ведет одну кассовую книгу. На каждую иностранную валюту открывается отдельная кассовая книга.

Кассовая книга — это учетный регистр, предназначенный для аналитического учета и контроля кассовых операций. Кассовая книга может вестись и в электронной форме с помощью компьютерных средств. Программное обеспечение, с помощью которого ведут кассовую книгу, должно обеспечивать визуальное отображение и распечатку документов «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», которые по форме и содержанию воспроизводят содержание кассовой книги в бумажной форме. Параллельно составляется машинограмма «Отчет кассира». Машинограма «Сводная ведомость оборотов по субсчетам» предназначенная для синтетического учета кассовых операций.

В конце рабочего дня кассовые операции за день подытоживают, выводят остаток наличности в кассе на начало следующего дня и передают с приходными и расходными ордерами и оправдательными документами в бухгалтерию как отчет кассира.

Правильность оформления кассовых документов и их обоснованность проверяет бухгалтер, который напротив каждого приходного или расходного документа проставляет шифр корреспондирующих счетов.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера или уполномоченное руководителем лицо.

Документальное оформление поступления и выдачи денежных средств бюджетных учреждений осуществляют на основании должным образом оформленных приходных и расходных кассовых ордеров.

Кассовые ордера — это документы, которые удостоверяют законность поступления денежных средств в кассу и их расходование по целевому назначению. Типовые формы и порядок их заполнения утверждены приказом Министерства статистики Украины от 15.02.1996 г. №51 «Об утверждении типовых форм первичного учета кассовых операций».

Оприходование наличности проводят по кассовым ордерам № КО-1 подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем учреждения. О приемке наличности выдается отрывная квитанция с подписью главного бухгалтера или ответственного лица и кассира, засвидетельствованная печатью (штампом) учреждения.

Выдача наличности из кассы учреждения проводится по расходным кассовым ордерам №КО-2 или должным образом оформленными платежными (расчетно-платежными) ведомостями.

Документы на выдачу наличности подписываются руководителем и главным бухгалтером или лицами, которые на это уполномочены. Если на приложенных к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах есть разрешительная подпись руководителя, то подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Приходные и расходные ордера и квитанции к ним заполняются бухгалтером лишь чернильной или шариковой ручкой, с помощью печатных машинок, компьютерных средств, которые обеспечивают надлежащую сохранность этих записей на протяжении установленного для хранения документов срока.

В приходных и расходных кассовых ордерах отмечается основание для их составление и перечисляются приложенные к ним документы.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров и документов на руки лицам, которые вносят или получают наличность, запрещается. Приемку и выдачу наличности можно проводить лишь в день их составления. Приходные ордера или расходные кассовые документы сразу после получения или выдачи по ним наличности подписывает кассир, а на приложенных к ним документах проставляется штамп или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу учреждения регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, которые оформлены на основании платежных ведомостей на выплаты, связанные с оплатой труда, регистрируют после осуществление этих выплат.

Выдачу наличности из кассы осуществляют лишь лицу, отмеченному в расходном документе. К тому же деньги могут выдаваться по доверенности, оформленной в установленном порядке.

После выдачи заработной платы, стипендии по платежным ведомостям кассир в платежной ведомости напротив фамилии лиц, которым не осуществлена выплата, ставит штамп «Депонировано». Депонированные суммы, которые подлежат сдаче в банка, оформляют расходным кассовым ордером с отражением этой операции в кассовой книге, основанием для этого является квитанция к заявке на взнос наличности в учреждение банка.

С целью контроля за сохранностью наличных средств в учреждениях и организациях проводят инвентаризацию касса. Для проведения инвентаризации кассы по письменному приказу руководителя назначается комиссия, которая по завершении инвентаризации кассы составляет акт, в котором при наличии расхождений с данными учета указывается сумма недостачи или избытка и причины их возникновение.

Ежедневный отчет кассира подлежит тщательной проверке бухгалтером, к функциональным обязанностям которого относится проверка отчетов кассира и ведение синтетического учета кассовых операций. Бухгалтерские записи ведутся на основании проверенных отрывных листков второго экземпляра кассовой книги и приложенных к ним документов и систематизируют в мемориальном ордере № 1 (Накопительная ведомость по кассовым операциям, форма № 380 бюджет).

Если кассовые операции осуществляются в национальной и иностранной валюте, то мемориальные ордера составляют и нумеруют соответственно № 1-1 № 1-2 и т.д.

Для синтетического учета наличия и движения денежных средств в кассе предназначен активный денежный счет № 30 «Касса», который имеет два субсчета: № 301 «Касса в национальной валюте» и № 302 «Касса в иностранной валюте».

В накопительной ведомости по кассовым операциям по субсчету № 302 «Касса в иностранной валюте» по каждому отчету кассира записи осуществляют отдельными строками в национальной и иностранной валюте, которую применяли для кассовой операции. По каждому наименованию валюты в учете учреждения ведут отдельные счета третьего порядка в зависимости от вида валюты. Курсовая разница на наличность, которая хранится в кассе учреждения, отражается в корреспонденции с субсчетом 442 «Другая переоценка».

Основные бухгалтерские проводки по учету кассовых операций приведены в таблице. 4.1.

