Розділ V систематизація документів та їх зберігання

5.1. Номенклатура справ

Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві , оформлений у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання справ.

Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Є три види номенклатур справ: типова, взірцева та індивідуальна.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є нормативним актом.

Взірцева номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Типові та взірцева номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для мережі підвідомчих та використовуються останніми як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.

Індивідуальна номенклатура справ складається з конкретних номенклатур справ структурних підрозділів і оформляється у зведену номенклатуру. Незалежно від наявності типової чи взірцевої номенклатури справ, органи державної податкової служби повинні мати індивідуальну номенклатуру справ.

Реквізити номенклатури справ: назва установи, організації; назва виду документа; гриф затвердження; дата; індекс (номер); місце складання; заголовок до тексту; текст (у формі таблиці); підпис; гриф погодження, візи.

Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекс справи складається з номера структурного підрозділу (чотири знаки для Державної податкової адміністрації України і три знаки для обласного й районного рівнів) та порядкового номера справи (два знаки) у межах самостійного структурного підрозділу. Наприклад: 12-2318, де 12 – номер самостійного структурного підрозділу (головного управління), 2 – номер управління у складі головного управління, 3 – номер відділу у складі зазначеного управління, 18 – номер справи зазначеного відділу. У тому випадку, коли самостійний структурний підрозділ не має внутрішнього поділу на управління або відділи, то у зазначених місцях проставляється цифра “0” (нуль). Наприклад: 13-0215, 01-0012.

Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі глибокого вивчення документів з усіх питань його діяльності під методичним керівництвом служби діловодства та архівного підрозділу.

Номенклатура справ структурного підрозділу складається у трьох примірниках:

– перший примірник – оригінал, зберігається у структурному підрозділі;

– другий примірник – передається до діловодної служби ;

– третій примірник – використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.(на внутрішньому боці шафи)

Зведена номенклатура справ розробляється діловодною службою на підставі номенклатур справ структурних підрозділів та аналізу діяльності у цілому. Зведену номенклатуру справ доцільно складати, враховуючи структурний принцип її побудови. Назви розділів номенклатури справ повинні відповідати назві структурних підрозділів (згідно зі штатним розписом), при цьому першим розділом номенклатури зазначається діловодна служба.

Зведена номенклатура справ після її остаточного доопрацювання погоджується з експертною комісією (ЕК) установи й експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником.

У кінці діловодного року номенклатура справ обов’язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріплює своїм підписом керівник діловодної служби (у структурному підрозділі – відповідальна за діловодство особа). Про наявність заведених за рік справ повідомляється архів .

Зведена номенклатура справ, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада – грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується в установленому порядку.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з відповідним державним архівом один раз на п’ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи підприємства.