Глава 2 Анализ предметной области исследования на примере ооо «алсени»
2.1 Задачи и основные направления деятельности организации
ООО «АЛСЕНИ» была создана в феврале 2005 года.
Находится по адресу г. Владимир, ул. Горького, д. 32.
Директором ООО «АЛСЕНИ» является Червякова Нина Григорьевна.
Генеральный директор - Червяков Александр Львович.
Информация о юридическом лице ООО «АЛСЕНИ» представлена в Таблице 1.
Таблица 1 – Сведения о юридическом лице ООО «АЛСЕНИ»
Наименование показателя |
Значение показателя |
Организационно-правовая форма |
Общество с ограниченной ответственностью |
ОГРН |
1053301202130 |
ИНН |
3327819435 |
КПП |
332701001 |
ОКПО |
75635638 |
Фирма ООО «АЛСЕНИ» является обществом с ограниченной ответственностью, юридическим лицом, учрежденным одним или несколькими лицами как показано в Таблице 1, уставный капитал которого разделен на определенные доли (размер которых установлен учредительными документами). Участники ООО несут риск убытков только в пределах стоимости внесенных ими вкладов. В ООО два учредителя.
Предметом деятельности ООО «АЛСЕНИ» является:
- разработка программного обеспечения и консультирование в этой области
- создание и использование баз данных и информационных ресурсов;
- обработка данных
- техническое обслуживание и ремонт офисных машин и вычислительной техники
- разработка и производство продукции общего назначения;
- оказание посреднических услуг;
- торгово-закупочная деятельность;
- внешнеэкономическая деятельность;
- организация деятельности в области транспорта;
- производство и реализация продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления, как в России, так и за рубежом;
- лизинг, сдача в наем товаров потребительского назначения, конторского оборудования, множительной техники, персональных ЭВМ. Компьютерных программ, транспортных средств;
- осуществление столярных работ, изготовление металлических дверей и решеток;
- моделирование и пошив верхней и нижней одежды, обуви из тканей, натуральной и искусственной кожи, мехов и других материалов;
- осуществление редакционно-издательской и полиграфической деятельности;
- выполнение работ и услуг в сферах познания и обучения, организация подготовительных курсов по различным отраслям знания;
- другая необходимая деятельность, не запрещенная действующим законодательством.
Деятельность фирмы ведется в двух направлениях: создание сайтов и их продвижение в сети Интернет и оказание услуг по подготовке к ЕГЭ в форме тренинга.
Услуги по подготовке к ЕГЭ проводятся в форме тренинга на базе школ, гимназий, колледжей и других учебных заведений города Владимира, Владимирской области, а в редких случаях и в других регионах РФ. Также на сайте организации (www.egehelp.ru) за плату можно получить доступ к методическим материалам для самостоятельной подготовки к экзамену. Проконсультироваться по возникающим в процессе обучения вопросам можно у опытного преподавателя на форуме сайта. Проведение тренинга при посредничестве школ является основным направлением деятельности «Центра подготовки к ЕГЭ».
При получении заявки на проведение тренинга фирмой ООО «АЛСЕНИ» заключается комплект договоров, после чего к месту оказания услуг доставляются материалы для проведения занятий в виде методических указаний для ученика и преподавателя, тестовых заданий, бланков, контрольных работ, плана занятий. Непосредственно занятия с учениками проводят учителя учебных заведений, на базе которой проводится тренинг.
Тренинг проводится по трем предметам, обязательным для сдачи каждым выпускником – математика и русский язык, а также по обществознанию, как наиболее востребованному дополнительному предмету. Стоимость оказания услуг зависит от количества учебных часов (Приложение 1). Индивидуально для каждой группы составляется график оплаты. Оплата тренинга осуществляет частями (от 2 до 6 частей, в зависимости от общей стоимости тренинга и длительности курса).
Платежи осуществляются через банк на расчетные счета организации, открытые во Владимирском региональном филиале ОАО "Россельхозбанк" (далее ОАО «Россельхозбанк») и в филиале Национального банка «Траст» (далее НБ «Траст»). Учет оплаты тренинга каждым учеником на сегодняшний день через специальную программу, написанную программистом для ООО «АЛСЕНИ» на основании обработки данных выписок банков о движении средств по расчетному счету.
Общая схема предоставления услуг тренинга и их оплаты представлена на рисунке 11.
Рисунок 11 – Общая схема предоставления услуг тренинга и их оплаты
Общее количество сотрудников фирмы ООО «Алсени» - 15 человек.
На рисунке 12 представлена организационная структура центра.
Рисунок 12 - Организационная структура ООО «Алсени»12
Как видно из рисунка 12, в фирме есть четкое распределение управляющего персонала. Каждый «старший» несет ответственность и контролирует деятельность своих подчиненных. Благодаря этому фирма существует уже не первый год и активно привлекает все новые и новые школы.
Первоначальным этапом в работе Центра подготовки к ЕГЭ является работа с администрацией школы.
Директор Центра подготовки к ЕГЭ ходит на встречи с директорами школ и рассказывает о возможностях Центра. Если директор школы заинтересован в сотрудничестве с Центром, далее идет работа с заместителями директоров, которые впоследствии будут администраторами курсов.
Директор и заместители директора разговаривают с учителями и предлагают и такой формат работы. Заинтересованные учителя начинают набирать группы, выступая вместе с заместителями директора, на родительских собраниях и приглашая учеников на курсы Центра подготовки к ЕГЭ.