Таблица 4.1 - Основные бухгалтерские проводки по учету кассовых операций

№ п/п	Содержание операции	Дт	Кт
1	Выдана под отчет наличность работникам на служебные командировки	362	301
2	Получена в кассу наличность с текущих, регистрационных, специальных регистрационных счетов по приходным кассовым ордерам	301, 302	313, 314 321, 323 324
3	Поступили в кассу средства за питание работников по месту работы, содержание детей в детских дошкольных заведениях	301	364, 674
4	Выплачена заработная плату работникам учреждения	661	301
5	Внесена наличность с кассы на регистрационный счет	321	301
6	Возвращены из кассы излишне оплаченные средства за проживание в общежитии	364	301
7	Поступила в кассу плата за телефонные переговоры и другие средства, которые, в соответствии с действующим законодательство Украины, идут на возмещение кассовых расходов	301	364, 801 802-813
8	Возвращен подотчетным лицом остаток аванса в кассу учреждения	301	362

Для отражения операций с наличностью в кассе бюджетного учреждения предназначены карточки аналитического учета наличных операций, в которых операции с наличностью отражают в разрезе кодов бюджетной классификации и видов средств отдельно по общему и специальному фондам и видам средств специального фонда. Также в разрезе кодов выводят остаток наличности на начало и конец дня. Карточку открывают ежемесячно, записи в ней осуществляют на основании каждого отчета кассира.

4.3 Учет операций с иностранной валютой

Распорядители бюджетных средств по отдельным направлениям расходов установленных законодательством, могут осуществлять расчеты в иностранной валюте. Для осуществления таких операций организации открывают счета в учреждениях банков по соответствующим балансовым счетам согласно с требованиями нормативных актов Национального банка Украины.

После открытия в учреждениях банков счета для учета операций в иностранной валюте бюджетное учреждение подает в соответствующий орган Государственного казначейства справку банка об открытии счета на его имя.

При необходимости осуществление расчетов по обязательствам, связанным с международной деятельностью, бюджетные учреждения согласовывают с Государственным казначейством Украины вопросы о возможности перевода имеющихся на счетах Государственного казначейства Украины средств в иностранной валюте или необходимости осуществления ее закупки. Во время погашения таких обязательств Государственное казначейство Украины на основании поданной заявки-поручения, исходя из наличия средств на валютных счетах, открытых на имя Государственного казначейства, и потребности в иностранной валюте принимает решение о переводе средств с валютного счета на счет бюджетного учреждения, открытый в учреждении банка, и готовит платежный документ на перевод средств в иностранной валюте со счета Государственного казначейства Украины на счет бюджетного учреждения, указанный в заявке. Если расчеты бюджетных учреждений осуществляются по обязательствам, которые возникают при заключении соглашений, не связанных с международной деятельностью такие бюджетные учреждения подают в органы Государственного казначейства Украины заявку по установленной форме и платежное поручение на перевод средств с соответствующих счетов в национальной валюте для закупки иностранной валюты на межбанковской валютной бирже. Вместе с платежным поручением подают оправдательные документы в установленном порядке.

В случае возможности осуществления расходов в иностранной валюте за счет средств, имеющихся на валютных счетах, открытых на имя Государственного казначейства Украины в учреждениях банков, учреждение подает к Государственному казначейства Украины заявку-поручение на осуществление расходов в иностранной валюте.

Проведение расходов бюджетных учреждений в иностранной валюте регулирует Порядок обслуживания государственного бюджета за расходами, утвержденный приказом Государственного казначейства Украины от 25.05.2004 года № 89.

Порядок открытия счетов в иностранной валюте регулируется Инструкцией | об открытии, использование и закрытие счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденным постановлением Правления Национального банка Украины от 12.12.2003 года № 492 с изменениями от 04.04.2005 года.

Поступление валюты в бюджетные учреждения может осуществляться

В виде целевого финансирования бюджета на укрепление материально-технической базы, оплаты нерезидентами предоставленных услуг, выполненных работ по международным программам сотрудничества, оплаты лицензий на внедрение изобретений новейших технологий, оплаты за учебу, стажировку, лечение иностранных граждан, гуманитарной помощи.

Для осуществления расчетов за приобретение товаров (работ, услуг) получатель благотворительной помощи посылает заявление и поручение на продажу иностранной валюты на межбанковском валютном рынке Украины с последующим зачислением сумм в гривнях на свой текущий счет.

Денежные средства в иностранной валюте учитываются отдельно за каждой валютой в переводе на денежную единицу Украины по официальному обменному курсу НБУ. Использование наличной иностранной валюты учреждениями с собственных текущих счетов регулируется постановлением НБУ от 26.03.1998 года № 119 «Об утверждении Правил использования наличной иностранной валюты на территории Украины» с последними изменениями и дополнениями от 23.12.2003 года №571. В соответствии с указанными правилами использования наличной иностранной валюты бюджетным учреждениям и организациям разрешается для обеспечение командировочных расходов работников учреждений за границу (оплата суточных, расходов, связанных с наймом жилищного помещения, оплатой гостиниц, бронированиям мест в гостиницах, транспортных расходов). Порядок выдачи наличной валюты осуществляется согласно с действующим законодательством Украины о возмещении командировочных расходов за границу (см. «Учет расчетов с подотчетными лицами»).

