- •1.1. Службові документи та їх класифікація
- •1.2. Вимоги до оформлення службових документів Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів
- •Оформлення бланків документів
- •Вимоги до текстів документів
- •Географічні й топографічні власні назви
- •Назви посад, звань, титулів
- •Назви історичних епох і подій, свят, важливих документів
- •Скорочення у ділових текстах
- •Загальні правила графічних скорочень:
- •Заголовок до тексту документа
- •Адресування документів
- •Датування та індексація документів
- •Індексація документів
- •Погодження та засвідчення документів
- •Позначки на документах
- •1.3. Організаційні документи
- •Положення
- •Статути
- •Інструкції
- •Штатний розпис
- •1.4. Розпорядчі документи
- •Рішення колегії
- •1.5. Інформаційно-довідкові документи
- •Службові листи
- •Службові телеграми
- •Телефонограми
- •Доповідні записки
- •Пояснювальні записки
- •Доповіді і звіти
- •Протоколи зборів, засідань, нарад
- •1.6. Планові документи
- •2.1. Організаційне забезпечення раціональної роботи з документами
- •2.2. Організація роботи з вхідними документами
- •Попередній розгляд вхідної кореспонденції
- •Реєстрація вхідної кореспонденції
- •Розгляд документів керівництвом
- •2.3. Проходження вихідних документів
- •2.4. Контроль за виконанням документів
- •Терміни виконання документів
- •2.5. Особливості роботи з електронними документами
- •2.6. Робота з документами для службового користування
- •Розділ ііі особливості оформлення документів з особового складу
- •3.1. Документування процесів руху кадрів
- •3.2. Ведення трудових книжок працівників
- •3.3. Оформлення особових справ працівників
- •Розділ іv діловодство за зверненнями громадян
- •4.1. Характеристика звернень громадян та вимоги до їх розгляду
- •4.2. Організація діловодства за зверненнями громадян
- •Розділ V систематизація документів та їх зберігання
- •5.1. Номенклатура справ
- •5.2. Систематизація документів і формування справ
- •5.3. Підготовка документів до зберігання і наступного використання
- •Список рекомендованої літератури
Службові телеграми
Телеграма – це документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом).
Використовуються у разі необхідності вирішення термінових питань. За терміновістю телеграми бувають прості, термінові, “блискавки”, урядові.
Характерна риса телеграм – особлива стислість. З тексту вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки (залишають лише тоді, коли зміст без них втрачає зрозумілість, точність). Розділові знаки пишуться скорочено літерами: “крп”, “км”, “лпк”. Знаки: №, “–“, “+”, 0 (нуль) пишуться словами. Перенесення слів не допускається.
Оформляються на спеціальних бланках або на чистому аркуші паперу. Друкується телеграма у двох примірниках, з одного боку аркуша великими літерами через два інтервали між рядками.
Інформація, яка не підлягає передачі (назва і поштова адреса відправника, підпис посадової особи, дата, індекс), друкується, як правило, під суцільною рискою нижче від основного тексту. Телеграма візується виконавцем, підписується керівником, завіряється печаткою.
Реквізити телеграми: назва виду документа; категорія; адресат і телеграфна адреса; текст із зазначенням особи, що підписала телеграму; назва організації-відправника; поштова адреса; підпис; дата; індекс; печатка.
Телефонограми
Телефонограма – це документ, що є оперативним повідомленням, переданим телефоном. Текст телефонограми повинен бути лаконічним, чітким, стислим, (як правило, до 50 слів), конкретним. Складену та оформлену телефонограму повинен підписати керівник або інший відповідальний працівник установи, організації.
Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних або спеціальних бланках.
Реквізити телефонограми: назва установи, організації; назва виду документа; адресат; дата; індекс; текст; підпис.
Крім цього, на телефонограмі зазначається прізвище особи – передавача телефонограми, номер службового телефону, час передачі; посада і прізвище особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону.
Складена вихідна телефонограма підписується, реєструється в журналі вихідної кореспонденції і передається адресатові телефоном. Вхідна телефонограма записується працівником організації – одержувачем, друкується на окремому аркуші та передається для розгляду керівником.
На підприємствах з невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки у спеціальних журналах.
Довідки
Довідка – це документ інформаційного характеру, в якому описуються і встановлюються певні факти, події. Довідки можуть бути службового та особистого характеру.
Довідка службового характеру складається на запит чи вказівку вищих органів або службових осіб. Якщо довідка подається структурним підрозділом чи окремою службовою особою всередині установи, вона підписується автором або керівником структурного підрозділу. Текст службової довідки, як правило, має всі логічні елементи (вступ, докази, висновок), які розташовуються в прямому порядку. Довідки, що направляються за межі, оформляються на бланках і містять такі реквізити: назву установи, організації – автора документа; назву виду документа (довідка); дату; індекс; місце складання; заголовок до тексту; текст; підпис.
При наявності даних фінансового характеру довідку підписують керівник і головний бухгалтер. Довідки особистого характеру оформляються, як правило, на трафаретних бланках.