У Центра подготовки к ЕГЭ есть свои авторы, которые составляют материалы для подготовки к экзаменам.
В электронном виде темы и тесты передаются работнику Центра. Работники Центра подготавливают и распечатывают материалы для учеников (Приложение 2).
В сентябре начинают поступать заявки от школ на создание групп по подготовке к экзаменам по программам Центра подготовки к ЕГЭ.
Заключаются договора со школами, учителями, учениками (Приложение 3).
Материалы ученикам привозятся партиями в течение года.
Учителя проводят занятия с учениками, придерживаясь графиков.
Для контроля оплаты учеников бухгалтер обрабатывает в специальной программе платежи учеников и выгружает сверки платежей (Приложение 4), в который видно сколько и какого числа ученик заплатил за определенный предмет.
В течение года учителя приносят в бухгалтерию акты выполненных работ, по которым идет выплата заработной платы (Приложение 5).
В марте отвозится последний комплект тем и тестов.
Учителя завершают курсы.
После последнего развоза начинается работа с должниками – обзваниваются учителя и родители учеников.
В мае-июне оплачиваются последние акты выполненных работ учителей, производится итоговый расчет с учителями.
Каждый год директор Центра подготовки к ЕГЭ выступает на собраниях для учителей, организуемых ГИМЦ (городской информационно-методический центр).
Рассмотрим описание бизнес-процесса организации «КАК ЕСТЬ».
На сегодняшний день с целью формирования Книги доходов и расходов в ООО «Алсени» параллельно с учетом оплаты тренинга в MS Excel ведется учет в системе «1С:Предприятие» по схеме представленной на рисунке 13.
Фирма ООО «Алсени» имеет расчетные счета в двух банках – в НБ «Траст» и ОАО «Россельхозбанк». Для работы с денежными средствами на счете в офисе фирмы были установлены системы «Банк-Клиент» обоих банков. Помимо обработки платежных поручений обе системы могут предоставлять по запросу пользователя выписку по счету за указанный период.
Рисунок 13 – Обработка документов с целью учета оплаты тренинга в ООО «Алсени»13
Система «Банк-Клиент» НБ «Траст» предоставляет выписки в формате .txt. После получения выписка распечатывается и обрабатывается бухгалтером с занесением данных в файл учета оплат MS Excel и в базу данных системы «1С:Предприятие». Два раза в месяц бухгалтер забирает из офиса банка выписки по счету, заверенные печатью, и перепроверяет соответствие данных системы «1С:Предприятие» с данными заверенных выписок.
Система «Банк-Клиент» ОАО «Россельхозбанк» также предоставляет выписки в формате .txt. Ее использование с целью учета платежей не представляется возможным из-за того, что данные в файле представлены в форме, значительно затрудняющей их понимание и последующую обработку. Несмотря на то, что система предоставляет файл для экспорта данных в «1С:Предприятие», данная возможность бухгалтером не используется, т.к. при выгрузке данных разбивка записей выписки по полям формы осуществляется некорректно, а после выгрузки требуется дополнительное последующее заполнение вручную большого количества полей. Таким образом, на данный момент более рациональным решением является заполнение базы данных системы «1С:Предприятие» вручную с самого начала. По этим причинам система «Банк-Клиент» ОАО «Россельхозбанк» используется исключительно с целью проведения платежей со стороны ООО «Алсени».
Из-за удаленности офиса ОАО «Россельхозбанк» от места работы бухгалтера, заверенные выписки забираются два раза в месяц. Так как обработка выписки в форматах, предоставляемых системой «Банк-Клиент», затруднительна, то заполнение базы данных системы «1С:Предприятие» осуществляется по данным именно этих выписок с периодичностью два раза в месяц.
Раз в неделю в офис фирмы сотрудниками ОАО «Россельхозбанк» доставляются обработанные банком квитанции на оплату тренинга, по которым участники тренинга осуществляли платежи в филиалах банка. В выписку по расчетному счету данные платежи заносятся единой суммой, включающей в себя все подобные платежи за сутки, без разбивки по плательщикам-ученикам. Обработка этих квитанций необходима для учета оплаты тренинга.
Необходимо отметить, что учет оплаты тренинга является одной из основных задач бухгалтера. По данным учета контролируется полнота оплаты тренинга каждым учеником, и начисляются проценты учителям и администраторам школ.
Регулярно учет платежей затрудняется случаями, когда среди учеников появляются частичные или полные однофамильцы, когда оплату производят родственники ученика, не указанные в договоре, а так же случаями, когда оплата производится суммами, отличными от сумм указанных в графике оплаты. Ошибки учета платежей также возникают из-за неверного написания реквизитов плательщика (фамилии, номера школы) сотрудниками пунктов оплаты. Ряд проблем порождает значительная удаленность мест проведения тренинга от офиса фирмы. Нередко тренинг и его оплата стартуют до момента получения фирмой ООО «Алсени» полного комплекта договоров со стороны потребителей услуг. Иногда промежуток между началом тренинга и получением договоров с учениками достигает 1-2 месяцев, из-за чего корректный учет платежей в этот период невозможен. Территориальная удаленность так же не позволяет оперативно проверять правильность ведения учета платежей. На то, чтобы сверить данные учета ООО «Алсени» с данными учета руководителей тренинга уходит от 1 недели до 1 месяца.