Учет средств в иностранной валюте, которые поступают и используются бюджетными учреждениями, осуществляется в соответствии с требованиями, определенными Порядком отображения в учете операций в иностранной валюте, утвержденным приказом Государственного казначейства Украины от 24.07.2001 года № 126. Бухгалтерский учет операций в иностранной валюте бюджетными учреждениями осуществляют на тех же классах счетов, что и учет гривневых операций за субсчетами, установлеными Планом счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений.

Учет наличия и движения денежных средств в иностранных валютах на валютном счету в банке осуществляют на активном субсчете № 318.

«Текущие счета в иностранной валюте», основанием для записей в котором являются выписки банков с валютных счетов учреждения.

Таблица 4.2 - Основные бухгалтерские проводки из учета операций с иностранной валютой

№ п/п	Содержание операции	Дт	Кт
1.Поступило на распределительный валютный счет:
	— финансирование из бюджета;	318/1	681,701, 702, 712
	— валюты грантов по международным проектам	318/1
2	Проведено банковским учреждением на протяжении 5 дней перераспределения средств с распределительного валютного счета на основной валютный счет	318	318/1
3	Начислены курсовые разницы на остаток иностранной валюты на счетах в учреждениях банка
	— в случае увеличения курса	318		442
	— в случае уменьшения курса	442		318
4	Получено в кассу наличности в валюте с валютного счета	302		318
5	Выдано из кассы иностранной валюты под отчет	362		302
6	Перечислены средства на счет банка для приобретение иностранной валюты в соответствии с действующим законодательством	364		321,313,323
7	Зачислены средства в иностранной валюте, приобретенные через банк	318		364
8	Перечислена банка за услуги по приобретению валюты	801,802, 811		321,313,323
9	Перечислено в Пенсионный фонд ____ % от суммы приобретения валюты	651		323,321,313
10	Списано за счет винного лица суммы долга за несвоевременное возвращение остатка валютных средств, полученных для командировки за границу	363		362
11	Утвержденные отчеты об использовании средств и списаны на расходы	801,802 813		362

Операции по движению средств общего фонда государственного бюджета в иностранной валюте оформляют отдельными мемориальными ордерами по видами валют — мемориальный ордер № 2, форма № 381; за операциями движения средств специального фонда в иностранной валюте — в мемориальном ордере № 3 форма № 382.Аналитический учет операций по каждой валютой ведут на карточках: форма № 292-я или в книгах ф. № 292.

Учет наличной валюты в кассе ведут на активном субсчете № 302 «Касса в иностранной валюте». Для аналитического учета наличия и движения валютной наличности открывают отдельную кассовую книгу, в которой учитывают каждую валюту отдельно. Мемориальные ордера № 1, форма № 380 по кассовым операциям по каждому виду валюты составляют отдельно.

Бухгалтерский учет операций в иностранной валюте отображается в регистрах бухгалтерского учета в национальной валюте Украины путем перевода суммы иностранной валюты валютным курсом с одновременным отображением операций в иностранной валюте. Перевод операций, осуществленных в иностранной валюте, в национальную валюту Украины проводят на дату осуществления операции. Сумма аванса (предыдущей оплаты) в иностранной валюте, предоставленная другому учреждению или полученная от других лиц, переводится в национальную валюту

Украины по валютному курсу на дату получения аванса или предыдущей оплаты.

Статьи баланса, которые отображают денежные средства в кассе, на счетах в учреждениях банков, а также активы и обязательства, которые будут оплачены в фиксированной или определенной сумме денег, — это монетарные статьи. Они отображаются в национальной валюте Украины за валютным курсом на отчетную дату. Курсовая разница определяется на дату осуществления операции и на отчетную дату.

Основные средства, материалы и другие статьи (полученные бесплатно) — немонетарные статьи, которые связаны с операциями в иностранной валюте, в национальную валюту Украины переводят по валютному курсу на дату определение справедливой стоимости.

Курсовая разница отображается в составе собственного капитала как результат переоценок и фиксируется в учете на субсчете № 442 «Другая переоценка». Отрицательную сумму курсовой разницы отображают по дебету указанного счета по кредиту субсчета осуществляют бухгалтерскую запись в случае увеличения курса.

Остатки средств в бухгалтерском учете по субсчетам счетов № 31 и № 32 должны отвечать остаткам средств по выписке органа Государственного казначейства или учреждения банка из соответствующего регистрационного специального регистрационного, текущего счета учреждения.

4.4 Учет других денежных средств

К классу 3 «Средства, расчеты и другие активы» принадлежит также балансовый счет № 33 «Другие средства». На счетах этой группы учитываются оборотные активы бюджетных учреждений в форме эквивалентов денежных средств то есть средств, которые содержатся в аккредитивах, в чековых книжках, в оплаченных талонах на бензин (смарт-карточках), оплаченных путевках к санаториям домов отдыха турбаз, пансионатов, в оплаченных проездных документах талонах на питание, в сообщениях на почтовые переводы, почтовых марках и марках госпошлины, облигациях ссуд, в бланках трудовых книжек и вкладышах к ним, аттестатов, дипломов, студенческих и ученических билетов зачетных книжек, бланках удостоверений и других денежных документах.

