§ 3.3. Сучасні визначення документа в інформатиці

"Тлумачний словник з основ інформаційної діяльності" дає таке визначення

"документа": "соціальна інформація, зафіксована на будь-якому матеріальному носії

з метою її збереження, розповсюдження та використання. У науково-інформаційній,

бібліотечно-бібліографічній діяльності під документом маються на увазі головним

чином твори друку, а також неопубліковані, аудіовізуальні та інші документальні

джерела інформації'" [8].

Саме визначення не дає можливості зрозуміти, про яке значення "документа"

тут йдеться. Його можна віднести навіть до Документа І, тому що і в предметах

природного походження, коли вони використовуються для передачі інформації про

них, передається саме соціальна інформація, тобто така, що функціонує в

суспільстві, де організатором інформування, тобто комунікантом, є людина і

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

www.documentoved.at.ua

приймачем інформації — теж людина.

Наведені приклади документів дають уявлення про значення Документа IV,

але воно нечітке, тому що визначення закінчується безмежним "та інші

документальні джерела інформації"".

У тому ж, словнику, тільки в іншому розділі, дається інше визначення

"документа": "матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію,

оформлену встановленим, чином і таку, що має у відповідності з діючим

законодавством правове значення" [9]. Ця дефініція більш за все підходить до

значення "Документ VII".

"Термінологічний словник з бібліотечної справи та суміжних галузей знання"

визначає "документ" як "матеріальний об'єкт із зафіксованою на ньому інформацією

у вигляді тексту, звукозапису чи зображення, призначений для передачі в часі та

просторі з метою збереження та суспільного використання" [10].

У цій дефініції як відмітна риса документа вказується те, що інформація в

ньому подається "у вигляді тексту, звукозапису чи зображення". Очевидно, що

"текст" тут розуміється тільки як словесний і писемний. Цьому значенню відповідає

і дефініція "тексту" в даному словнику: "тематично взаємопов'язана послідовність

висловлювань або одне висловлювання, виражене за допомогою певної системи

знаків, а також писемна фіксація висловлювань" [11].

Крім того, у цьому визначенні "призначеність для передачі в часі та просторі з

метою збереження та суспільного використання" подана як характерна риса

"матеріального об'єкта", а не "інформації", на відміну від наведеної вище дефініції у

"Тлумачному словнику...". Слід сказати, що ці вислови не є однозначними.

Інформація в документі завжди є призначеною для передачі в процесі комунікації,

тобто передачі в часі та (або) в просторі. Вона завжди u1092 фіксується з метою її

збереження та наступного використання суспільним суб'єктом у суспільній

практиці. Що ж стосується документів як матеріальних об'єктів, то самі вони не

завжди призначаються для передачі в часі та просторі. Наприклад, не призначені для

передачі в часі так звані документи тимчасового використання, які знищуються

після їх застосування. Є також документи, не призначені для передачі в просторі,

тому що вони за своєю матеріальною формою чи конструкцією непридатні для

цього (наприклад, скеля з написом, будинок з мозаічною картиною або навіть книга-

кодекс, дуже велика за розміром).

Документи не завжди створюються з метою їх збереження (наприклад,

підготовчі матеріали до якоїсь праці). Що стосується "суспільного використання", то

воно може вважатися спільною рисою всіх документів, бо всі вони тільки тому є

документами, що призначені для використання в суспільстві, навіть в тому випадку,

коли споживачем інформації з того чи іншого документа буде лише одна людина.

Але документи можна розрізняти за обсягом тієї аудиторії, на яку вони

розраховуються при їх створенні: призначені для конкретної людини; для певної

групи користувачів; для невизначеного точно кола споживачів інформації.

Отже, останнє визначення тлумачить "документ" як Документ IV, але звужує

його обсяг, тому що обирає серед усіх документів, у яких інформація зафіксована

способом запису, тільки такі, які за задумом призначені для їх збереження і передачі

в часі та просторі.

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

www.documentoved.at.ua

Крім того, за цим визначенням до документів належатимуть тільки такі, що

викладені знаками писемними, звуковими та зображувальними. Не входять у цей

перелік документи, в яких інформацію зафіксовано способом тиснення (наприклад,

брайлевські видання) чи технічного кодування, призначені для використання

безпосередньо машиною (наприклад, програми для ЕОМ на машинному носії).