Практичне заняття № 18

Тема. Службове листування. Стиль службових листів.

Мета: вивчити основні реквізити службових листів; навчитись укладати службові листи.

Обладнання: зразки листів.

Теоретичні запитання:

1. Службові листи. Види службових листів.

2. Уніфікація мовних засобів організації тексту службового листа.

3. Стиль службового листування. Тон листа.

4. Уніфікація структури тексту службових листів.

5. Нестандартні листи, особливості складання нестандартних листів.

6. Основні реквізити службових листів та вимоги до їх оформлення.

Практичні завдання:

1. Дайте усно відповіді на запитання:

- Що таке службовий лист?

- Які виділяють листи за функціональними ознаками?

- Які розрізняють листи за кількістю адресатів?

- Назвіть реквізити листа та правила їх оформлення.

- Як слід починати лист?

- Наведіть приклади найпоширеніших звертань у листах.

- Наведіть приклади початкових фраз різних типів листів.

- Як варто розпочинати лист нагадування?

- Як ви сформулюєте відмову?

- Наведіть приклади завершальних речень листа.

- Наведіть приклади прощальних фраз листа.

- Що таке супровідний лист?

- Назвіть типові мовні звороти, якими можна скористатися у листах-вибаченнях, подяках, вітаннях.

1-варіант

1. Продовжити текст листа, в якому, крім традиційного «бажаю», намагайтесь згадати деталь чи рису, притаманну саме ювілярові.

Шановна пані…!

Прийміть наші найщиріші вітання з нагоди Вашого 50-річного ювілею.

2. Напишіть різдвяне привітання установі –партнерові.

2-варіант

1. Скласти і оформити лист від генерального директора ВАТ «Світанок», адресований директорові заводу «Харківський компресорний завод» з поданим нижче текстом.

З жалем повідомляємо, що один компресор з партії, відправленої Вами за залізничною накладною № 1365, прибув в ушкодженому стані.

З акта приймання № 130, що додається, видно, що ушкодження товару викликане неякісним упакуванням.

Згідно з п.5 нашого договору ми маємо право на знижку фактурної вартості. Ми згодні прийняти цей товар із знижкою у 15 % від його фактурної вартості.

У разі вашої незгоди ми будемо змушені повернути товар назад з віднесенням усіх видатків на Ваш рахунок.

2. Напишіть лист –відповідь на претензію, в якому ви наводите переконливі аргументи й доводите, що претензія безпідставна.

Тестові завдання:

1 варіант

1. За кількістю адресатів службові листи поділяються на:

а) секретні й несекретні;

б) колективні, звичайні, циркулярні;

в) внутрішні й зовнішні.

2. Ви вирішили повідомити засоби масової інформації про важливу подію із життя вашої установи. Це можна зробити оформивши:

а) лист-запит;

б) лист-повідомлення;

в) прес-реліз.

3. Адресат у листі слід оформляти так:

а) Професійно-технічне училище № 8

Василенку П.П.

б) До професійно-технічного училища № 8

Василенко П.П.

в) Професійно-технічному училищу № 8

Василенку П.П.

4. Якщо лист написано на бланку установи, то його підписують так:

а) Директор школи прізвище, ініціали підпис;

б) Директор школи ініціали, прізвище підпис;

в) Директор школи підпис ініціали, прізвище.

5. У листах звертання до адресата оформлюють так:

а) Вельмишановний пане директор!

б) Вельмишановний пане директоре!

в) Вельмишановний пан директоре!

6. За надану допомогу, послугу, підтримку, вітання висловлюємо подяку так:

а) Щиро дякуємо Вас за привітання з нагоди ювілею училища;

б) Щиро дякуємо Вам за привітання з приводу ювілею училища;

в) Щиро дякуємо Вам за привітання з нагоди ювілею училища.

7. Поширеними вступними фразами у ділових листах є посилання на попередню домовленість, яке оформляють так:

а) У відповідності з нашою домовленістю;

б) Відповідно нашої домовленості;

в) Згідно з нашою домовленістю.

8. Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист упродовж:

а) 7-10 днів;

б) 5-8 днів;

в) 6 днів.

9. Відмову слід формулювати так:

а) На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції;

б) Ми не можемо прийняти Вашої пропозиції;

в) Не приймаємо Вашу пропозицію.

10. Якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують:

а) перед назвою установи чи структурного підрозділу;

б) після назви установи чи структурного підрозділу;

в) в будь-якому порядку.

2 варіант

1. Перелік документів, що додаються до листа, оформляють так:

а) До листа додається слідуючий документ: Проект реконструкції училища: на 2 арк. в 1 прим.

б) Додатки: 1. Проект реконструкції училища: на 2 арк. в 1 прим.

в) До листа прикладається такий документ: Проект реконструкції училища: на 2 арк. в 1 прим.

2. Дату написання листа можна записати так:

а) 16.ІV.2004 р.

б) 16.04.2004 р.

в) 16 квітня 2004 р.

3. До Президента держави слід звертатися так:

а) Шановний Леоніде Даниловичу!

б) Вельмишановний пане Президенте!

в) Шановний пане!

4. Який лист називається службовим?

а) це узагальнена назва різних за змістом документів;

б) лист для службового користування;

в) лист для взаємозв’язку з іншими організаціями.

5. Що таке циркулярний лист?

а) це лист-розпорядження, який розсилається підвідомчим підприємствам;

б) це лист для подальшого розмноження;

в) це лист-розпорядження для проведення заходів в установлені терміни.

6. Залежно від типу листа і його змісту текст може бути:

а) простим;

б) складним;

в) ускладненим.

7. Текст листа має бути:

а) індивідуальним;

б) особистим;

в) інформативним.

8. Лист, який оформлюють на бланку формату А4, має такі реквізити:

а) дата, номер, адресат, заголовок, текст, додатки, підпис, виконавець;

б) дата, місце складання, номер, текст, підпис, виконавець;

в) назва документа, дата, номер, заголовок, текст підпис, виконавець.

9. Головна мета службового листа:

а) чітко викласти інформацію, пояснити;

б) спонукати до дії, переконати, уточнити, нагадати;

в) інформувати про факт, подію, явище.

10. Лист повинен мати відмітку про виконавця, яка проставляється:

а) після підпису керівника;

б) у лівому нижньому кутку листа;

в) у правому нижньому кутку листа.

Література.

1. Блощинська В. А. Сучасне діловодство: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів , К.: 2005. – 319 с.

2. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ Уклад.: Н. Г. Горголюк, І. А. Казімірова; За ред. В. М. Бріцина. – К.: «Довіра», 2007.- 687 с.

3. Погиба Л. Г., Грибіниченко Т. О., Баган М. П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. Посібник. – 2-ге вид., стереотип. – К.: Либідь, 2004. – 240 с.

4. Скібіцька Л. І. Діловодство: Навчальний посібник / Уклад. Л. І. Скібіцька. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 224 с.