На счетах этой группы также учитывают средства в пути

Этот счет активен, он распределяется на четыре субсчета:

№ 331 «Денежные документы в национальной валюте»;

№ 332 «Денежные документы в иностранной валюте»;

№ 333 «Денежные документы в пути в национальной валюте»;

№ 334 «Денежные документы в пути в иностранной валюте».

Денежными документами считаются документы, которые находятся в кассе учреждения, прием и выдача которых через кассу бюджетного учреждения оформляется соответственно приходными и расходными кассовыми ордерами, на которых ставиться штамп «Фондовый» или делается такая же надпись от руки красными чернилами. Учет этих операций ведут отдельно от денежных средств. Регистрацию приходных и расходных фондовых ордеров осуществляют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов на отдельных листах Денежные документы хранятся в кассе учреждения в сейфах или металлических шкафах. Требования относительно хранения денежных документов те же, что и к денежным средствам в кассе бюджетного учреждения.

Одним из видов денежных документов является аккредитив. Аккредитивы могут применяться учреждениями по средствам, как общего, так и специального фондов бюджета. Аккредитивную форму расчетов применяют с целью гарантирования платежей поставщику. Ее сущность заключается в том, что плательщик поручает своему банку осуществить платеж по месту нахождения поставщика. Условия и порядок осуществления расчетов по аккредитивам предусматриваются в договоре между получателем платежа и заявителем аккредитива. Порядок оформления аккредитивов и сроки их действия для учреждений, которые осуществляют казначейское обслуживание смет, устанавливает Государственное казначейство Украины; для учреждений, счета которых согласно с действующим законодательством оставлены в учреждениях банков, — Национальный банк Украины. Суммы средств за аккредитивами учитывают на субсчете № 331 и отображают в учете такими бухгалтерскими записями, табл.4.3.:

Таблица 4.3 - Основные бухгалтерские проводки по учету аккредитиов

№ п/п	Содержание операции	Дт	Кт
1	На сумму выставленного аккредитива	331	313, 323
2	На суммы используемых аккредитивов	10,20,23	331

Неиспользованные суммы аккредитивов засчитываются на неказначейские или банковские счета. Аналитический учет ведут отдельно за каждым открытым аккредитивом на карточках формы № 292-я.

Отдельным видом денежных документов являются лимитированные чековые книжки, на которых учитывают депонируемые суммы для сокращения сроков расчетов наличностью за полученные товарно-материальные ценности, выполненные работы и предоставленные услуги, которые используют лишь для перечислений из счета чекодателя на счет получателя средств и которые не подлежат уплате наличностью. Депонируемые суммы по лимитированным чековым книжкам выступают кассовыми расходами учреждения по соответствующему коду программной и экономической классификации расходов. Суммы неиспользованного лимита чековой книжки при зачислении на казначейские или банковские счета отображают в учете как возобновление кассовых расходов за соответствующими программными классификациями расходов.

Формы расчетных чеков утверждаются Национальным банком Украины. Порядок заполнения расчетных чеков (чековых книжек) и механизм расчета ими определяются нормативными документами Национального банка Украины в соответствии с действующим законодательством.

Аналитический учет операций движения средств по лимитированной чековой книжкой осуществляется в накопительной ведомости формы № 323 (мемориальный ордер № 4). Записи осуществляют по каждому платежному поручению, счетом, чеком в меру выполнения операции, но не позже чем на следующий день после поступления документов в бухгалтерии. Вначале каждый месяц из накопительной ведомости за прошлый месяц вносят остаток неиспользованного лимита на начало месяца. За дебетом субсчета отображают депонируемые суммы за лимитированными чековыми книжками. Оплаченные суммы за чеками за приобретенные материальные ценности или выполнены работы, предоставленные услуги заносят по кредиту. По завершении месяца подсчитывают итог и выводят остаток неиспользованного лимита.

Приобретения учреждением талонов на горючее, почтовых марок, марок госпошлины отображается в учете за дебетом субсчета № 331 и кредитом субсчетов № 313, 321, 323, 364. табл.4.4.

Таблица 4.4 - Основные бухгалтерские проводки по учету талонов на горючее, почтовых марок, марок госпошлины

№ п/п	Содержание операции	Дт	Кт
1	На сумму полученных сообщений на денежные переводы осуществляют запись	331	364
2	Выдача талонов на горючее, почтовых марок и марок госпошлины	362	331
	Одновременно с учетом на основных счетах учитываются на внебалансовом счете 08 «Бланки сурового учета»	08	-

Выдача талонов на горючее, почтовых марок и марок госпошлины отражается по дебету субсчета № 362 «Расчета с подотчетным лицами». их стоимость считается дебиторской задолженностью. Выдача подотчет этих денежных документов осуществляется в учреждениях по распоряжению их руководителя, повторная выдача без предварительной отчетности не допускается.

В бухгалтерском учете бланки строгой отчетности одновременно с учетом на основных счетах учитываются на внебалансовом счете 08 «Бланки сурового учета».

Аналитический учет денежных документов, кроме бланков трудовых книжек, ведут на карточках (формы № 292-я) за их видами, или в книге текущих счетов и расчетов (форма № 292).

