Глава 3 Рекомендации по повышению эффективности экономической деятельности организации

3.1 Автоматизация процессов деятельности организации

На сегодняшний день бухгалтер при обработке выписок вынужден вести двойную работу, занося данные параллельно и в систему «1С:Предприятие» с целью последующего формирования Книги доходов и расходов, и в файл MS Excel с целью ведения учета платежей от учащихся. Так как обработка выписок ведется полностью вручную, то наблюдается потеря порядка 0,2% от поступающих платежей, т.е. примерно 2 платежа из 1000 не попадают в файл учета платежей MS Excel из-за ошибки бухгалтера.

Данные в базе системы «1С:Предприятие» и в файле учета оплаты тренинга MS Excel практически постоянно неактуальны, т.к. часть платежей заносится с периодичностью 1 раз в неделю (по данным квитанций на оплату из ОАО «Россельхозбанк») и 2 раза в месяц (по данным заверенных выписок из ОАО «Россельхозбанк»).

Таким образом, при учете оплаты тренинга учениками возникают следующие проблемы:

• Низкая степень актуальности результатов учета (учет ведется по мере поступления выписок из ОАО «Россельхозбанк»);

• Недостаточный уровень достоверности результатов учета из-за ручной обработки данных (опечатки, потери порядка 0,2% платежей);

• Сложности идентификации ученика, осуществившего оплату (часто оплата осуществляется родственниками, в школах учатся полные и частичные однофамильцы, не полностью указываются реквизиты ученика в квитанциях на оплату и т.д.);

• Длительность обработки данных об оплате (большое количество оплат, необходимость ведения двойного учета).

По этим причинам я приняла решение о необходимости автоматизации процесса учета оплаты тренинга.

Рассмотрим основные требования к функционалу информационной системы.

Информационная система должна предназначаться для сбора, обработки и хранения информации о платежах учеников за образовательные услуги фирмы ООО «Алсени».

Проведенный анализ предметной области показал, что в ИС должны быть реализованы следующие функции:

1. Ведение базы данных учеников

Ведение базы данных учеников необходимо для определения принадлежности платежа тому или иному ученику.

Заполнение базы данных должно осуществляться на основании данных договора, который заключается с каждым учеником до начала курса обучения.

База данных должна содержать следующую информацию об ученике:

• ФИО ученика;

• ФИО представителя ученика (в его качестве чаще всего выступает один из родителей);

• номер школы;

• город/населенный пункт, в котором расположена школа;

• класс;

• год начала обучения;

• предмет, по которому проводится обучение;

• полная стоимость курса обучения.

2. Обработка выписки по расчетному счету

Информация о платежах поступает в виде банковских выписок, содержащих свод платежей за некоторый период. Выписки по расчетному счету поступают из двух банков: НБ «Траст» и ОАО «Россельхозбанк».

А) Разбиение выписки на отдельные платежи

Выписка состоит из записей, описывающих движения средств на расчетном счете. В ней одновременно присутствуют записи о поступлении средств на расчетный счет и записи о списании с расчетного счета.

Программа должна разбивать выписку на самостоятельные записи и отфильтровывать те из них, которые описывают списание средств.

Б) Распознавание реквизитов платежа

Из записи выписки в обязательном порядке должны выделяться следующие реквизиты:

• дата платежа;

• сумма платежа;

• банк, на счет которого поступил платеж.

По возможности должны определяться реквизиты, которые характеризуют источник платежа и его назначение:

• ФИО плательщика;

• город;

• номер школы;

• предмет.

Также должна быть реализована возможность участия человека в процессе выделения реквизитов платежа для тех случаев, когда выделить их автоматически не удается.

В) Идентификация платежа

Идентификация платежа осуществляется в результате поиска в базе данных учеников по реквизитам, которые были определены на предыдущем этапе.

Если программа не может однозначно сопоставить платеж конкретному ученику, то право принятия решения должно быть предоставлено пользователю.

Должен быть реализован механизм поиска учеников с ошибочным написанием фамилии, который, при необходимости, может быть запущен пользователем.

При невозможности идентификации платежа соответствующая запись должна быть помечена как необработанная и предложена для повторной обработки при последующем запуске программы.

Г) Разбиение платежа на составляющие

Возможность разбиения платежа на составляющие необходима для полноценной обработки выписок по расчетному счету в ОАО «Россельхозбанк». Все оплаты, осуществляющиеся через филиалы этого банка, группируются в выписке в один платеж, для которого не указываются реквизиты плательщиков. Обработка таких платежей осуществляется по бумажным квитанциям, которые доставляются в офис фирмы.

Для таких платежей в программе должны быть реализованы функции:

• разбиение одного платежа на несколько составляющих;

• контроль суммы исходного платежа с общей суммой его составляющих.