Шляхів усунення перевищень завантаження ресурсів
Вирівнювання ресурсів – це процес реорганізації плану проекту з метою ліквідації перевантаженості його ресурсів.
При виявленні перевищення завантаження ви можете:
змінити розподіл працезатрат через профіль завантаження;
затримати виконання задачі або вставити в задачі перерву;
змінити обсяг призначень ресурсу на задачу;
реорганізувати сітковий графік робіт;
замінити перевантажений ресурс іншим вільним;
урахувати наднормативні працезатрати ресурсів як понаднормові (не більш 2 – 3 годин на добу).
Рисунок 3.1 – Подання перевантаженого ресурсу
У деяких випадках може виявитися досить корисним змінити робочий час ресурсу за допомогою календаря ресурсу або уточнити періоду часу, протягом якого даний ресурс буде задіяний для виконання конкретної задачі. Справа в тому, що за замовчуванням ProjectLibre уважає, що призначений на задачу ресурс бере участь у її виконанні на всім протязі задачі, від першої до останньої хвилини. Щоб указати період часу, протягом якого ресурс реально повинен брати участь у виконанні задачі, можна скористатися полем Assignment Delay в призначенні Ресурсу.
Вибір способу вирівнювання перевантаженого ресурсу прямо залежить від причини перевантаження.
Оптимізація параметрів проекту
Після того, як сформовано план проекту й обчислено його часові параметри й вартість, при наявності часових або грошових резервів можна спробувати поліпшити його показники:
закінчити проект раніше спочатку наміченого строку при збереженні сформованого бюджету;
підвищити якість робіт ( за допомогою залучення кращих ресурсів) за рахунок збільшення бюджету, при збереженні строків виконання робіт;
підвищити якість робіт за рахунок збільшення часу, що приділяється на них, при збереженні бюджету;
зберегти розраховані строки виконання робіт, забезпечивши економію матеріальних засобів.
Однак значно більш складні проблеми виникають у тих випадках, коли розроблювач проекту одержує план, параметри якого не вміщаються в часові й/або бюджетні рамки.
Для вирішення позначених проблем використовують методи оптимізації строків і вартості проектних робіт. Класичними методами аналізу й оптимізації плану робіт є методи PERT (Program Evalution and Rewiew Technique, техніка оцінки й перегляду програм) і метод критичного шляху CPM (Critical Path Method).
Оптимізація строків проекту
При оптимізації часових параметрів проекту необхідно визначити критичний шлях і спробувати скоротити його. Для цього можна застосувати наступні способи:
перекриття задач;
планування переробки й/або зміна календарів ресурсів;
поділ тривалих задач на більш дрібні;
пошук і виправлення помилок планування.
Як самий радикальний метод зміни строку завершення проекту можна застосувати зміну дати початку проекту.
Оптимізація бюджету
При оптимізації бюджету доцільно дотримуватися наступного порядку дій.
Виявити задачі, що викликають перевищення бюджету.
Визначити наявність резервів часу для задач, які не укладаються в бюджет.
Зберегти резервну копію плану,
Скорегувати состав і розподіл ресурсів з метою зниження витрат.
Оцінити результати оптимізації плану.
Засоби, які здатні допомогти менеджерові виявити недоліки проекту на етапі планування:
фільтри для відбору завдань із перевищенням витрат;
звіти про витрати.
Завдання на лабораторну роботу
Відкрийте проект, створений у лабораторній роботі №2.
Отримайте список ресурсів з перевищенням завантаження. Якщо перевантажені ресурси не виявлені, створіть варіант (копію) плану, у якому присутні як мінімум два перевантажені ресурси з урахуванням наступних обставин:
ресурсу призначений на задачу в кількості, що перевищує його максимально припустимий обсяг призначень;
одночасне призначення ресурсу на дві або більше задачі;
призначення ресурсу на задачу, що виконується в період його недоступності.
Виконайте аналіз плану для кожного перевантаженого ресурсу та сформулюйте способи вирівнювання.
Усуньте перевантаження ресурсів.
Підготуйте звіт щодо проведеної оптимізації.
Збережіть новий базовий план проекту №2.
Створіть копію отриманого плану проекту й проведіть серію експериментів:
перенесіть дату початку проекту на тиждень уперед; внесіть зміни в план проекту таким чином, щоб його тривалість зменшилася й проект уклався в строк;
визначте критичний шлях проекту; вивчите специфіку задач критичного шляху; змініть план так, щоб зменшити число задач на критичному шляху;
скоротіть тривалість критичного шляху проекту за рахунок перегляду і зміни типів залежностей між задачами;
скоротіть тривалість критичного шляху проекту за рахунок планування робіт у понаднормовий час;
скоротіть тривалість критичного шляху проекту за рахунок призначення додаткових ресурсів.
Додайте до звіту результати трьох експериментів і проаналізуйте отримані результати.
Проведіть огляд витрат в отриманому плані проекту. Визначите задачі з перевищенням бюджету.
Оптимізуйте план у випадку розбіжності вартості етапів і робіт із затвердженими витратами, наведеними в проектному завданні.
Сформуйте звіт про рух коштів по проекту.
Створіть копію отриманого плану проекту й проведіть серію експериментів:
внесіть зміни, у результаті яких отриманий бюджет проекту перевищує можливості замовника; тепер Вам необхідно зменшити бюджет на 10%; для цього Ваше керівництво дозволяє використовувати більш низькі таблиці норм витрат у ресурсів;
визначите, на який з матеріальних ресурсів іде найбільше коштів, і яка повинна бути вартість ресурсу щоб знизити проектні витрати на 5%; у випадку, якщо вартість ресурсів становить менше 5% проектних витрат, збільшити вартість ресурсів для проведення аналізу.
Додайте до звіту результати одного експерименту і проаналізуйте отримані результати.
Підготуйте звіт за лабораторної роботи.
Контрольні питання
Перелічіть причини появи перевантаження ресурсів у проекті.
Яким чином усувається перевантаженість ресурсів?
Які дії необхідно виконати для оптимізації бюджету проекту?
Які дії необхідно виконати для оптимізації строків проекту?
З якою метою виконують виявлення задач із перевищенням вартості?
Яким чином здійснюється підвищення рівня доступності ресурсу в проекті?
Яким чином можна скоротити критичний шлях проекту?
З якою метою проводиться зміна календарів проекту?
Керування виконанням проекту
Мета роботи
Одержання практичних навичок відстеження ходу виконання проекту.
Основні теоретичні відомості
Відстеження роботи
Крім робіт з якісного керування проектом, ефективний керівник проекту повинен гарантувати, що мета проекту буде досягнута в строк і в рамках бюджету. При відставанні завдань від графіка або перевитраті бюджету необхідно переглянути плани проекту, перерозподілити ресурси і найти способи мінімізації впливу на час і витрати.
Важливо зберегти початковий план проекту в якості базового, а потім зрівняти його з фактичним.
ProjectLibre обчислює для задач розбіжність із базовими значеннями дат початку й закінчення, тривалості робіт і витрат. Ви можете відобразити цю розбіжність на діаграмі Ганта, нажавши праву кнопку миші й вибравши в контекстному меню, який з базових станів повинен бути виведений (рис. 4.1).
При відстеженні на діаграмі Ганта ProjectLibre показує базові завдання сірим кольором, а фактичні або заплановані – синім або червоним кольором.
При регулярному оновленні стану проекту ProjectLibre дозволяє менеджерові спрогнозувати дату його завершення.