Операции относительно движения денежных документов в кассе оформляют мемориальным ордером (форма № 274). Записи в мемориальном ордере осуществляют отдельно за каждым видом денежных документов.

На субсчетах № 333 «Денежных средства в пути в национальной валюте № 334 «Денежных средства в иностранной валюте» учитываются средства, которые перечисленные на текущие или регистрационные счета в последние дни месяца и будут зачтены в следующем месяце.

По дебету субсчетов № 333 и № 334 отображаются денежные средства в пути, при этом кредитуются субсчета счетов № 68, 70, 71. По кредиту, после зачисления денежных сумм на соответствующие счета на основании объяснительных документов, отображается списание денежных средств в пути, при этом дебетируются субсчета счетов №31, 32.

4.5 Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники учреждения, получившие аванс на служебные расходы. Суммы под отчет выдают из кассы учреждения или пересказывают на карточные счета на оплату расходов, которые невозможно или нецелесообразно осуществлять путем безналичных расчетов.

Подотчетные суммы имеют целевое назначение и используются исключительно на те цели, на которые они выданы, согласно с кодами бюджетной классификации расходов. Подотчетные суммы в бюджетных учреждениях выдают как аванс на такие цели: хозяйственные расходы, служебные командировки и научные экспедиции, выплата заработной платы, стипендий уполномоченным лицам, если из-за удаленности обслуживаемого учреждения платежная или расчетно-платежная ведомость не может быть возвращена доверенным лицом в кассу по завершении трех рабочих дней.

Наличные средства выдают под отчет лишь по разрешению руководителя учреждения и отчетности за раньше полученные авансы.

Сумму аванса на хозяйственные потребности определяют на основании информации относительно стоимости соответствующих материальных ценностей. Выдача сумм под отчет работникам, за которыми есть непогашенная задолженность по предыдущим суммам, не разрешается.

Порядок расходования средств на хозяйственные потребности регулируется сметными назначениями бюджетного учреждения, а также Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине от 15.12 2004 года №637, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины.

Основная масса авансовых сумм в бюджетных учреждениях выдается под отчет на служебные командировки.

Служебная командировка — это поездка работника учреждения по распоряжению руководителя на определенный срок в другой населенный пункту для выполнение служебного поручения вне места его основной работы. Порядок оплаты служебных командировок установлен Инструкцией о служебные командировки в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998 года № 59 с учетом требований Постановления КМУ «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 № 98, которое вступило в силу с 1 апреля 2011г.

Командировочные расходы бюджетного учреждения имеют плановый характер и включаются в расходы за общим и специальным фондами лишь при наличии документов, которые подтверждают связь такой командировки с основной деятельностью учреждения.

Учреждение, которое отправляет работника в служебную командировку, издает приказ о его командировке, где отмечены цель поездки, пункт назначения длительность командировки. В случае командировки работников за границу учреждения обеспечивают их средствами в национальной валюте государства, в которое отправляется работник, или в свободно конвертированной валюте в виде аванса на текущие расходы в размерах предопределенных реальными потребностями в стране пребывания согласно с установленными нормами. Если аванс выдается не в долларах США, а в национальной валюте, то сначала предельные нормы суточных, установленных в гривнях, перечисляют в доллары США, учитывая прогнозируемый курс, а затем сумму в долларах умножают на кросс-курс, рассчитанный за официальным курсом на день выдачи аванса.

Получение авансовой суммы средств для выплаты на командировку осуществляется со гласно с Правилами использования наличной иностранной валюты на территории Украины от 26.03.1998 года № 119. При этом для получения иностранной валюты наличностью с текущего счета учреждение подает в уполномоченный банк расчет предусмотренных расходов, в котором отмечено:

— номер и дату приказа;

— фамилия, имя, отчество лиц, которые выезжают за границу;

— срок пребывания за рубежом;

— расчет расходов.

К тому же предоставляется поручение на получение валюты на командировку в кассе уполномоченного банка.

Срок командировки определяет руководитель учреждения. Этот срок не может превышать 30 календарных дней, а за границу — 60 календарных дней. Исключение составляет направление за границу на учебу, стажировку повышение квалификации на двусторонних принципах (межгосударственных) военнослужащих, аспирантов и студентов в соответствии с заключенными сторонами соглашений.

Учреждение, которое отправляет работника в пределах Украины, обеспечивает его средствами в виде аванса на текущие потребности в размерах, предусмотренных нормативно-правовыми актами о служебных командировках.

Выдача наличных под отчет производится только при условии полного расчета по ранее выданному авансу и используется только на цели, предусмотренные при их выдаче.

В установленные законодательством сроки подотчетные лица обязаны предоставить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных средствах с приложением документов подтверждающих расходы. К отчету обязательно прикладывают оправдательные документы: удостоверение на командировку, проездные документы, транспортные билеты, багажные квитанции страховые документы, документы о найме жилья, чеки, квитанции. Отчет подают на протяжении пяти банковских дней по возвращении из командировки. Остаток неиспользованных средств, в соответствии с Отчетом, подлежит возвращению в кассу учреждения в срок его сдачи в той валюте, в которой был выдан аванс. Если для командировки получены наличные средства с использованием платежной карточки, то до окончания третьего банковского дня следует подать отчет и вернуть неиспользованный остаток наличных средств.

