6.5. Захист ідентифікаційних кодів від помилок

Для надійності два найважливіші реквізити на залізничному транспорті (інвентарний № вагона, код станції) захищені контрольним знаком. Контрольний знак обчислюється за визначеним алгоритмом з використанням усіх значущих цифр реквізитів.

6.5.1. Захист від помилок коду станції

Контрольний знак коду станції призначення обчислюється так: значущі цифри коду станції порозрядно перемножуються на числовий ряд: 1 2 3 4. Числа, отримані в результаті порозрядного перемножування підсумовуються.

4 2 1 5 0 (9)

^Х 1 2 3 4 5

4 + 4 + 3+20 + 0 = 31

У якості контрольного знака ми беремо залишок від ділення суми на 11.

31 mod 11 = 9.

Якщо в залишку від ділення суми на 11 вийде 10, то тоді числовий ряд, на який порозрядно помножуються значущі цифри коду станції, зміщується на два розряди, і далі за алгоритмом:

5 2 1 5 0 (?)

^Х 1 2 3 4 5

5 + 4 + 3+20 + 0 = 32

32 mod 11 = 10.

5 2 1 5 0 (3)

^Х 3 4 5 6 7

15 + 8 + 5+30 + 0 = 58

58 mod 11 = 3.

Якщо після другого перерахунку в залишку від ділення знов вийде 10, тоді без перерахування приймається контрольний знак 0.

6.5.2. Захист від помилок інвентарного номера вагона

Значущі цифри інвентарного номера вагона порозрядно перемножуються на числовий ряд: 2 1 2 1 2 1 2. Цифри, отримані в результаті порозрядного перемножування додаються.

6 4 5 2 0 1 8 (2)

^Х 2 1 2 1 2 1 2

1+2+4+1+0+2+0+1+1+6=18+2 =20

Контрольним знаком буде те число, що потрібно додати до суми (у даному випадку до 18), щоб одержати найближче більше число, кратне 10.

6.6. Уніфікована система документації. Документообіг

Уніфікація – зменшення різноманітності. Уніфіковані системи документації створюються на державному, галузевому і регіональному рівнях. Головна мета — забезпечення порівнянності показників різних сфер суспільного виробництва.

Уніфікована система документації передбачає стандартизацію складу і структури реквізитів і показників, уніфікацію форм документів різних рівнів управління, а також забезпечує взаємозв’язки між ними, формує комплекти документів.

Документи призначені в основному для ручного опрацювання. Але потрібно прагнути до упорядкування і створення уніфікованих форм документів, пристосованих для автоматизованого опрацювання.

Уніфікована система документації повинна забезпечувати

1. зручність зчитування інформації і переносу її на машинні носії;

2. придатність для опрацювання традиційними методами (вручну);

3. ув’язування форм документів із чинними класифікаторами.

4. послідовність впровадження, ведення і реєстрації уніфікованих форм документів.

Інформаційна частина документу повинна оформлятися у вигляді таблиці, що містить тільки ті показники, які потрібні для опрацювання на ЕОМ: нормативно-довідкову і похідну інформацію потрібно вилучити з документу.

Дані в документі повинні розташовуватися в послідовності, яка полегшує заповнення та зчитування документу, а також контроль та опрацювання даних. Їх потрібно розташовувати в документі відповідно до спадання частоти появи кожної окремої ознаки. Це дозволяє скоротити обсяг роботи з підготовки документу та час передачі його каналами зв’язку, тому, що праву відсутню частину можна не залучати до документу.

Наприклад: якщо в довідці про студентів мають бути наступні дані:

№ студентського квитка, ПІБ, рік народження, стипендія, гуртожиток;

то дані про стипендію та про гуртожиток мають бути подані у документі в останню чергу, тому що є студенти, які не отримують стипендію і не мешкають у гуртожитку. Тому, коли вводять дані про такого студента, після введення року народження можна відразу перейти до введення даних про наступного студента. Якщо дані про стипендію і гуртожиток подати спочатку, або десь усередині, то їх потрібно буде позначити або пробілами, або нулями, або штрихами, тощо.

Не вважаючи на існування уніфікованої системи документації, при обстеженні більшості організацій постійно виявляється цілий комплекс типових недоліків:

5. надзвичайно великий обсяг документів для ручної опрацювання;

6. одні й ті самі показники часто дублюються в різних документах;

7. є показники, які створюються, але не використовуються;

8. робота з великою кількістю документів відволікає фахівців від вирішення безпосередніх задач тощо.

Тому усунення вказаних недоліків є однією із задач, що постають при створенні інформаційного забезпечення ІС.

Схеми інформаційних потоків відображають маршрути руху інформації та її обсяги, місця виникнення первинної інформації та використання результатної інформації. За рахунок аналізу структури подібних схем можна виробити заходи щодо вдосконалення всієї системи управління, що дозволять провести детальний аналіз інформації, забезпечать виключення дублюючої і невживаної інформації; класифікацію і раціональне подання інформації.

При цьому слід виявити, які показники необхідні для ухвалення управлінських рішень, а які ні. Кожному виконавцю повинна поступати тільки та інформація, яка використовується.