1.5. Інформаційно-довідкові документи

До інформаційно-довідкових документів можна віднести різноманітні документи, якими підтверджуються певні факти, обґрунтовуються конкретні дії, відображається хід розгляду окремих питань тощо. До цієї групи документів належать різноманітні листи, телеграми, телефонограми, службові записки, акти, протоколи та інші документи.

Акти

Акт – це організаційний документ, який складається групою осіб для підтвердження встановлених фактів та подій.

Акт, як правило, оформляється на бланку і має такі реквізити: назва організації; гриф затвердження (при необхідності); назва виду документа (Акт); дата; індекс (номер); місце складання; заголовок до тексту; текст; підписи.

Заголовок до тексту повинен відповідати на запитання: “чого?” (“Інвентаризації”, “Перевірки стану ...” і т. д.).

Текст акта складається із вступної та констатуючої частин.

У вступній частині вказуються підстави для складання акта та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому.

При переліку осіб, що брали участь у складанні акта, вказуються їхні посади, прізвища та ініціали.

Якщо акт складено комісією, то першим вказується прізвище голови, а потім, за алфавітом, прізвища членів комісії.

У констатуючій частині викладають суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки. Констатуюча частина може оформлятися у вигляді таблиці.

У кінці тексту слід вказувати дані про кількість примірників складеного акта, місце їх знаходження або адресатів, яким вони направлені.

Акт підписується головою і членами комісії, а також особами, які брали участь у складанні акта (без зазначення посад). Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акта.

Датою акта є дата актованої події.

Службові листи

Службовий лист – це один із основних засобів обміну інформацією між громадянами, установами, організаціями і підприємствами, а також засобом оперативного управління діяльністю організацій і установ.

Усі листи поділяються на такі види: ділові; особисті (приватні); рекомендаційні; прямої поштової реклами.

Ділові листи за функціональною ознакою поділяються на дві категорії: листи, що потребують (вимагають) відповіді (лист-запит; лист-пропозиція; лист-прохання; лист-вимога; лист-нагадування) та листи, що не вимагають відповіді (лист-відповідь; лист-підтвердження; гарантійний лист; супровідний лист; лист-відмова).

За кількістю адресатів розрізняють листи: звичайні (надсилаються на одну адресу) і циркулярні (за багатьма адресами).

За кількістю авторів є листи індивідуальні та колективні.

Вкажемо характерні ознаки окремих видів листів:

1. Інформаційні листи – це службові листи, в яких автор інформує адресата про якісь факти, події, заходи. Такі листи можуть готуватися як листи-відповіді про виконання певного доручення ОДПС вищого рівня.

Інформаційні листи можуть бути також ініціативними.

Різновидом інформаційних листів є рекламні листи. Вони мають ініціативний характер і містять детальний опис товарів або послуг. Направляються такі листи конкретним адресатам з метою залучення їх до числа замовників – покупців готової продукції чи послуг.

Особливістю таких листів є те, що в тексті зазначається поштова адреса автора листа, телефон для довідок, номери рахунків у банках, незважаючи на те, що листи оформляються на фірмових бланках.

2. Листи-підтвердження – це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт (участь у конференціях, нарадах; одержання вантажів, цінних паперів тощо).

У листах-підтвердженнях може бути також інформація про чинність затверджених інструкцій, правил, положень, раніше укладених угод та ін.

Розпочинається текст таких листів словами “підтверджуємо”, “підтверджуючи” і т. п.

3. Листи-нагадування – це службові листи, за допомогою яких нагадується про наближення чи закінчення раніше встановлених термінів виконання певних доручень, завдань чи взятих зобов’язань з проханням (вимогою) вжити відповідних заходів. Тексти таких листів, як правило, розпочинаються словами: “нагадуємо”, “нагадую”.

4. Гарантійні листи – це такі службові листи, якими підтверджуються певні зобов’язання чи умови, дається гарантія оплати за товари чи послуги, надання роботи тощо. Якщо в гарантійному листі містяться дані фінансового або матеріального характеру, то в тексті необхідно продублювати банківські реквізити автора листа, незважаючи на те, що вони можуть бути відображені на фірмовому бланку.

Гарантійні листи підписуються керівником і головним бухгалтером, підписи засвідчуються печаткою.

5. Супровідні листи – це такі службові листи, в яких повідомляється про направлення адресатові документів, що додаються до листа.

Такі листи оформляються у більшості випадків на бланках формату А5, оскільки текст їх невеликий за обсягом. Обов’язковим реквізитом таких листів є позначка про наявність додатків.

6. Листи-відповіді – це службові листи, в яких даються відповіді на різного роду ініціативні листи (запити, прохання, звернення тощо). Якщо в тексті таких листів ставиться декілька питань, то відповідати необхідно на кожне з них. При цьому, якщо відповідь негативна, обов’язково треба обґрунтувати неможливість позитивного вирішення прохання.

До складання листів ставляться ті ж вимоги, що і до інших службових документів. Листи повинні бути присвячені, як правило, одному питанню, тобто простими.

Реквізити службових листів: назва й адреса організації-відправника листа; дата; індекс; адресат; заголовок до тексту; текст; перелік додатків; підпис керівника; прізвище виконавця та номер його телефону.

У листах-відповідях заповнюється реквізит “посилання на індекс і дату вхідного документа”.