Если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение 3 банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу учреждения полученные средства.

В бухгалтерии учреждения осуществляют проверку отчетов: проверяют правильность оформления первичных документов, осуществляют арифметическую проверку, определяют законность произведенных расходов. Руководитель учреждения обязан не позже трех рабочих дней принять решение относительно утверждения проверенных Отчетов.

При наличии оправдательных документов учреждение возмещает расходы отправленным работникам на наем жилого помещения в размере фактических расходов с учетом дополнительных бытовых услуг, которые предоставляются в гостиницах (стирка, чистка, утюжка одежды), за пользование холодильником, телевизором. Работнику, отправленному в пределах Украины, возмещается плата за бронирование места в гостиницах в размере не более как 50% его стоимости за сутки согласно с поданными оправдательными документами. Отправленному работнику возмещают также расходы на проезд к месту командировки и назад в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов пользованием постельными вещами в поездах, страховых платежей на транспорте, суммы налога на добавленную стоимость за приобретенные проездные документы.

Если подотчетное лицо не возвратило наличность до конца месяца, установлен штраф 15% от суммы невозврата, если наличность не возвращена по истечении данного месяца, дополнительно начисляется штраф, следующим образом, сумма умножается на коэффициент 1,1764. Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляют на активном счете № 362 «Расчета с подотчетными лицами». По дебету этого счета фиксируются суммы, выданные под отчет, а также суммы перерасходов, которые возмещает подотчетное лицо; за кредитом — расходы суммы аванса и возвращенные остатки подотчетных сумм.

Таблица 4.5 - Основные бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными лицами

№ п/п	Содержание операции	Дт	Кт
1	Выдача аванса подотчетному лицу	362	301, 302.
2	Списание на расходы учреждения, утвержденные суммы расходов согласно с предоставленным отчетом	801, 811	362
3	Возвращение неиспользованного остатка аванса в кассу учреждения	301, 302	362

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведут в мемориальном ордере № 8 «Накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами», форма № 386 (бюджет), в разрезе кодов экономической классификации расходов.

Операции по расчетам с подотчетными лицами, которые осуществляются за счет средств специального фонда, фиксируют в отдельном ордере по данной форме.

Остаток на конец месяца за субсчетом № 362 рассчитывают общей суммой и отдельно по каждому подотчетным лицом в разрезе кодов экономической классификации расходов, причем он может быть как дебетовым, так и кредитовым. Дебетовый остаток указывает на наличие в учете авансовых сумм, по которым еще не предоставлены отчеты. Кредитовый отображает размер перерасходов по авансовым отчетам сравнительно с суммами, полученными под отчет.

В балансе бюджетных учреждений дебетовое сальдо показывают в составе оборотных активов, кредитовое — в составе обязательств учреждения.

4.6 Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами

Начиная изучение расчетов с разными дебиторами, отметим, что на счетах этой группы учитываются оборотные активы бюджетных учреждений в форме дебиторской задолженности, то есть в виде требований учреждения к другим юридическим или физическим лицам относительно денежных средств, товаров, работ и услуг. Здесь учитываются расчеты с покупателями, заказчиками, другими дебиторами: в порядке плановых платежей, с подотчетными лицами, по возмещению нанесенного ущерба, а также расчеты с другими дебиторами учреждения. Отметим, что бюджетные учреждения все расчеты с юридическими и физическими лицами (кроме расчетов с подотчетными лицами) за товары работы и услуги, осуществляют после их получения. Предварительная оплата разрешается в случаях, предусмотренных действующим законодательством Украины.

Если по условиям договора предусмотрена предоплата, то используют счет 364 (м/о № 4) или 361 (м/о № 7) Для расчетов после поступления товаров работ и услуг используют счет 675 Для учета расчетов с другими дебиторами учреждения предназначен счет № 36 «Расчеты с разными дебиторами».

Одним из видов расчетов с дебиторами являются расчеты по плановым платежам, когда условиями договора предусмотренная оплата товаров не по отдельным операциям снабжения, а путем периодического перевода средств в определенные сроки и в установленных размерах независимо от получения товара.

Такую форму расчетов применяют бюджетные учреждения и организации при наличии постоянных хозяйственных связей с разными субъектами предпринимательской деятельности по поставкам материальных ценностей и предоставлению услуг. Преимущественно через форму расчетов в порядке плановых платежей осуществляют расчеты с продовольственными базами за продукты питание, с хозрасчетными аптеками за медикаменты, с организациями общественного питания за талоны на питание учеников, с автопредприятиями по услугам автотранспорта.

Суммы каждого планового платежа и сроки перечисления стороны устанавливают на текущий месяц (квартал), учитывая периодичность платежей и объемы поставок или закупок, предоставление услуг по договорам или фактические поставки за прошлый месяц. Для учета расчетов с поставщиками в порядке плановых платежей предусмотрен активно-пассивный субсчет № 361 «Расчеты в порядке плановых платежей». Перечисление учреждением поставщикам планового аванса сопровождается записями в дебет субсчета № 361 «Расчеты в порядка плановых платежей» и кредит субсчетов учета денежных средств на текущих, регистрационных счетах.

Получение продуктов питания, медикаментов и перевязочных средств от поставщиков сопровождается записями в кредит субсчета № 361 «Расчеты в порядке плановых платежей» в корреспонденции с дебетом субсчетов № 232,233,331, 801, 802. Аналитический учет расчетов за субсчетом № 361 ведется в накопительной ведомости (форма № 408), мемориальный ордер № 7. Учет ведут отдельно за каждым поставщиком, для которого отводят необходимое количество строк с целью отображения операций на протяжении месяца в разрезе кодов экономической классификации расходов. Операции, осуществляемые за счет средств специального фонда, фиксируют в отдельном ордере. Записи в мемориальный ордер осуществляют по каждому документу (платежным поручением, счетом) по мере осуществления операций. На конец месяца по субсчету № 361 определяют общий остаток и отдельный по каждому поставщику в разрезе кодов экономической классификации расходов. Учет расчетов с поставщиками в порядке плановых платежей можно вести на карточках (форма № 272-я) или в книгах (форма № 292).

К расчетам с дебиторами бюджетных учреждений относят расчеты по причиненным учреждению убытками в виде недостатков и хищения денежных средств, материальных ценностей, потерь от порчи материальных ценностей, а также суммы, которые согласно с действующим законодательством Украины принадлежат удержанию с должностных лиц, виновных в нарушении расходования средств на служебные командировки. Суммы нанесенных убытков учреждениям от хищения и недостатков учитывают на активном субсчете № 363 «Расчета по возмещению нанесенных убытков». В дебет этого субсчета относят суммы обнаруженных недостач, краж, порчи материальных ценностей и другие в корреспонденции с кредитом соответствующих субсчетов по учету денежных средств, необоротных активов, запасов на основании оформленных должным образом документов (актов проверок, ревизий, сравнительных данных). Возмещение сумм убытков, нанесенных учреждению, определяется в соответствии с Законом Украины от 06.06.1995 года №217/95-ВР «Об определении размера убытков, нанесенных предприятию, учреждению, организации хищением уничтожением (порчей), недостачей или потерей драгоценных металлов драгоценных камней или валютных ценностей» и Порядка определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порча) материальных ценностей, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 22.01.1996 года № 116 с последующими изменениями и дополнениями. Согласно с Порядком, размер убытков определяется по балансовой стоимости этих ценностей (без износа), но не ниже 50 % балансовой стоимости с учетом индексов инфляции, которые ежемесячно определяет Госкомстат, налога на добавленную стоимость и акцизного сбора.

Размер убытков от хищения, недостач, уничтожения, порчи бланков ценных бумаг и документов строгого учета определяют в соответствии с постановлением КМУ от 27.08.1996 года № 1009 (дополнение к Порядку № 116 п. 7).

Отображение в бухгалтерском учете сумм, которые поступают в кассу учреждения или удержанные из заработной платы, стипендии на возмещение нанесенных учреждению убытков, осуществляют по кредиту субсчета № 363 и дебетом счета кассы.

Операции по учету дебиторской задолженности по расчетам по возмещению нанесенных убытков отображают в разных мемориальных ордерах.

Аналитический учет за субсчетом № 363 ведут на карточках формы № 292-я за каждым виновным лицом, где обязательно указывается сумма задолженности и дата возникновения задолженности.

Для учета расчетов с дебиторами бюджетных учреждений, которые не включены в операциях за субсчетами № 361, 362, 363, в учете предусмотрено активный субсчет № 364 «Расчета с другими дебиторами» и пассивный субсчет № 675 «Расчеты с другими кредиторами». В бухгалтерском учете предварительная оплата счетов за материальные ценности и услуги, которые будут поставлены или предоставлены учреждению в будущем, или отгрузка учреждением материальных ценностей и предоставления услуг, оплата которых ожидается в будущем, проводится за дебетом субсчета № 364. Получение материальных ценностей, оплаченных раньше, или поступление денежных средств за материальные ценности и услуги, отгруженные предоставленные ли учреждением в прошлом, относят к кредиту субсчета № 364. В случае получения материальных ценностей и услуг, за которые учреждение будет рассчитываться в будущем, или зачисление денежных средств за материальные ценности и услуги, которые будут отгружены и предоставлены учреждением в будущем, делают бухгалтерскую запись в кредит субсчета № 675, при перечислении средств — проводят записи по дебету субсчета № 675. Остатки за субсчетами № 364, 675 могут быть как дебетовыми, так и кредитовыми. В финансовой отчетности они отображаются развернуто: дебетовое сальдо — в составе оборотных активов, кредитовое — в составе обязательств.

Следовательно, за дебетом субсчета № 364 проводится запись по увеличению дебиторской задолженности, за кредитом — погашение. Соответственно по кредиту субсчета № 675 проводится увеличение кредиторской задолженности, по дебету — ее уменьшение. Синтетический и аналитический учет расчетов с другими дебиторами и кредиторами отражается в накопительных сведениях по форме № 408 (мемориальным ордером № 4) или форме №409 (мемориальным ордером № 6) путем использования позиционного способа записей. Учет расчетов со студентами и учениками за проживание и пользование постельными вещами ведут в оборотной ведомости формы № 285.

4.7 Учет обязательств

Все хозяйственные отношения учреждения с поставщиками товаров, работ и услуг, с покупателями, заказчиками и другими дебиторами оформляют договорами (п. 6.2 Инструкции № 242). Первичные документы (накладные, счета, соглашения) для учета в бухгалтерию предоставляют в день их выписки, а при проведении работ (ремонтов, услуг) — в день их выполнения, но не позже следующего дня.

Бюджетное обязательство — какое-либо осуществленное, согласно бюджетным ассигнованиям размещение заказа, заключение договора, приобретение товара, услуги или осуществление других аналогичных операций в течение бюджетного периода, в соответствии с которыми необходимо осуществить платежи в течение этого же периода или в будущем. (п. 8 ч. I ст. 2 Бюджетный кодекс Украины)

Утвержден Порядок учета обязательств распорядителей бюджетных средств в органах Госказначейства, приказ Госказначейства от 9.08.2004г. № 136, в котором бюджетные обязательства разделили на:

— бюджетные финансовые обязательства — это обязательства распорядителя или получателя бюджетных средств заплатить средства за какое-нибудь осуществленное в соответствии с бюджетным ассигнованием размещение заказа, заключение договора, приобретение товара, услуги или осуществление других аналогичных операций на протяжении бюджетного периода, т.е. — кредиторская задолженность и/или предыдущая оплата, которая предусмотрена законодательством;

— небюджетные обязательства — какие-либо обязательства по средствам государственного и/или местных бюджетов, взятые юридическими и физическими лицами без соответствующих бюджетных ассигнований или же с превышением полномочий, установленных БКУ, законом Украины о Государственном бюджете Украины и решением о местном бюджете на соответствующий год.

Договоры, заключенные учреждением с юридическими и физическими лицами в любой форме, регистрируют в Книге учета ассигнований и принятых обязательств, форма которой утверждена приказом «Об утверждении форм карточек и книг аналитического учета бюджетных учреждений и порядка их составления « № 100.от 6.10.2000г. Основная ее цель — контроль за соответствием принятых обязательств бюджетным ассигнованиям.

Открывают Книгу на основании утвержденной сметы учреждения в разрезе кодов экономической классификации расходов. Для каждого кода программной классификации расходов отводят отдельные страницы. В течение бюджетного года в Книгу заносят все изменения, внесенные в смету. Ведут ее отдельно по общему и специальному фондам бюджета В Книге регистрируют каждое заключенное соглашение, по результатам которого бюджетное учреждение обязуется уплатить денежные средства за полученные услуги или материальные ценности. В частности — долгосрочные соглашения прошлых лет, оплата по которым предусмотрена в текущем году. Договоры, по которым в текущем году обязательства не проплатили, переносят в Книгу, которую открывают на следующий бюджетный год. После каждого зарегистрированного соглашения в Книге выводят остаток сметных назначений, в пределах которых учреждение может принимать обязательства до конца текущего бюджетного года.

Согласно п. 2.1 Порядка № 136 распорядители бюджетных средств имеют право принимать бюджетные обязательства:

— по общему фонду — в пределах бюджетных ассигнований, установленных сметой (планом использования бюджетных средств);

— но специальному фонду — в рамках соответствующих фактических поступлений в этот фонд и бюджетных ассигнований, установленных сметой (планом использования бюджетных средств).

Объем бюджетных обязательств, принятых учреждением в течение года, должен обеспечивать уменьшение уровня задолженности по бюджетным обязательствам прошлых периодов и не допускать возникновения задолженности по бюджетным обязательствам текущего года. Распорядители, при условии принятия обязательства в течение 7 рабочих дней с даты его возникновения, предоставляют в соответствующий орган Госказначейства Реестр обязательств распорядителей (получателей) бюджетных средств и оригиналы документов и/или их заверенные копии, подтверждающие этот факт (п. 2.2 Порядка № 136). Именно поэтому особое внимание следует уделять первичным документам, подтверждающее факт принятия обязательств (финансовых обязательств).

По финансовым обязательствам, возникающим в процессе исполнения сметы, составляют Реестр финансовых обязательств распорядителей (получателей) бюджетных средств. Для их регистрации в органах Госказначейства установили также семидневный срок, но ограничили его последним рабочим днем месяца.

Органы Госказначейства должны учитывать обязательства распорядителей и получателей бюджетных средств на соответствующих забалансовых счетах. Для обеспечения контроля за целевым использованием бюджетных средств они осуществляют:

— предварительный контроль — на этапе регистрации обязательств распорядителей бюджетных средств;

— текущий контроль — в процессе оплаты счетов распорядителей и получателей бюджетных средств.

Вопросы для самоконтроля:

1. Объекты учета денежных средств и расчетов?

2. Формы безналичных расчетов?

3. Порядок расходования средств на хозяйственные расходы

4. Учет расчетов с разными дебиторами

5. Учет операций в иностранной валюте

6. Порядок отражения курсовых разниц

7. Сущность аккредитивной формы расчетов

8. Как осуществляется контроль за целевым использованием бюджетных средств?

9. Характеристика счета 364.

10. Характеристика счета 675